Tipos de documentos profesionales

Tipos de documentos profesionales

1. Son escritos redactados en terminología específica, cuya validez es respaldada por la preparación académica profesional, oficialmente reconocida, de quien los redacta y firma.

   • Por el ámbito al que se circunscriben o tienen validez, se clasifican en: 1.-PERSONALES 2.-INSTITUCIONALES 3. - PUBLICOS
     • ADMINISTRATIVOS
       • Son escritos mediante los cuales se pretende establecer una comunicación por medio de párrafos y textos para lograr una finalidad concrete, dependiendo del tipo de documento.
     • INSTITUCIONALES
       • Además del respaldo del autor son avalados por una institución: académica, científica, cultural, sindical, social, político, laboral, etc.
     • PERSONALES
       • Tiene solo el respaldo de quien los redacta y firma. Su validez esta determinada por el autor.

2. PERSONALES

   • CURRICULUM VITAE
     • Conjunto de datos relativos de historial de una persona: lugar, y fecha de nacimiento, estado civil, estudios, experiencia profesional, etc.
   • SOLICITUD DE EMPLEO
     • Escrito de presentación personal con el propósito de obtener un empleo.
   • REPORTE
     • Descripción breve de una situación o de un hecho sucedido.
   • RENUNCIA
     • Escrito mediante el cual se manifiesta la reescisión de abandonar un empleo.
   • TESIS
     • Disertación presentado para obtener un titulo académico.
   • INFORME
     • Descripción detallada y sistematizada de una situación o suceso.

3. INSTITUCIONALES

   • PONENCIA
     • Informe de carácter académico-científico que se propone para ser aprobado.
   • REPORTE CIENTÍFICO
     • Informe de resultados de algún trabajo o investigación científica.
   • ACTA
     • Relación escrita de lo tratado en una junto o reunión.
       • Pueden ser: De academia, de asamblea, de examen recepcional, de sesión, de abandono de empleo o de entrega institucional.
   • CARTA PODER
     • Otorgado por persona mandante o gobernante facultando a otra persona para que a su nombre realice gestiones o actos.

