AGRUPACIONES DOCUMENTALES

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

1. Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa

   • fondo
     • Es la totalidad de la documentación producidas y recibida
       • Secretaria de Educación del Distrito.
     • sección
       • La subdivisión del Subfondo documental, tiene a su cargo funciones y actividades especificas dentro del subfondo.
         • Dirección de Talento Humano
       • subsección
         • Tiene como a cargo funciones y actividades específicas dentro de la sección
           • Oficina del Personal
         • Serie
           • Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas
             • HISTORIAS LABORALES
           • Subserie
             • Conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes
               • Historias Laborales Administrativas
             • Unidad Documental
               • Es el resultado fisico de una actividad. esta puede ser simple o compuesta dependiendo de los documentos que hagan parte de esta unión
               • Simple
                 • Cuando es constituida por el mismo tipo documental. Es la que está conformada por una sola tipología, ya que su función es la misma.
                 • Compleja
                   • Cuando esta integrada por tipos documentales por diversas indoles. es la que posee variedad de tipologias documentales que van relacionadas con algo en común, formando un expediente
                     • EJEMPLO Fondo: Secretaría de Educación del Distrito Sección: Dirección del talento humano. Sub-sección: Oficina de personal. Serie: Historias laborales. Sub-serie: Historias laborales administrativos. Unidad documental compuesta: Expediente conformado por hoja de vida, documento de identificación, estudios realizados, memorandos, reconocimientos , etc.

2. CLASIFICACION DOCUMENTAL

   • Como clasificar
     • Fondos
       • Sección y Subsección
         • Series
     • Agrupaciones documentales
       • Fondo documental
         • Entidad
         • Secciones documentales
           • Dependencia de mayor jerarquía
           • Subsecciones
             • Grupo de trabajo
   • Tipos de documentación
     • Son el registro de las actividades mediante las cuales se ejerce una función. La variedad de tipos documentales que puede producir una entidad, depende de la diversidad de funciones y actividades que le corresponden.
       • Elementos de clasificación
         • Establece que en la clasificación se puede partir tres elementos:
           • 1. Acciones: Funciones Actividades y tramites
           • 2. Estructura orgánica: Documentos que producen en la diferente dependencia de cada entidad
           • 3. Asuntos: Hacen referencia al contenido del documento
         • La clasificación se fundamenta
           • 1. Aplicación de los principios de procedencia
             • Orden original
               • Identificar categoría
                 • Estructura jerárquica, fondo
           • 2. La identificación
             • Funciones asignadas a la Dependencia
           • 3. Asuntos
             • Tramita cada división administrativa
           • Fundamento de la clasificación
             • Identificar categorías (secciones series subseries unidades tipo documenta)
   • Identificación de fondos documentales
     • Pasos para recopilar información sobre el origen y evolución.
       • - fecha de creación - fecha de suprecion , si es del caso - dispociones que se han modificado la estructura de la entidad - organismos que sean procedido en el desempeño de las funciones análogas -organismos que heredad la competencia
       • Fondo
         • Suele identificarse con el archivo cuando la documentación es conservada en la entidad
         • Tiene una limitación cronológica que depende de la vida cada fondo exige una organización independiente
         • Tipos de Fondo
           • Fondo abierto
             • Documentos vigentes
             • Fondo cerrado
               • Documentos de entidades desaparecidas
               • Fondos acumulados
                 • Es la documentación reunida por una entidad sin ningún criterio archivistico de organización y conservación

3. Basada en una normativa que esta dada, por el AGN, Normativa que esta dada por leyes, Decretos, Acuerdos, Circulares, Ordenanzas, Archivo General de la Nación con la Ley 80 del 89