Mapa mental

El Proceso de Consultoría

Equipo Consultoría Español

Contenido del mapa

Preparativos
- Contactos iniciales
  - El consultor establece el contacto
    - Dirigirse a los clientes sin que éstos lo hayan solicitado es una de las formas de comercializar los servicios de consultoría
  - El cliente establece el contacto
    - Ha oído de la fama del consultor
    - Un empresario amigo quedó satisfecho con los servicios del consultor y se lo recomendó
    - El cliente encuentra el nombre del consultor en un registro o repertorio
    - Las intervenciones del consultor en conferencias han impresionado al cliente
    - El cliente ya había trabajado con el consultor en otras ocasiones
- Primeras reuniones
  - Nunca se insistirá lo bastante en la importancia del comportamiento y el desempeño del consultor durante las primeras reuniones con el cliente
    - Preparación de las reuniones iniciales
      - Terminología comúnmente utilizada
      - Índole y emplazamiento de los mercados
      - Nombres y ubicación de principales productores
      - Tipos y fuentes de materias primas
      - Pesos y medidas utilizados en la industria
      - Procedimientos y el equipo
      - Métodos y prácticas mercantiles peculiares en la industria
      - Leyes, reglamentos y costumbres que regulan la industria
      - Historia y evolución
      - Clima económico actual y principales problemas de la industria
    - Objeto de la reunión
      - La reunión es una forma de entrevista de investigación en la que cada parte trata de conocer a la otra.
- Acuerdo sobre como proceder
  - Si el consultor y el cliente llegan a la conclusión de que están interesados en principio en trabajar juntos , es preciso contestar varias preguntas.
    - Alcance y objetivo de un diagnóstico preliminar
    - Registros e información que se ha de poner a disposición
    - A quién se debe ver y cuando
    - Actitudes del personal con relación a asuntos que se han de estudiar
    - Cuándo se ha de concluir el diagnóstico preliminar y cómo se ha de presentar la propuesta al cliente
    - La remuneración por el diagnóstico
- Diagnóstico Preliminar
  - ¿Qué es el diagnóstico?
    - Su objetivo es examinar el problema que afronta y los objetivos que trata de alcanzar el cliente de manera detallada y a fondo, poniendo al descubierto los factores y las fuerzas que ocasionan el problema e influyen el él, y preparar toda la información necesaria para decidir cómo se ha de orientar el trabajo encaminado a la solución del problema.
  - Personal de la organización y diagnóstico
    - A menos que el sistema del cliente esté dispuesto a aceptar al consultor, toda la relación puede estar condenada al fracaso desde el comienzo
  - Planteamiento del problema
    - Siempre es útil revisar y replantear el problema y el objetivo de la consultoría al iniciar el diagnóstico
  - Objetivos
    - Es fundamental concentrarse en los objetivos para resolver adecuadamente el problema
  - Problemas
    - Existe un problema si
      - Hay una diferencia entre dos situaciones
        Una real (pasada, presente o futura)
        Una potencial o deseada (pasada, presente o futura)
      - Alguien está preocupado acerca de esa diferencia y desea cambiarla
    - Dimensiones de los problemas
      - Sustancia o identidad
        Se ha de describir la sustancia o identidad del problema (bajo rendimiento; escasez de personal competente; carencia de ideas sobre cómo invertir el capital ocioso; deseo de mejorar los servicios posventa).
      - Ubicación física y en la organización
        ¿En qué dependencia (divisiones, departamentos, filiales) de la organización y en qué unidades físicas (plantas, dependencias, oficinas) se ha observado el problema?
      - <<Tenencia>> del problema
        ¿Qué personas (directores o gerentes, especialistas del personal, trabajadores) se ven afectadas por la existencia del problema y tienen un interés primordial el resolverlo?
      - Magnitud absoluta y relativa
        ¿Qué importancia tiene el problema en términos absolutos (por ejemplo, magnitud de la pérdida de tiempo de trabajo o posibles ganancias futuras)?
      - Perspectiva cronológica
        ¿Desde cuándo existe el problema?
  - Alcance del diagnóstico
    - El objetivo del diagnóstico preliminar del problema consiste en definir y planificar una misión o proyecto de consultoría que produzca este efecto.
  - Principales etapas del diagnóstico
    - El consultor puede utilizar el marco general al hacer un plan detallado para el trabajo de diagnóstico, teniendo presente que el alcance y la metodología de esa actividad tendrán que adaptarse a la índole y complejidad del problema y a las características y actitud del cliente
  - Pautas metodológicas
    - El diagnóstico preliminar de los problemas sigue las mismas normas y procedimientos básicos y utiliza las mismas técnicas que cualquier diagnóstico de un problema
      - El paso de lo general a lo particular
        Este método implica que el análisis del consultor debe prestar considerable atención a las relaciones y proporciones básicas en la organización cliente
      - La utilización de comparaciones
        Cada organización cliente es especial y deberá ser tratada como tal.
  - Participación del cliente
    - Sería erróneo pensar que, mientras que las primeras reuniones de contacto entrañaran una relación recíproca intensa y directa entre el consultor y el cliente, el consultor efectúa luego su diagnóstico preliminar del problema por sí solo, limitando sus contactos con el cliente a entrevistar a ciertas personas y a solicitar información
