Sigad

Sigad

1. Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos

   • É um sistema que controla o ciclo de vida dos documentos arquivísticos.
     • A gestão arquivística de documentos compreende:
       • captura, a tramitação, a utilização e o arquivamento até a sua destinação final, isto é, eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

2. SIGAD não contempla as funcionalidades para a guarda de documentos PERMANENTES. Não apoia procedimentos de preservação.

   • PERMANENTES
     • "consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados."

3. SIGAD abrange as fases CORRENTE e INTERMEDIÁRIA da gestão de documentos e apoia procedimentos de preservação.

   • CORRENTES
     • INTERMEDIÁRIOS
       • "consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente"
     • "consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes"

4. GED e SIGAD

   • Objetivos diferentes:
     • GED é a ferramenta que visa apoiar e facilitar a condução de uma ou mais atividades da instituição.
       • GED
         • SIGAD
           • SIGAD é o controle completo do ciclo de vida do documento, desde a captura independentemente do sistema ou ferramenta que o produziu até a destinação final, seguindo os procedimentos da gestão arquivística de documentos.
             • Pode gerenciar documentos
               • Digitais
               • Convencionais
               • Híbridos
             • SIGAD deve garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso aos documentos arquivísticos em todo o seu ciclo de vida.
           • A eliminação de documentos no SIGAD é feita de forma controlada e de acordo com a legislação em vigor.
             • " a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivísta pública, na sua específica esfera de competência"
               • "os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis"
           • Benefícios da implantação de um SIGAD
             • Aperfeiçoar e padronizar os procedimentos de criação, recebimento, acesso, armazenamento e destinação dos documentos.
               • Facilitar a interoperabilidade entre os sistemas.
                 • Integrar as áreas de tecnologia da informação, arquivo e administração.

5. A contratação de uma solução SIGAD deve ser relacionada aos objetivos estratégicos do órgão ou entidade e, por essa razão, em sua justificativa deverá ser citado o planejamento Estratégico Institucional e o Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação.