2_1_Gestión de proveedores

2_1_Gestión de proveedores

1. Es un proceso estratégico que esta dedicado al abastecimiento y gestión de las relaciones con los proveedores, para maximizar el valor y minimizar el riesgo.

   • SPOC: disminución de las relaciones con los proveedores, para simplificar el proceso
   • Razones para buscar soporte externo: Expertise, Capacidad, Riesgo, Economía de escala
   • El primer paso para mitigar el riesgo del proveedor es establecer un proceso de gestión de riesgos efectivo
   • Ciclo de vida de las relaciones contractuales (PCOT): 1° Set Up - 2° Contrato - 3° Operaciones - 4° Transición de salida
     • A la 1° fase: Set Up se debe dedicar recursos y tiempo suficientes para no tener un impacto significativo de forma negativa.
     • 1° Set Up: Se enfoca en reunir los requerimientos, el reto es organizar los requerimientos en un documento claro y conciso
       • RFI: Fácil de preparar, Menos formal, puede ser usado como RFP. RFQ: Comparación de precios, se usa cuando el cliente entiende los productos, servicios y condiciones del mercado, Semiformal, complejidad media. RFP: Herramienta de evaluación, complejidad alta (mayor inversión de tiempo), se usa cuando el cliente tiene bien definidos los requerimientos
     • 2° Contrato: Se evalúan las respuestas de los oferentes , obteniendo una lista corta de proveedores, la selección es basada en que los proveedores alcanzan los requerimientos definidos
       • En la lista corta de proveedores se debe tener al menos 2 proveedores para tener una solución de contingencia por si las negorciaciones con uno de ellos falla.
       • El contrato debe cumplir con lo siguiente: Forma de entendimiento común de lo que tiene que ser cumplido - Define entregables, niveles y métricas de servicio - Define responsabilidades y obligaciones, términos y condiciones - Especifica riesgo entre las partes - Define consejo y estipulación legal y jurisdicción
     • 3° Operaciones: inicia con el periodo de transición, cuando se inicia el servicio o entrega del producto. Los contratos son documentos vivos que requieren modificación, por lo que se deben documentar los cambios
       • Las partes deben acordar las implicaciones financieras y de riesgo para la documentación de los cambios en el contrato
       • Administración de los cambios a contratos, deben documentarse en el contrato original, para prevenir malentendidos y/o interupciones del negocio
       • Antes de moverse a la fase transición, la empresa debe seleccionar un reemplazo, cuando el nuevo proveedor está comprometido, el proveedor anterior inicia la fase de salida la cual incluye transferencia del conocimiento y recursos.
     • 4° Transición-Salida: Cuando el proveedor no se necesita más se hacer arreglos para facilitar su salida. Se debe dar la transferencia de conocimiento, datos, sistemas y operaciones hacia el nuevo proveedor o a la empresa
       • Hacer una estrategia de salida, para que la misma no represente una dificultad de visualizar al negocio , la gente y la tecnología en su evolución

2. El CIO es responsable por la ejecución de los ciclos de vida de la Gestión de proveedores, provee monitoreo y coordinación de las partes interesadas. El CFO es responsable del presupuesto y debe aprobarlo para los proveedores de TI. Ambos deben ser informados del rendimiento del proveedor en la etapa de operaciones

3. Dueños de proceso de negocio: Adquisiciones - Legal - Riesgo y Auditoría - Seguridad - TI - RRHH

4. Objetivos: 1) Obtener valor por el dinero de los contratos y proveedores. 2) Asegurar que los contatos con terceros UC´s y SLA´s están alineados con las necesidades del negocio. 3) Gestionar las relaciones con los suministradores. 4) Negociar y acordar contratos con suministradores. 5) Gestionar el rendimiento de los proveedores. 6) Mantener una política de suministradores y una SCD

   • La SCD debe formar parte del sistema de  Gestión del Conocimiento de Servicios.

5. Beneficios: 1) Mejorar el alineamiento de servicios para alcanzar los requerimientos del negocio. 2) Mejorar la respuesta y resolución de incidentes escalados y solicitudes de servicio a los suplidores. 3) Incrementar el porcentaje de UC's. 4) Optimizar el uso de recursos a través de las economías de escala. 5) Mejorar la relación entre suplidores y proveedores de servicio. 6) Medir y reportar el rendimiento de los suplidores.

