Técnicas de planeación: manuales, Gantt, PERT y CPM

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• Técnicas de Planeación

TÉCNICAS DE LA PLANEACIÓN

• La finalidad de las técnicas de la planeación consiste en que el administrador que las utilice, tome
• las decisiones más adecuadas de acuerdo a la situación más específica del medio y de la
• organización en donde se actúe. Las técnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto.
• •Manuales de Objetivos y Políticas.
• •Diagrama de Proceso y de Flujo.
• •Graficas de Gantt.
• •PERT.
• •CPM (Método de Ruta Critica)

Manuales

• Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para
• facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un
• instrumento de comunicación.
• Manuales de Objetivos y Políticas.
• Ventajas de la disposición y Uso de Manuales.
• Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una
• organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.
• 1. La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
• improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento. Sino
• que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.
• 2. Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las
• que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la
• decisión o ejecución.
• 3. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan
• La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
• 4. Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones
• que configuran un sistema
• 5. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. 6. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir.

2. Diagrama de Proceso y de Flujo.

• Los diagramas de proceso y de flujo sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un
• procedimiento, se consideran como instrumentos de simplificación. Estos diagramas hacen ver un
• proceso en forma tal que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus casos y nos permiten
• ver gráficamente esos pasos..
• Cuando se realizan tramites administrativos existen también estas mismas etapas, ya que hay:
• 1. Operaciones como son escribir documentos, hacer cálculos, 'c registrar sellar, etc. Se
• representan con un circulo ( ).

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• 2. Transportes como llevar una carta a un departamento, pasar un reporte, llevar al archivo
• ciertas formas, etc. Se indican con una flecha ( ).
• 3. Inspecciones: como revisar cuentas, analizar un informe, revisar correspondencia antes de
• su firma, etc. Su símbolo es ( ).
• 4. Demoras: como cartas dejadas en "charola de salida", documentos en espera de tramite,
• etc. Se simbolizan con una letra D. ,
• 5. Almacenamiento: como documentos en el archivo. Su símbolo es un triangulo ( ) .
• Tiene especial importancia la revisión de los tramites administrativos, porque, independientemente
• de que al establecer las formas de control en la iniciación de operaciones no se conocía bien la
• realidad que por ellas iba a ser controlada, toda organización es dinámica, pudiendo ocurrir que los
• sistemas iniciales ya no respondan al volumen de trabajo actual, que solo entorpecen o dificultan
• como también que en el afán por llevar la especialización a su mayor grado se hayan separado
• operaciones que podrían estar juntas en una misma persona, con resultados de mayor eficiencia,
• rapidez y control. No debe olvidarse que los que menos suelen ver estos defectos son quienes
• están ya habituados a ellos.

Técnica del Diagrama de Proceso

• Los símbolos empleados para formular el diagrama de proceso son los ya señalados; pero existe
• otra forma, con la sola variante de usar otra manera de simbolizar: las iniciales O – T – I – D - A,
• que equivalen a Operación, Transporte, Inspección, Demora y Almacenamiento. Se usan estos
• simb0los para ejemplificar otro modo distinto de representar, y, desde luego, fácilmente recordable
• por la palabra "Otida".

Graficas de Gantt

• Es un diagrama o gráfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecución o la
• producción total, ésta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un
• determinado período de tiempo.
• Tienen por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan
• coordinadamente.
• Este fue desarrollado por Henry L. Gantt en 1917 y es una sencilla herramienta de gráficos de
• tiempos, ya que son fáciles de aprender, leer y escribir. Estos resultan bastante eficaces para la
• planificación y la evaluación del avance de los proyectos.

PERT

• El PERT fue desarrollado por científicos de la oficina Naval de Proyectos Especiales. Booz, Allen y
• Hamilton y la División de Sistemas de Armamentos de la Corporación Lockheed Aircraft. La técnica
• demostró tanta utilidad que ha ganado amplia aceptación tanto en el gobierno como en el sector
• privado.
• En los gráficos PERT, los proyectos pueden organizarse en acontecimientos y tareas.

CPM (Método de Ruta Crítica

• Casi al mismo tiempo de haber sido creado PERT, la Compañía DuPont, junto con la División
• UNIVAC de la Remington Rand, desarrolló el método de la ruta crítica (CPM) para controlar el
• mantenimiento de proyectos de plantas químicas de DuPont. El CPM es idéntico al PERT en
• concepto y metodología. La diferencia principal entre ellos es simplemente el método por medio del
• cual se realizan estimados de tiempo para las actividades del proyecto. Con CPM, los tiempos de
• las actividades son determinísticos. Con PERT, los tiempos de las actividades son probabilísticos o
• estocásticos.
• El método del camino crítico es un proceso administrativo de planeación, programación, ejecución
• y control de todas y cada una de las actividades componentes de un proyecto que debe
• desarrollarse dentro de un tiempo crítico y al costo óptimo.
• Este fue diseñado para proporcionar diversos elementos útiles de información para los
• administradores del proyecto. Primero, el PERT/CPM expone la "ruta crítica" de un proyecto. Estas
• son las actividades que limitan la duración del proyecto.

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• CPM también considera los recursos necesarios para completar las actividades. En muchos
• proyectos, las limitaciones en mano de obra y equipos hacen que la programación sea difícil. El
• CPM identifica los instantes del proyecto en que estas restricciones causarán problemas y de
• acuerdo a la flexibilidad permitida por los tiempos de holgura de las actividades no críticas, permite
• que el gerente manipule ciertas actividades para aliviar estos problemas.
• Finalmente, el CPM proporciona una herramienta para controlar y monitorear el progreso del
• proyecto. Cada actividad tiene su propio papel en éste y su importancia en la terminación del
• proyecto se manifiesta inmediatamente para el director del mismo. Las actividades de la ruta
• crítica, permiten por consiguiente, recibir la mayor parte de la atención, debido a que la terminación
• del proyecto, depende fuertemente de ellas. Las actividades no críticas se manipularan y
• remplazaran en respuesta a la disponibilidad de recursos.

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