  - Fuentes de información
    - Todo el diagnóstico se basa en el rápido acopio de información selectiva que revela el tipo y el grado de ayuda que el consultor puede prestar al cliente.
      - Registros especiales
      - Observación
      - Cuestionarios
      - Entrevistas
  - Análisis de los hechos
    - Los datos no se pueden utilizar sin un análisis cuyo objetivo va más allá de la investigación y evaluación
  - ¿A quién se ha de proporcionar la información?
    - En un principio, se debe proporcionar esa información a las personas de quienes el consultor espera más ayuda, más información o ciertas medidas relacionadas con el problema de que trate
  - Terminación de la fase de diagnóstico
    - Existen tareas de consultoría que no tendrán ninguna nueva fase, como las auditorías de empresa y los estudios globales de diagnóstico de las organizaciones, en que se pide al consultor que establezca y analice los hechos, pero por algún motivo el cliente no quiere que vaya más allá
- Mandato
  - Es la declaración inicial del trabajo que ha de realizar el consultor
    - Si se establece un mandato
      - La política del cliente consiste en realizar la mayor parte posible del trabajo analítico y de planificación antes de considerar la posibilidad de recurrir a un consultor
      - El cliente se ve obligado a establecer un mandato oficial y a obtener su aprobación
    - Si no se establece un mandato
      - El cliente prefiere ocuparse de forma directa de la selección del consultor, efectuar un diagnóstico preliminar del problema y definir el alcance del cometido con el consultor
- Estrategia y planificación de la tarea
  - Durante sus contactos iniciales con el cliente y en el diagnóstico preliminar del problema posterior, el consultor debe haber reunido y evaluado suficiente información para poder planificar su tarea.
    - Resumen de la Identificación del problema
      - Las conclusiones del diagnóstico preliminar del problema se resumen y el consultor presenta una descripción del problema
    - Definición de las funciones
      - Esta es otra dimensión estratégica de la planificación del trabajo
        Qué actividades van a realizar el cliente y el consultor
        Qué datos y documentos se preparan y por quién
        Qué formas de trabajo se utilizarán y quien participará en ellos
- Propuesta presentada al cliente
  - Por regla general, el cometido propuesto se describirá en un documento que se somete a la decisión y aprobación del cliente.
    - Secciones de la propuesta
      - Sección técnica
      - Sección relativa al personal
      - Sección relativa a los antecedentes del consultor
      - Sección de las condiciones financieras y de otra índole
    - Presentación de la propuesta
      - Muchos consultores prefieren entregársela en mano al cliente en una reunión
    - Reacción del cliente
      - Un cliente del sector público está sujeto a reglas que especifican un número mínimo de ofertas y un procedimiento de evaluación interno antes de de conceder un contrato
    - Negociación de la propuesta
      - El cliente puede estar interesado en utilizar los servicios del consultor, pero quizá no le satisfagan algunos aspectos de la propuesta
- Contrato de consultoría
  - Se considera que la fase inicial del proceso de consultoría ha quedado terminada con éxito si el consultor y el cliente conciertan un contrato en el que acuerdan trabajar juntos en un cometido o proyecto
Planificación de la acción
- Tecnicas de pensamiento
  - Pensamiento lateral
  - Lista de certificacion
  - Los 6 sombreros pensantes
  - Pensamiento de ruptura
- Evaluacion del proceso
  - Diseño del cometido
  - Cantidad y Calidad
  - Modalidad
  - Gestion del cometido
  - Instrumentos de Evaluacion
    - Presentacion del informe final
    - Presentacion del informe al cliente
    - Evaluacion de los beneficios
      - Evaluacion del proceso de consultoria
- Pensamiento Creativo
  - Esfuerzo
  - Incubacion
  - Evaluacion
  - Barreras
    - Individualismo
    - Respeto por a autoridad
- Orientacion en la busqueda de soluciones
  - Caracteristicas y Tecnicas
- Utilizacion de la experiencia
  - Archivos y documentos
  - Colegas de su organizacion
  - Clientes anteriores
- Busqueda de posibles soluciones
  - Compromiso
  - Mobilizacion de personas
  - No amplio trabajo
- Terminacion
  - Planificacion de la retirada
  - Evaluacion
    - Efectuar la evaluacion
      - Alcanzar los objetivos
      - Resultados y beneficios
        Beneficios a corto y largo plazo
- Tacticas para la introduccion de cambios en los metodos
  - Suministro de pruebas de informacion
  - Capacidad de absorcion
  - Metas exigentes
  - Paso de lo conocido a lo desconocido
  - Ensayo
  - Practica separada
- Aplicacion
  - Hallazgo de un arreglo adecuado
    - # de miembros del equipo
    - Consultor permanece en esta etapa
  - Planificacion y supervision
    - Supervision de la aplicacion
    - Consitucion del equipo de cooperacion
    - Capacitacion y perfeccionamiento
    - Enseñanza y nuevos metodos y tecnicas
    - Flexibilidad y eventualidades previstas
    - Especificacion de los procedimientos
    - Determinacion de las responsabilidades
- Presentacion
  - Peligros que se incurren
  - Condiciones al cliente
  - Tareas que no se pueden completar
    - Las perspectivas
  - Presentacion de propuestas de medidas al cliente
    - Planes de aplicacion
      - Planificar estapas