   • 7) Mantener la calidad de la información y apoyar las decisiones del negocio. 8) Generar valor al negocio desde TI facilitando las inversiones. 9) Alcanzar excelencia operacional mediante la aplicación eficiente. 10) Mantener el riesgo de TI en un nivel aceptable. 11) Optimizar el costo de los servicios y tecnología de TI. 12) Agregar valor a las partes interesadas requiere gestión y gobierno de activos de TI
     • Beneficios reportados de las empresas con procesos maduros: 1) Reducción de pérdida de datos. 2) Disminución de hallazgos de auditoría. 3) Optimización de costos. 4) Incremento en la disponibilidad. 5) Reducción de la responsabilidad. 6) Incrementar la satisfacción del usuario final. 7) Creación de valor.

6. Crear conciencia en la empresa respecto de las amenazas que conlleva contratar terceros es el 1° paso hacia una gestión efectiva de proveedores

   • T1 Selección del proveedor: Hacer el debido proceso. Riesgo: Falla de conducir la selección inadecuadamente. Riesgo financiero, operacional, reputación y legal.
   • T2 Desarrollo del contrato: Cubrir todos los aspectos necesarios de la relación. Riesgo: Despreciar el nivel de detalle de los términos de pagos y mecanismos de poner precios, requerimientos de servicios no realistas. Riesgo financiero, operacional y legal. Mayor amenaza.
   • T3 Requerimientos: No adecuacidad de los requerimientos en su creación y detalle. Riesgo: Las empresas tienden a enfocarse en soluciones en lugar de definir los requerimientos. Riesgo financiero, operacional, reputación y legal.
   • T4 Gobernabilidad: Falta de gobernabilidad. Riesgo: Falla en la definición de un modelo de gobernabilidad adecuado. Riesgo financiero operacional y legal.
   • T5 Estrategia: La estrategia tiene un impacto considerable en las actividades de la empresa. Riesgo: Exceso de confianza sobre un proveedor. Riesgo financiero, operacional y legal.

7. ITIL y COBIT 5 (Frameworks)

   • Gobernabilidad: Asegura que los objetivos de la empresa sean alcanzados mediante la evaluación de las necesidades de las partes interesadas, estableciendo la dirección mediante la prorización y toma de decisiones; y monitoreando el rendimiento, cumplimiento y progreso contra la dirección y objetivos acordados. EDM
   • Gestión: Gestionando planes, construir, ejecutar y monitorear las actividades en alineación con la dirección establecida por el cuerpo de gobierno para alcanzar los objetivos de la empresa. PBRM

8. Acciones de mitigación

   • 1.Estrategia diversificada de abastecimiento para evitar el exceso de confianza en un sólo proveedor. AR: T5 Estrategia. APO 02 Gestión de la estrategia y APO 10 Gestión de proveedores. Habilitador: Estructuras Organizacionales
   • 2.Establecer políticas y procedimientos para la gestión de proveedores. AR: T4 Gobernabilidad. APO 11 Gestión de la calidad. Habilitador: Principios, Políticas y Marcos de referencia. - Información
   • 3. Establecer un modelo de gobernabilidad de gestión de proveedores. AR: T4 APO 09 Gestión de acuerdos de servicio. APO 10 Gestión de proveedores. Habilitador: Estructuras Organizacionales
   • 4.Establecer la gestión de proveedores en la empresa. AR: T4 Gobernabilidad. Habilitadores: Estructuras Organizacionales - Personas, Habilidades y Competencias
   • 5.Requerimientos Forenses relacionados con las habilidades y competencias del empleado del proveedor. AR:T2 Desarrollo del contrato. APO 10 Gestión de proveedores. Habilitador: Personas, competencias y habilidades
   • 6.Usar documentos y plantillas estándar. AR T2 Desarrollo del contrato. APO 09 Gestión de acuerdos de servicio. Habilitador: Información
   • 7.Formular requerimientos claros. AR: T3 BAI02 Gestión de la definición de requerimientos - BAi 03 Gestión de la identificación y construcción de soluciones

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