CAPITULO III HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL

CAPITULO III HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL

1. Art. 11. Manual Del Sistema De Gestión Integral.

   • El Mando institucional
     • Establece Reglas básicas, Adecuado funcionamiento, Principios, Gestión coherente de TAHUM
       • Realiza descripción detallada de los diferentes elementos
         • Y aplica criterio por excelencia para el control del SGI, aplicado en los niveles estratégico, táctico y operacional alcanzando los objetivos.

2. Art. 15. Proceso De Control Interno Y Sus Componentes

   • Es una herramienta especial de control que permite verificar el cumplimiento de lo planeado en el SGI.
     • Emite directrices para el correcto ejercicio y control en la institución en cada proceso
       • Busca garantizar un examen autónomo y objetivo, para así dinamizar el control como insumo para la mejora continua institucional
         • Son elementos claves para lograr los objetivos, tales como
           • Programa anual de auditorías:
             • Permite detectar oportunamente las debilidades y oportunidades durante la vigencia, contribuyendo al sistema madurar y adquirir solidez
           • Auditoría interna.
             • Procedimiento sistemático, independiente y documentado, analiza las debilidades y fortalezas del control, formula recomendaciones de ajuste o mejoramiento
               • AUDITORÍA INTERNA INTEGRAL: Verificación de todos los procesos y procedimientos que se ejecutan
               • AUDITORÍA INTERNA ESPECIFICA: Verificación a un proceso, procedimiento y/o actividad determinada, solicitada por el director o Subdirector de la PONAL
               • AUDITORÍA INTERNA DE SISTEMAS DE GESTIÓN: Verificación para comprobar la conformidad del Sistema con los requisitos de las normas.
               • AUDITORÍA INTERNA COMBINADA: Verificación realizada a dos o más sistemas de gestión de diferentes disciplinas en una unidad o proceso.
               • AUDITORÍA INTERNA DE SEGUIMIENTO: verificación respecto de los planes de mejoramiento.
           • Informe ejecutivo anual.
             • Herramientas establecidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) para evaluar el SGI.
           • Informe de control interno contable.
             • Se realiza de manera paralela y complementaria al informe ejecutivo anual
           • Autoevaluación Institucional
             • Permite a cada dueño de proceso y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real.

3. Art. 07. Definicion de Control Interno

   • Autocontrol:
     • Capacidad que deben desarrollar los funcionarios de la Institución, para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos de manera oportuna.
       • Autorregulación: Capacidad de la Institución para desarrollar y aplicar métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y fortalecimiento continuo del Sistema de Gestión Integral, en concordancia con la normatividad vigente.
         • Autogestión: Capacidad de la Institución para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera eficaz, eficiente y efectiva, la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución Política, la ley y sus reglamentos.

4. Art. 8 . Rol del Area de Control Interno

   • Evaluación y seguimiento
     • Este rol se cumple por medio de las auditorías internas que se desarrollan en cumplimiento del Programa anual de auditorías, las cuales pueden ser: auditoría interna integral, auditoría interna específica, auditoría interna de sistemas de gestión, auditoría interna combinada, auditoría interna de seguimiento.
   • Asesoría y acompañamiento
     • Este rol se cumple a través de los informes resultados de las auditorías internas, mediante los cuales se reportan las debilidades encontradas y oportunidades de mejora identificadas en los procesos que desarrollan las unidades, aportando herramientas a la alta dirección para la toma de decisiones en procura de la mejora continua del Sistema de Gestión Integral.
   • Fomento de la cultura del control
     • Realizado a través de actividades de sensibilización desarrolladas de acuerdo con el programa anual de fomento de la cultura del control.
   • Relaciones con entes externos
     • Es quien facilita los requerimientos de los organismos de control externos y la coordinación en los informes de la Institución, suministrando el flujo de la información al interior y al exterior de la misma.

5. Art. 20 Otras Herramientas de Autoevaluacion

   • Evaluación de la rendición de cuentas.
     • Evaluación de las quejas, reclamos y sugerencias.
       • Evaluación de la satisfacción del cliente
         • Evaluación y seguimiento a la administración del riesgo
           • Evaluación y seguimiento del control del producto o servicio no conforme
             • Seguimiento información relativa a la percepción del cliente, respecto al cumplimiento de los requisitos.
               • Revisión por la Dirección