GERENCIA DE PROYECTOS - created from Mind Map

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Aplicación de conocimientos, habilidades herramientas y técnicas para organizar y administrar adecuadamente un proyecto.

Ventajas de la gestión de proyectos

Problemas derivados del uso de sistemas de gestión fragmentada de proyectos

FUNDAMENTOS

TRIPLE RESTRICCION

GERENCIA DE PROYECTOS

ESTRUCUTRA Y CULTORGANIZACIONAL

Gerente de Proyecto

Para logra los objetivos propuestos es necesario

Factores ambientales que influyen en un proyecto

PROCESO

Planificar

Supervisar

Controlar

Informar

Deben estar alineados con

Estrategia operacional

Estrategia corporativa

Externos

Internos

Normatividad regulatoria

Condiciones del mercado

Bases de datos comerciales

Situación social y política del país

Estructura y cultura organizacional

Infraestructura de la empresa

Políticas empresariales

Parámetros de comunicación

Sistemas de información para la dirección de proyectos

Recursos humanos existentes

Conjunto de actividades a realizar para la optención de un producto

SUS GRUPOS

ENTRADAS

HERRAMIENTAS O TÉCNICAS

SALIDAS

Documentos o productos documentados sobre los que se efectuaran acciones

Mecanismos aplicados a las entradas que al transformarlos se obtienen las salidas

Documentos o procesos documentados que se obtienen de la transformación de las entradas por las herramientas o técnicas

iniciación

Planificación

Ejecución

Seguimiento y Control

Cierre

Alcance inicial y disposición de recursos financieros iniciales

Se identifican riesgos de alto nivel, fecha de inicio y finalización con el respectivo cronograma inicial

Presupuesto global, métricas de calidad

Identificación de partes interesadas o stakeholders internos o externos

Intervención del patrocinador, el cliente y el gerente del proyecto

Proceso requerido para establecer, definir y alinear las tareas orientadas

Puede ser gradual, basada en el avance del proyecto e involucra todas las áreas de gestión

Cumplimiento de objetivos

Definiendo el plan para la dirección del proyecto, trazando la mejor estrategia

Involucra procesos requeridos para completar el trabajo, integrando las actividades con la gestión de las personas

Se puede actualizar las líneas base de alcance del tiempo y costo de acuerdo a las necesidades y progreso en la ejecución del proyecto.

Rastrea las desviaciones de lo planificado

Midiendo el desempeño del proyecto y controlando los cambios y ajustes requeridos

A fin de implementar las acciones correctivas y preventivas o correctivas requeridas

Finalización de actividades

Disminución del riesgo de fracaso del proyecto

Aprovechamiento de los recursos financieros

Explosión del conocimiento

Reorganización operacional que busca reducción de la planta de personal

Mayor enfoque y participación del cliente

Pequeños proyectos que presentan grandes problemas

No hay alineación con las estrategias organizacionales

La priorización de los proyectos se basa únicamente en el monto destinado para el proyecto y no hacia los resultados de la compañía

No son integrados a un programa o portafolio de la empresa aprovechando los recursos compatibles

La cultura organizacional está desalineada de la estructura y objetivos planteados generando descontrol en los proyectos

Los proyectos tienen unas condiciones especiales ya sea en

Formulación

Planificación

Ejecución

Surgen de

SON

La necesidad de solucionar un problema, satisfacer una necesidad o aprovechar una oportunidad

Un esfuerzo temporal, que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único

Esfuerzo complejo, no rutinario, limitado por el tiempo, el presupuesto, los recursos y las especificaciones de desempeño (alcance), diseñado para satisfacer la necesidad del cliente (Grey & Larson, 2009).

Un proceso único que consta de un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de comienzo y terminación, que se emprende para alcanzar un objetivo con requisitos específicos, dentro de un marco de tiempo, costo y recursos limitados. (NTC-ISO 10006. 2003)

Temporal

Único

Cada proyecto tiene un comienzo y un final definidos.

con proyecto crea productos entregables únicos (la presencia de elementos repetitivos no cambia la condición fundamental del trabajo de un proyecto).

Tiene un objetivo establecido

Ciclo de vida definido con un principio y un fin

Participación de profesionales de varios departamentos

Implica hacer algo que no se ha hecho antes

Requerimientos específicos de tiempo, costo y desempeño

Único

Temporal

Tiempo, costo y recursos limitados

FACTORES CRITICOS DE ÉXITO O FRACASO

NIVELES DE IMPORTANCIA DEPENDE DE

los elementos de la triple restricción que puedan tener un cambio relativo y de qué tipo de gestión debe llevarse a cabo con cada una de las restricciones.

Fuentes o causas de compensación

Gestión de las prioridades en las compensaciones

Costo representado con el presupuesto

Tiempo representado con el cronograma

Alcance representado con el desempeño

Limitar

Ampliar

Aceptar

un parámetro original está fijo

optimizar parámetros

reducir o no cumplir un parámetro requerido

al modificarse algunos de estos, dependiendo del impacto o afectación que pueda tener, se mide el éxito o fracaso del mismo

Metas realistas

el estudio previo se haya hecho con profundidad, teniendo cuidado especial en el perfil del equipo de proyecto.

Organización Funcional Clásica

Organización Orientada a Proyectos

Organización con estructura matricial

Zonas geográficas

Departamentos

Cultura basada en

Encargadas de la coordinación y disponen de personal

Cuando la organización tiene un enfoque de ejecución constante

Débil

Equilibrada

Combinada

Fuerte

Misión

Visión

Objetivos

Estrategia Operacional

Formadas por personas

No olvidar lo que se quiere de c/u, además de reconocer cuales son sus formas o teorías de motivación y políticas de incentivos

Capacidad para toma de decisiones, respecto a las actividades, liderazgo en el equipo del proyecto , alineación de las desviaciones de la triple restricción en el seguimiento y control realizado

Competencias

Habilidades personales y de gerencia

Conocimiento adquirido en metodologías de gestión de proyectos

Desempeño sobre la aplicación del conocimiento para lograr los objetivos y metas

Personales, reflejadas en el liderazgo, personalidad y actitud sobre diferentes situaciones que se puedan presentar

Liderazgo

Desarrollo de espíritu de trabajo en equipo

Motivación

Gestión de grupo de partes interesadas

Capacidad de negociación

Influencia que pueda tener sobre el equipo de proyecto, interesados y organización

Toma de decisiones contado con el equipo de proyecto

Conocimiento político, cultural y de normatividad

Solución de conflictos

Planeación estratégica

Conocimiento y manejo de TIC

Conocimiento del entorno cultural y social

Comunicación asertiva