4. ADMINISTRATIVOS

   • ACTA
     • Relación de lo que se trata en una sesión, acto, junta, asamblea, etc.; descripción de acontecimientos que deben quedar asentados y constatados, se firma por quienes intervienen, presencian o constatan el acontecimiento.
   • AVISO
     • Notificación que se realiza por algún medio de difusión o comunicación sobre un asunto que necesite la atención o intervención de una o varias personas a quienes interesa en forma individual o conjunta.
   • CARTA
     • Es el medio de comunicación escrita que sirve para establecer relaciones privadas, particulares y comerciales. Es importante la correcta formulación y redacción de las cartas, la buena redacción y la estética, de cada tipo de carta, a fin de que se cumpla con el mensaje que se desea expresar y se proyecte buena impresión a quien la recibe.
       • TIPOS
         • PRIVADAS: Son aquellas mediante las cuales se comunica toda clase de asuntos y emociones que permiten fortalecer los nexos familiares y amistosas.
         • CARTAS PARTICULARES: Estas se relacionan con asuntos comerciales y emplean para establecer nexos entre personas que tienen algún cargo en una empresa y tienen la necesidad de enviar o de recibir correspondencia personal.
         • CARTAS COMERCIALES: Sirven para establecer relaciones entre clientes y comerciantes o entre estos últimos, a fin de tratar solamente asuntos relacionado con los negocios. Por ser infinit0 el número de asuntos que se plantean diariamente en una empresa y se solucionan por medio de la correspondencia, hay diversidad de cartas comerciales.
       • ELEMENTOS PRINCIPALES
         • 1.- Membrete o datos del remitente, que consiste en el nombre de la persona, denominación o razón social en su caso, domicilio o ubicación, lugar de residencia. (Cuidando todos los datos). 2.-Destinatario, nombre, dirección, cargo y lugar. 3.-Lugar y fecha en que se redacta la carta. 4. Vocativo o saludo. 5.-Texto o cuerpo de la carta. 6.-Despedida. 7.-Firma. 8.-Identificación del firmante.
   • OFICIO
     • También llamada Carta Oficial. Es el elemento de correspondencia que sustituye a la carta en los trámites oficiales. El Oficio Es la forma de comunicación escrita que permite establecer relaciones entre las diversas dependencias federales, estatales y municipales: se extiende a la que realizan los particulares a las oficinas públicas y viceversa, entendiéndose esto como una relación directa entre los intereses individuales y los de la administración publica. Se emplea también entre sociedades y sindicatos, partidos políticos, patronatos y clubes, etc.
       • TIPOS
         • DE CORRESPONDENCIA INTERIOR
         • DE CORRESPONDENCIA EXTERIOR
       • ELEMENTOS
         • Membrete: Inscripción con el nombre de la dependencia o los datos si es de procedencia de un particular.
         • Cuadro Clasificador: Son los datos de clasificación de la oficina que lo emite con todos sus elementos.
         • Asunto: Es un elemento en que se anotara un estracto o síntesis de lo que se traba en el texto del oficio y que debe dar una clara idea.
         • Lugar y Fecha de Expedición: El nombre de la ciudad, entidad federativa (en forma abreviada), día, mes y año.
         • Destinatario: El hombre de la persona que recibirá el oficio, o del cargo que ostente en la dependencia o los dos en su caso, anteponiendo el tratamiento de ciudadano o ciudadana con la abreviatura C. o CC.
         • El Lema: Comprende los deseos, anhelos y aspiraciones de una nación, institución, etc.
         • Antefirma: Esta definida por la jerarquía o categoría del firmante.
   • CARTA PODER
     • Es un documento por medio del cual una persona confiere a otra la autorización necesaria para que, en su nombre, actúe o ejecuta una acción limitada, según la propia carta lo exprese.
       • EL PODER PUEDE SER
         • PUBLICO
           • Es cuando se otorga ante un notario.
         • PRIVADO
           • Es el que se otorga con la sola firma de las dos partes que en él intervienen y le testimonio de el testigo de dos personas que figuran como testigos.
       • Personas que intervienen en la carta poder
         • La que otorga el poder o "poderdante"
         • La que recibe el poder se denomina "apoderado".
       • ELEMENTOS
         • 1.-El nombre y dirección del poderdante, generalmente impreso en el membrete del documento. 2.- Lugar y fecha de expedición. 3 - Nombres y dirección del apoderado. 4.- La expresión de que se otorga "poder amplio cumplido y bastante", para que el apoderado actúe en nombre y representación del poderdante. 5 - La exposición clara del negocio o del asunto que motiva la expedición de la carta. 6.- Los conceptos que procedan o convenga agregar al poderdante para la mayor garantía de sus intereses, o los de su apoderado. 7.- La firma del poderdante y de los dos testigos. 8. - La aceptación del poder, que se hace generalmente por medio de la firma del apoderado, estampada al calce del documento.
       • OTRAS DISPOSICIONES
         • La Carta Poder tiene una gran aplicación no solo en las operaciones comerciales, sino también en distintas funciones de carácter publico y privado, muy especialmente en el caso de personas que otorgan su representación a profesionistas o simples particulares, para el arreglo de sus asuntos en las oficinas del gobierno, o para concurrir, por mediación a las asambleas de accionistas, a las juntas de consejos de administración de las empresas o de cualquier otra clase de instituciones.
   • CIRCULAR
     • Es un elemento de comunicación escrita que se reproduce, a fin de informar de manera simultanea a un grupo de personas a quienes les interesa por igual o se les debe comunicar algún asunto para su conocimiento y prescripción. Las circulares pueden ser de aviso o de trascripción de órdenes y existen varios modelos.
   • CERTIFICADO
     • Testimonio de un hecho de trascendencia, expedido por dependencias, organismos oficiales y particulares, así como por personas con autoridad suficiente para hacerlo. En algunos casos se sella y, cuando se trate de certificado de estudios llevara fotografía del interesado debidamente acreditada.
   • CONVOCATORIA
     • La convocatoria es un desplegado o escrito con que se cita a varias personas interesadas en el asunto, para que se presenten o se reúnan con el fin de resolver, tramitar o participar en la misma bajo las condiciones y requisitos que se expresan o para los cuales se convoca.
   • CONSTANCIA
     • Es un escrito que hace constar un hecho; deberá firmarse por personas que tengan jerarquía para expedirla. Cuando sea necesario llevará firma y fotografía del interesado para identificación.
   • DEMANDA
     • La demanda judicial es una petición o solicitud escrita que se presenta ante el ti­tular de un juzgado o de una autoridad jerárquica, para entablar un juicio y por me­dia de la que se reclame un derecho o el cumplimiento de una obligación.
   • INFORME
     • El informe es la noticia que se emite sobre un asunto relacionado con una perso­na, empresa o dependencias para la cual se ha sido comisionado y de lo que se informa previo conocimiento de causa, o en su defecto, se informa del deber cumplido.
   • EDICTO
     • Es un decreto o mandato que transmite una autoridad en forma personal o imper­sonal, en el que se hace referencia a la diligencia que llevara a cabo la autoridad que lo emite; notificación para presentarse a justificar un derecho o como postor en un remote o subasta pública.
   • INSTRUCTIVO
     • Escrito que contiene las indicaciones que deben seguirse en el desarrollo de un asunto.
   • REGLAMENTO
     • Conjunto de preceptos o reglas que se determinan para régimen de corporación, dependencia u otro organismo.
   • MEMORANDO
     • La palabra memorando, castellanizada, cuya contracción es memo y plural memorandos o memoranda, se deriva de la palabra latino memorandum cuyo plural es memorandumes, que significa "la que se debe recordar".
       • En la correspondencia, es una comunicación interna, breve informal de una empresa o dependencia, que se giro de una persona a otra o de un departamento a otro, dentro de una misma organización, para dar instrucciones, consignar acuerdos, recordar un asunto pendiente, etc. y se puede contestar con otro memorando.
       • ELEMENTOS Y DISTRIBUCIÓN
         • 1.-Se escribe en papel media carta o esquela. 2.-Lleva palabras guías como: destino, origen, fecha, referencia, y asun­to. Debajo de las palabras guía se escribe el texto y las líneas finales. 3.-En su formato se incluyen anexos y aviso de copias.
   • PAGARÉ
     • Es un titulo de crédito que encierra la promesa de cubrir a una persona o a su orden cierta cantidad de dinero, en la fecha que en el mismo documento se especifica.
       • PERSONAS QUE INTERVIENEN
         • El pagaré se diferencia de la letra de cambio en que solo intervienen dos personas, en lugar de las tres que figuran en la letra. A estas personas se les designa con los nombres de: Suscritos y Beneficiario.
       • Datos que debe contener el pagaré
