Gestão de documentos

Gestão de documentos

1. Cespe 2010/11

   • Lei 8159/91, art.3°
     • Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento
       • nas fases corrente e intermediária
         • visando a sua eliminação ou recolhimento p/ a guarda permanente

2. Produção

   • Utilização
     • Destinação
       • Avaliação - Cespe -2011
         • Cespe -2010
           • Análise e avaliação dos documentos p/estabelecimento dos prazos de guarda
       • Eliminação
       • Recolhimento
     • Tramitação
       • atividades de protocolo
         • recebimento, classificação, registro, distribuição, e tramitação de documentos
           • classificação
         • Cespe-2010 Podem ser
           • Centralizadas das atividades de controle (protocolo) - descentralização dos arquivos
             • 1 órgão de recepção
             • arquivos correntes em cada setor responsável
           • descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos
             • vários órgãos de recepção e vários arquivos
         • Expedir documentos (atividade exclusiva dele) - Cespe 2012
     • Uso
     • Cespe-2010 - inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento nas fases corrente e intermediária
   • Cespe -2011
     • Atos que criam documentos e viabilizam a criação de documentos. Ex.: seleção de RH
   • Cespe-2010 - O arquivista deve evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários

3. cespe -2010

   • Objetivos
     • organizar a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos
     • assegurar o acesso à informação
     • formalizar a eliminação de documentos que tenham cumprido sua destinação

4. Conceito utilizado somente às fases corrente e intermediária

   • resolver o assunto tratado no documento criado ou recebido visando aos objetivos institucionais da entidade

5. Cespe -2010

   • Tabela de temporalidade: informações sobre como tratar os documentos, incluindo os prazos de guarda e destinação final
     • Cespe-2012- Unidade - ano
     • antes da avaliação, classificam-se os documentos - Cespe -2013
     • 2013-espécie e não tipo documental ajuda a definir os prazos de guarda
   • Código de classificação de documentos
     • utilizado p/ classificar os documentos produzidos ou recebidos pelo órgão. Permite a identificação dos documentos. Viabiliza a utilização da tabela

6. Cespe -2010-arquivo permanente

   • arranjo: ordenação dos documentos, seguindo critérios- especialmente:respeito aos fundos
   • descrição e publicação: informar o q tem no acervo
   • conservação
   • referência: fixar políticas de acesso e utilização dos documentos