ACUERDO 042 DE 2002(Octubre 31)

ACUERDO 042 DE 2002(Octubre 31)

1. Art. 1° Objeto

   • Establecer criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión, en las entidades del Estado.

2. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

3. Art. 2° Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión.

   • Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad

4. Art. 3° Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas.

   • Velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

5. Art. 4° Criterios para la organización de archivos de gestión

   • La organización de los archivos debe basarse en la Tabla de Retención Documental
   • La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries
   • La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites
   • Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
   • Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental.
   • Código de dependencia, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso
   • Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación

6. Art. 5° Consulta de documentos

   • Deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte

7. Art. 6° Préstamo de documentos para trámites internos

   • Deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución

8. Art. 7° Inventario documental

   • Entidad remitente.
   • Entidad productora.
   • Unidad administrativa
   • Oficina productora.
   • Objeto.
   • Registro de entrada.
   • Frecuencia de consulta.

Imágenes y archivos del mapa