PROCESOS

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¿Cuál de los siguientes ítems llevas a cabo durante el inicio de un proyecto?

Procesos de Inicio Procesos de Planificación

 Procesos de Ejecución

 Procesos de Seguimiento y control

 Procesos de Cierre

Supone que formas parte de la alta gerencia de la Empresa.

INICIO

Crear el enunciado del trabajo claro y entendible

Definir la estructura organizacional del proyecto

Definir los criterios de aceptación de entregables

Definir objetivos del proyecto y del producto, explicitando qué incluye el proyecto y qué no incluye

Documentar la necesidad de negocio (o problema a resolver)

Documentar los riesgos encontrados hasta el momento

Documentar supuestos y restricciones

Elegir al director del proyecto y determinar su nivel de autoridad mediante el acta de constitución del proyecto

Identificar a los interesados, sus influencias y riesgos asociados

Identificar los procesos y estándares actuales

PLANIFICACION

Aprobación del plan “final” por parte del patrocinador, equipo y gerentes

Crear la estructura de desglose del trabajo (EDT) y definir cada paquete de trabajo en el diccionario de la EDT

Definir los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo

Desagregar cada paquete de trabajo de la EDT en un listado de actividades

Desarrollar el cronograma y presupuesto en conjunto con el equipo de trabajo

Desarrollar líneas base (alcance, tiempo, costo) y confirmar con el equipo que los objetivos podrán cumplirse

Determinar cuáles de los 47 procesos de la dirección de proyectos se utilizarán

Determinar estándares de calidad y establecer métricas de calidad

Gestionar los riesgos: identificación, análisis cualitativo y cuantitativo, plan de respuesta

Planificar cómo evaluar el desempeño del proyecto

Planificar las necesidades de comunicación de los interesados

Preparar los documentos para las compras y suministros

Reunirse con la gerencia para asegurar los recursos

Recopilar los requisitos del proyecto antes de comenzar con la planificación

EJECUCION

Asegurarte que todos los trabajadores comprenden el trabajo y tienen las habilidades, información y el equipamiento necesario para completar la tarea

Concentrar esfuerzos en prevenir problemas en lugar de resolverlos

Concentrarte en las excepciones en lugar de detalles minuciosos

Distribuir la información

Documentar lecciones aprendidas

Gestionar las expectativas de los interesados y los canales de comunicación

Implementar los sistemas de reconocimiento y recompensas

Implementar planes de contingencia

Implementar procesos para asegurar la calidad

Liderazgo, negociación, ayuda, coaching, COMUNICACIÓN

Producir informes de avance y recomendar cambios y acciones correctivas

Realizar reuniones de coordinación

Reconfirmar la disponibilidad de recursos con la gerencia

Revisar presupuestos de los vendedores y solicitar respuestas

Utilizar un sistema de control integrado de cambios y autorizaciones

SEGUIMIENTO Y CONTROL

Administrar las reservas de tiempo y costo

Administrar los contratos

Asegurar que sólo se implementen cambios aprobados que pasaron por el control integrado de cambios

Dedicar tiempo a mejoras de calidad y mantener inspecciones periódicas

Elaborar periódicamente proyecciones de plazos y costos estimados a la finalización

Evaluar la efectividad de los planes de respuesta al riesgo

Evaluar variaciones en relación al plan, y si se justifica, recomendar acciones correctivas

Identificar la causa raíz de los problemas

Mantener reuniones de avance

Recomendar reparaciones, acciones preventivas y correctivas

Reportar sobre los avances del proyecto a todos los interesados

Utilizar herramientas para el control de calidad

Utilizar herramientas para la resolución de conflictos

Utilizar la gestión del valor ganado

Verificar los entregables del proyecto con el cliente o patrocinador

CIERRE

Actualizar los procesos y procedimientos de la empresa según lecciones aprendidas

Agregar las habilidades adquiridas por las personas en sus registros

Archivar los registros del proyecto con sus índices para encontrar la información a futuro de manera eficiente

Cierre del contrato obteniendo la aceptación formal (firma) del cliente en relación al producto o servicio

Confirmar que se cumplieron todos los requisitos del proyecto

Crear y distribuir el reporte final

Documentar las lecciones aprendidas

Festejar la finalización del proyecto

Medir la satisfacción del cliente

Re-integrar los recursos