ACUERDO 42 DE 2002

Artículo 1º. Objeto
1. Criterios para la organización de los archivos de gestión
  1. en las entidades del Estado
    1. en sus diferentes niveles de la organización administrativa
      1. territorial
        entidades privadas que cumplen funciones públicas
La organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas
1. Artículo 3º
  1. Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas
    1. Las unidades administrativas y funcionales deben:
      1. velar por la conformación
        organización
        preservación
        control de los archivos de gestión
      2. teniendo en cuenta los principios de procedencia
        orden original
        el ciclo vital de los documentos
        la normatividad archivística
2. Artículo 4º
  1. Criterios para la organización de archivos de gestión
    1. La organización de los archivos debe basarse en la Tabla de Retención Documental
    2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries
    3. Los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. Forma fisica
      1. la fecha más antigua será el primer documento
      2. la fecha más reciente se encontrará al final
    4. Los documentos que integran las unidades D, estarán debidamente foliados
    5. Las carpetas se deben identificar, marcar y rotular para que permita su ubicación y recuperación
    6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental
    7. Las cajas para la transferencia se identificarán así
      1. Código de la dependencia
      2. fondo
      3. sección
      4. legajos
      5. identificados con su número respectivo
      6. identificados con el número que le corresponda
      7. número consecutivo de caja
      8. número de expedientes extremos
      9. fechas extremas
3. Artículo 5º.
  1. Consulta de documentos
    1. deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos
      1. Si desean que se le expidan copias o fotocopias, deberán ser autorizadas por el jefe
        se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución
4. Artículo 6º.
  1. Préstamo de documentos para trámites internos.
    1. si desea trasladar un expediente la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo
      1. identificación completa del expediente
        número total de folios
        nombre y cargo de quien retira el expediente
        término perentorio para su devolución.
Artículo 2º. Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión.
1. Las entidades deberán organizar
  1. sus archivos de gestión de conformidad
    1. Tablas de Retención Documenta
Artículo 7º
1. Inventario documental.
  1. Las entidades de la A. P. adoptarán el Formato Unico de I. D, junto con su instructivo.
    1. Instructivo Formato Único de Inventario Documental
      1. 1. Entidad remitente.
      2. 2. Entidad productora
      3. 3. Unidad administrativa
      4. 4. Oficina productora
      5. 5. Objeto
      6. 6. Hoja número
      7. 7. Registro de entrada
      8. 8. Número de orden
      9. 9. Código.
      10. 10. Nombre de las series
      11. 11. Fechas extremas
      12. 12. Unidad de conservación.
      13. 13. Número de folios
      14. 14. Soporte
      15. 15. Frecuencia de consulta
      16. 16. Notas
      17. 17. Elaborado por
      18. 18. Entregado por.
      19. 19. Recibido por.
Artículo 8.
1. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.

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