CARACTERÍSTICAS VITALES Y COMPLEMENTARIAS

CARACTERÍSTICAS VITALES Y COMPLEMENTARIAS

1. CARACTERÍSTICAS VITALES

   • CLARIDAD
     • Comprensión fácil y rápida, con una sola interpretación posible
       • Ordenamiento metódico de ideas y el uso correcto del lenguaje
         • Presentación completa de ideas y el empleo de datos esenciales
           • Ejemplos ilustrativos
             • Mensaje confuso
               • "Hablar con el personal de oficina, además de ser una buena rutina diaria, constituye por partes de los supervisores una excelente práctica, que debería imitarse en algunos casos."
             • Mensaje claro
               • “Debe recomendarse a los supervisores que adopten la práctica diaria de hablar con su personal.”
   • BREVEDAD
     • Se da cuando se hace uso de un reducido número de palabra, y aun así el mensaje es claro y completo
       • Ejemplos ilustrativos
         • Mensaje difuso
           • “En relación con su informe del 15 de septiembre, donde se refiere a las irregularidades advertidas en el departamento de cómputo durante el año calendario de 1998, me complace anunciarle el traslado de este asunto a la Gerencia de personal para su solución.”
         • Mensaje breve
           • “Me complace anunciar el traslado de su informe 431 del 15 de septiembre a la Gerencia de Personal para el trámite correspondiente.”
   • INTEGRIDAD
     • Una carta incompleta resulta vaga, y de difícil comprensión. Por eso, un mensaje íntegro es también claro.
       • Ejemplos ilustrativos
         • Mensaje incompleto
           • “Informe a usted que hemos recibido diversos instrumentos quirúrgicos en buen estado y los hemos distribuido a las dos clínicas asociadas de nuestra empresa.”
         • Mensaje completo
           • "Me complace informarle la recepción de los siguientes instrumentos quirúrgicos consignados para nuestras clínicas asociadas: 10 juegos de bisturís Sodiak 40 pares de guantes Zúrrate. 02 estabilizadores de presión Rusk.”.
   • COHERENCIA
     • Capacidad para manejar la información como un todo logrando que las pequeñas ideas se enlacen entre sí para que surja la idea general significativa y completa.
       • Conectores para la cohesión
         • Ejemplo ilustrativo
           • Los conectores “no obstante” y “por tanto” relacionan los párrafos facilitando la lectura y comprensión.
   • VERACIDAD
     • Es la máxima cualidad de la comunicación comercial genera buena voluntad, duración y solidez en una relación.
       • Ejemplos ilustrativos
         • Mensaje engañoso
           • “La totalidad del software que usamos en nuestras redes locales y en toda la república ha sido producido por nuestros ingenieros de sistemas.”
         • Mensaje veraz
           • “Una parte importante del software utilizado en nuestras redes locales y nacionales ha sido producida por nuestros ingenieros.”
   • CORDIALIDAD
     • Cordialidad se relaciona con el tono amable y y respetuoso que siempre se debe usar para la comunicación comercial.
       • Según Donald Walton, las dos palabras más importantes en la cordialidad son: MUCHAS GRACIAS
         • Ejemplo ilustrativo
           • Mensaje desatento
             • "En lo que a mí concierne, el desperfecto descubierto en su máquina tejedora “Wally” no es de nuestra responsabilidad y su empresa debería cambiarla o asumir su reparación por encontrarse en período de garantía".
           • Mensaje cordial
             • "Luego de la inspección realizada a la máquina tejedora “Wally” de su fabricación, nos parece justo, por encontrarse en periodo de garantía, que su empresa asuma el gasto de reposición o reparación. Tienen ustedes la palabra."

2. CARACTERÍSTICAS COMPLEMENTARIAS

   • CORRECCIÓN
     • Los errores visibles pueden destruir la primera buena impresión que el corresponsal se propone ganar con la carta.
       • Corrección significa:
   • MOTIVACIÓN
     • Motivar es atraer los intereses internos del lector, y para ello, es preciso acudir a él para ayudarlo a satisfacer sus necesidades o debilidades humanas.
       • Áreas en la motivación
         • Venta
           • Frase Motivadora
             • "Nuestros clientes afirman haber asegurado su tranquilidad en el viaje luego de haber adquirido nuestro económico plan de protección."
         • Cobro
           • Frase Motivadora
             • "Nos gustaría acordar con ustedes la manera más conveniente y equitativa de amortizar su saldo en fáciles cuotas mensuales."
         • Cooperación
           • Frase Motivadora
             • Usted sólo tiene que anunciar su participación: nuestro comité de recepción se ocupara de su traslado al Centro de Convenciones y al hotel.
   • MODERNIDAD
     • La modernidad tiene que ver con el uso del idioma al día
       • Términos comerciales más usados:
         • Anticuados
           • 1. Por la presente me permito enviarle
           • 2. Anticipo mis agradecimientos
           • 3. Muy señor nuestro y amigo
         • Modernos
           • 1. Le envío
           • 2. Agradeceré
           • 3. Cordial saludo, señor...
   • POSITIVISMO
     • Es comunicar con empatía, pensando en el interés y circunstancias del interlocutor o lector.
       • Rasgos
         • Evita el reproche
         • Prefiere los posesivos: su, suyo en vez de mí, nuestro.
         • Solicita beneficios
         • Evita frases negativas y recurre a estructuras positivas
       • Lenguaje con dos signos
         • -
           • "Señor Martínez, no voy a poder asistir hoy porque me siento mal de salud."
         • +
           • Sr. Martínez, permítame faltar al trabajo esta mañana para poder atender mi salud en el hospital.
   • NATURALIDAD Y SENCILLEZ
     • El mensaje simple, sencillo y directo es vivo y natural, sin términos rebuscados o ambiguos
       • Mensaje artificial
         • Muy señor mío y amigo
         • Tengo el honor de dirigirme a usted
         • Espero vuestra complacencia
         • Su obsecuente servidor y amigo
       • Mensaje natural
         • Estimado señor Martínez
         • Un saludo cordial, señor Martínez
         • Me complace comunicarle (informarle)
           • Espero su satisfacción, cordialmente
             • Hasta otra ocasión
   • CREATIVIDAD Y DISCRECIÓN
     • CREATIVIDAD
       • Ser ingenioso, creativo y genuino. Crear algo diferente.
         • “No seas copia carbón de otro; realiza tus propias impresiones”.
     • DISCRECIÓN
       • Expresar siempre el mensaje de forma discreta y diplomática

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