ABAC: Conteo Ciclico de Inventarios. Sistema Vs. Conteo Físico

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Curso: Auditoria I Instructor: José Anthony Figueredo Hidalgo Organización: Empresas de Venezuela C.A.

Caso: Conteo Cíclico de

Inventarios. Diferencias en Sistema Vs. Conteo Físico.

Con el fin de registrar y

controlar los inventarios, las empresas adoptan los sistemas pertinentes para

valuar sus existencias de mercancía, en realidad nos estamos refiriendo a un

índice que mide la exactitud de los registros de inventarios. En algunos casos

es distinta la cantidad de existencia que señalan los registros y la existencia

que se encuentra en el almacén (Conteo físico). He aquí el punto de partida de

nuestro caso.

En alguna Unidad Económica de Venezuela,

una de sus políticas empresariales es que su inventario físico, coincida con el

llevado en sus registros electrónicos, esta unidad económica maneja más de 5

almacenes, cada uno con productos de distintas categorías. El más importante quizás, es el llamado Almacén de Insumos y Materias Primas y el de Productos

Terminados; cada uno con un custodio o responsable, y un personal a su cargo de

aproximadamente 15 trabajadores. El día del conteo físico sorpresivo (proceso

llevado a cabo por la Unidad de Auditoria de la organización) de los almacenes

antes mencionados, se nota la ausencia de 5 trabajadores en el Almacén de

Insumos y del custodio del Almacén de Productos Terminados. El equipo de auditoría

comienza a realizar el conteo físico de ciertos productos, en compañía de

algunos trabajadores para que le sirvan de ayuda y den una que otra

explicación. Al finalizar el conteo de

los Insumos y Materias Primas seleccionadas ninguna cuadro con lo que tenía el

sistema, todas con un faltante. Uno de los trabajadores del almacén, al ver las

diferencias comenta que uno de los trabajadores se “adueña de ciertos insumos”, a demás, que una de la materias primas

faltantes no se han dado de baja del sistema porque se encuentran en un proceso

de cuarentena para un “re-análisis”. Por

su parte en el segundo almacén, se ha detectado que un (1) lote de un producto

terminado esta mojado y no sirve para la comercialización, adicionalmente se

detecta un faltante de 5 unidades en un lote. La empresa tiene como política

hacer donativos de algunos productos.

Descripción del Proceso:

1. Estudiar

cada uno de los problemas presentados en el caso, describiendo las repercusiones

legales de cada uno de sus participantes.

2. Analizar

las distintas perspectivas del caso, señalando las principales variables que

describen las múltiples situaciones presentadas.

3. Detectar

las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas para la Unidad de

Auditoria.

4. Determinar

el procedimiento correcto que debería realizar la Unidad de Auditoria.

5. Haga recomendaciones y de una breve explicación de cómo manejaría usted la

situación.

Aprendizaje que se promueve con la actividad: Capacidad de análisis,

trabajo en equipo, seguridad e independencia de criterio (escepticismo y la

crítica), capacidad para resolver e identificar problemas, facultad para la

toma de decisiones.