LEY 594 DE 2000

LEY 594 DE 2000

1. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos

   • ARTICULO 1. Objeto. Establecer reglas y principios que regulan la función archivística del Estado
     • ARTICULO 2. Ámbito de aplicación. Administración pública a las Entidades privadas que cumplen funciones públicas y demás organismos regulados por esta ley.
       • ARTICULO 3. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen conceptos referentes a Ley General de Archivos.
         • ARTICULO 4. Principios generales. Son los que rigen la función archivística tales como:
           • Fines de los Archivos
             • Disponer de la documentación organizada, donde la información sea recuperable en servicio al ciudadano y como fuente de la historia.
             • Importancia de los Archivos
               • Son importantes para la administración y la cultura ya que sin imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes y al pasar su vigencia pasan a ser parte del patrimonio cultural y de identidad nacional
               • Institucionalidad e instrumentalidad
                 • Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta para la gestión administrativa ya que son testimonio de los hechos y de las obras
                 • Responsabilidad
                   • Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos y los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos
                   • Dirección y coordinación de la función archivística
                     • El AGN es el encargado de orientar y coordinar la función archivística para salvaguardar el patrimonio documental como parte de la riqueza cultural de la nación
                     • Administración y acceso
                       • Es obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos
                       • Racionalidad
                         • Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal
                         • Modernización
                           • El Estado establecerá programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.
                           • Función de los Archivos
                             • Los archivos cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora 
                             • Manejo y aprovechamiento de los archivos
                               • Son los que responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad 
                               • Interpretación
                                 • La cual se interpreta de conformidad con la Constitucióm Política y los tratados internacionales que sobre la materia celebre el Estado  Colombiano
                                 • ARTICULO 5. El sistema Nacional de Archivos
                                   • Conjunto de instituciones articuladas entre si, la cual posibilita la homogenización y normalización de los procesos archivisticos promoviendo el desarrollo de centros de información para salvaguardar el patrimonio documental y el acceso a la información por parte de los ciudadanos
                                     • El AGN, los archivos de las entidades del Estado, los archivos privados integran el Sistema Nacional de Archivos
                                       • El Sistema Nacional de Archivos se desarrolla bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa
                                       • El Sistema Nacional de Archivos buscará la modernización y homogenización de la función archivística promoviendo la sensibilidad de la administración pública y de los ciudadanos
                                         • El AGN coordinará el Sistema Nacional de Archivos
                                           • ARTICULO 6. De los planes y programas. La cual llevará a cabo los procesos de planeación, programación , ejecución, control, seguimiento y coordinación
                                             • ARTICULO 7. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia se clasifican en:
                                               • 1. Archivo General de la Nación 2. Archivo General de Departamento 3. Archivo General del Municipio 4. Archivo General del Distrito
                                               • ARTICULO 8. Los archivos desde el punto de vista territorial se clasifican en:
                                                 • 1. Archivos de entidades de orden nacional 2. Archivos de entidades del orden departamental 3. Archivos de entidades del orden distrital 4. Archivos del orden metropolitano 5. Archivos del orden municipal 6. Archivos de entidades del orden local 7. Archivos de territorios indigenas
                                                 • ARTICULO 9. Archivos según la otganización de Estado
                                                   • 1. Archivos de la rama Ejecutiva 2. Archivos de la rama Judicial 3. Archivo de la rama Legislativa 4. Archivo de los órganos de control 5. Archivos de los organismos autómomos
                                                   • ARTICULO 10. La creación de los archivos contemplados en los articulos 8 y 9 son de carácter obligatorio
                                                     • ARTICULO 11. El Estado esta obligado a la creación, organización, preservación y control de archivos teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original
                                                       • ARTICULO 12. Responsabilidad. La administración Pública será responsable de las gestión de documentos
                                                         • ARTICULO 13. Instalaciones para los archivos. Se debe garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos
                                                           • ARTICULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. Los archivos públicos por ser un bien de uso público no es suceptible a la enajenación
                                                             • ARTICULO 15. Los servidores públicos al desvincularse deben entregar los documentos y archivos inventariados conforme a las normas y procedimientos que establezca el AGN
                                                               • ARTICULO 16. Los funcionarios administrativos o secretarios generales tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad,veracidad y fidelidad de la información de losdocuemntos de archivo y serán responsables de su organizacuón y conservación
                                                                 • ARTICULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo
                                                                   • ARTICULO 18. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y áreas relacionadas con su labor+
                                                                     • ARTICULO 19. Se incorporarán tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivo
                                                                       • ARTICULO 20. Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones.
                                                                         • ARTICULO 21. Programas de gestión documental
                                                                           • ARTICULO 22. Procesos archivísticos: producción o recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final.
                                                                             • ARTICULO 23. Los archivos se clasifican en:
                                                                               • 1. Archivo de Gestión 2. Archivo Central 3. Archivo Histórico
                                                                               • ARTICULO 24. Todas las entidades deben elaborar las Tablas de Retención Documental
                                                                                 • ARTICULO 25. De los documentos contables, notariales y otros
                                                                                   • ARTICULO 26. Todas las entidades deben elaborar inventarios que producen en el ejercicio de sus funciones
                                                                                     • ARTICULO 27. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos públicos y a obtener una copia de el
                                                                                       • ARTICULO 28. La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los 30 años de su expedición
                                                                                         • ARTICULO 29. Los documentos históricos deben estar contenidos en un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento
                                                                                           • ARTICULO 30. Las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo
                                                                                             • ARTICULO 31. Autorización de salida de documentos históricos de manera excepcional
                                                                                               • 1. Motivos Legales 2. Procesos Técnicos 3. Exposiciones Culturales
                                                                                               • ARTICULO 32. El AGN podrá adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado
                                                                                                 • ARTICULO 33. El AGN ejercerá control y vigilancia sobre los documentos de ínteres cultural
                                                                                                   • ARTICULO 34. El AGN hará efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos
                                                                                                     • ARTICULO 35. Prevención y sanción
                                                                                                       • ARTICULO 36. Archivo Privado
                                                                                                         • ARTICULO 37. El AGN brindará protección y asistencia a los archivos históricos privados
                                                                                                           • ARTICULO 38. Registro de Archivos
                                                                                                             • ARTICULO 39. El AGN podrá declarar los documentos de ínteres cultural, privado y de carácter histórico el cual formará parte del patrimonio documental Colombiano
                                                                                                               • ARTICULO 40. Régimen de estímulos:
                                                                                                                 • 1. Premios anuales 2. Asistencia Técnica 3. Divulgación 4. Pasantías
                                                                                                                 • ARTICULO 41. Prohibiciones
                                                                                                                   • ARTICULO 42. Obligatoriedad de la clausula contractual
                                                                                                                     • ARTICULO 43. Los documentos que tengan más de 30 años deberán ser transferidos al AGN
                                                                                                                       • ARTICULO 44. El AGN y los archivos históricos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos
                                                                                                                         • ARTICULO 45. Los archivos privados de carácter histórico podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofrezca en venta
                                                                                                                           • ARTICULO 46. Se implementará un sistema integrado de conservación en cada fase del ciclo vital
                                                                                                                             • ARTICULO 47. Calidad de los soportes
                                                                                                                               • ARTICULO 48. El AGN dará pautas y normas técnicas sobre la conservación de archivos
                                                                                                                                 • ARTICULO 49. En ningún caso los documentos históricos podrán ser destruidos aunque hayan sido reproducidos en cualquier medio
                                                                                                                                   • ARTICULO 50. Estímulos:
                                                                                                                                     • 1. Becas 2. Concursos 3. Publicaciones 4. Pasantías 5. Capacitaciones 6. Distinciones
                                                                                                                                     • ARTICULO 51.Apoyo de los organismos de control:
                                                                                                                                       • 1. Procuraduría General de la Nación 2. Contraloria General de la República 3. AGN
                                                                                                                                       • ARTICULO 52. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y se deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.