         • 1) El lugar y la fecha de expedición. 2) Fecha en que deberá efectuarse el pago. 3) La palabra "pagaré" escrita al iniciarse la redacción del documento. 4) La promesa de que el pago se hará INCONDICIONALMENTE. 5) El nombre del beneficiario o persona a quien debe hacerse el pago, precedido de la expresión "a su orden". 6) La cantidad importe del documento, en número y letra. 7) El concepto por el cual se extiende el titulo. 8) La firma del suscriptor o deudor (persona que extiende el pagaré).
       • PAGARÉ MANCOMUNADO
         • Es un titulo de crédito que se diferencia del pagaré simple en que son varios los giradores. Estos contraen la obligación mancomunada (cuando cada uno de los suscriptores se obligué únicamente por una parte), o solidaria (cuando cada uno se obligue hasta por el total del documento), a efectuar el pago incondicional en la época precise de su vencimiento.
   • RECIBO
     • Es un documento o constancia por medio del cual una persona manifiesta haber recibido de otra una determinada cantidad de dinero, mercancías o cualquier valor, concepto que en el mismo documento se expresa.
       • DATOS QUE DEBE LLEVAR
         • 1) Nombre de la persona que hace la entrega. 2) Cantidad que se recibe expresada en número y letra. 3) Motive o concepto de la entrega. 4) Lugar y fecha. 5) Firma del que recibe.
   • LETRA DE CAMBIO
     • En términos legales, la letra de cambio es un documento par medio del cual una persona ordena a otra el pago de cierta cantidad de dinero a favor de una tercera.
       • PERSONAS QUE INTERVIENEN
         • 1.- El girador o sea la persona que suscribe el documento. También llamado: librador, suscriptor. 2.- El girado, librado o pagador, que es la persona a cuyo cargo se extiende el documento, es decir, la que debe cobrarlo. 3.- Beneficiario: tenedor, portado, cobrador.
         • DATOS QUE DEBE CONTENER
           • 1.- Lugar y fecha en que se expide. 2.- Plazo en que debe pagarse. 3.- Orden INCONDICIONAL al girado para efectuar el pago. 4.- Mención de ser letra de cambio, en el texto del documento. 5.- Lugar donde debe cubrirse el documento. 6.- Nombre del beneficiario a cuya orden debe hacerse el pago. 7.- Cantidad que debe cubrirse, en número y letra. 8.- Concepto por el cual se extiende el documento (valor recibido, valor en cuenta, etc.) 9.- Firma del girador. 10.- Nombre y dirección del girado o pagador.
   • GIRO POSTAL
     • Es el mas usado en la práctica ya que el correo se extiende por toda la Republica y puede vender giros para cualquier punto del país.
       • Para utilizar este servicio se llena una solicitud en la que figuran los datos de
         • Cantidad que se remite.
         • Nombre y dirección del beneficiario.
         • Nombre y dirección del remitente.
         • Texto mínima de cinco palabras.
         • Firma del remitente.
   • GIRO BANCARIO
     • Los bancos venden giros solo contra poblaciones en donde tienen sucursales, agencies o corresponsales, establecidas en el país o fuera de el. Sobre todo tratándose de situaciones de dinero al extranjero, se prefiere el servicio de los bancos.
   • CHEQUE
     • Los bancos venden giros solo contra poblaciones en donde tienen sucursales, agencies o corresponsales, establecidas en el país o fuera de el. Sobre todo tratándose de situaciones de dinero al extranjero, se prefiere el servicio de los bancos. El Cheque solo puede ser expedido a cargo de una institución de crédito por aquella persona, sociedad o establecimiento que teniendo fondos disponibles en el banco, sea autorizado por este para girar cheques a su car­go.
       • ELEMENTOS
         • 1.- La mención de ser cheque escrita en el texto del documento. 2.- El lugar y la fecha en que se expide. 3.- La orden incondicional de pagar una suma de dinero. 4.- El nombre del beneficiario o "portador" (Persona a cuyo nombre se expide el cheque. 5.- El nombre del librado (Banco a cargo del cual se expide el cheque). 6.- El lugar de pago. 7.- La firma del librador (persona que extiende el cheque).
   • GIRO TELEGRÁFICO
     • Esta forma se prefiere en todos los casos de urgencia. Mediante el giro telegráfico la remesa llega a poder del beneficiario en el transcurso de unas horas, y en algunos casos, de pocos minutos.
   • VALE
     • Documento de uso interno en una empresa o institución que avala el préstamo o transferencia de dinero, objetos o materiales.
   • TELEGRAMA
     • Documento utilizado para la comunicación. Existen redes telegráficas en las ciudades y aun en pequeños poblados, razón por la cual resulta eficaz.
   • ARCHIVO
     • Relación ordenada alfabéticamente donde se registra información a cerca de sucesos personales o colectivos.