DECRETO 2609 DE 2012

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Tatiana Gomez
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Tatiana Gomez
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DECRETO 2609 DE 2012
  1. CAPITULO 1
    1. ARTICULO 1
      1. AMBITO DE APLICACION
        1. El presente decreto compren comprende a la administracion publica en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indiginas y demas entidades territoriales que creen por ley, de las dicisiones administrativas; las entidades privadas que cumplen funciones publicas.
      2. ARTICULO 2
        1. TIPO DE INFORMACION
          1. A. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). B. Archivos institucionales (físicos y electrónicos). C. Sistemas de Información Corporativos. D. Sistemas de Trabajo Colaborativo. E. Sistemas de Administración de Documentos. F. Sistemas de Mensajería Electrónica. G. Portales, Intranet y Extranet. H. Sistemas de Bases de Datos. I. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. J. Cintas y medios de soporte.
        2. ARTICULO 3
          1. RESPONSABILIDAD DE LA GESTION DE DOCUMENTOS
            1. La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas.
          2. ARTICULO 5
            1. PRINCIPIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
              1. A . Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico. D. Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida. H. Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite.m. Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución
            2. ARTICULO 6
              1. COMPONENTE DE LA POLITICA DE GESTION DOCUMENTAL
                1. A. Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas. B. Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. C . Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación. D Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad. E. La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.
              2. ARTICULO 7
                1. ETAPAS DE LA GESTION DOCUMENTAL
                  1. - CREACION - DIFUSIONES - ADMINISTRACIONES
                2. ARTICULO 8
                  1. INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS PARA LA GESTION DOCUMENTAL
                    1. A. El Cuadro de Clasificación Documental - CCD B. La Tabla de Retención Documental-TRD C. El Programa de Gestión Documental- PGD D. Plan Institucional de Archivos de la Entidad - PINAR E.. El Inventario Documental F. Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos G. Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales H. Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad I. Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.
                  2. ARTICULO 9
                    1. - PLANEACION - PRODUCCION - GESTION Y TRAMITE - ORGANIZACION -TRANSFERENCIA - DISPOSICION DE DOCUMENTOS - PRESERVACION A LARGO PLAZO -VALAROZACION
                  3. CAPITULO 3
                    1. ARTICULO 16
                      1. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
                        1. A. Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. B. Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). C. Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. D. Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. F. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos. G. Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries,
                      2. ARTICULO 18
                        1. PRESERVACION DE DOCUMENTO EN AMBIENTES ELECTRONICOS
                          1. La gestión adecuada de los documentos debe basarse en el desarrollo de las funciones de las Entidades públicas, sus dependencias y funcionarios, así como en la normalización de sus procesos, procedimientos y manuales administrativos, de acuerdo con reglas específicas
                      3. CAPITULO 4
                        1. ARTICULO 24
                          1. Son requisitos para la presucion de la autenticidad de los documentos electronicos de archivo.
                            1. se debe expresar la creacion del documento del archivo para definir el tramite o asunto al que corresponda, nombre de las personas que intervienen en la acciones que se llevaron en el documento.
                          2. ARTICULO 29
                            1. REQUISITOS PARA PRESERVACION Y CONSECUENCIA DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO.
                              1. El documento electronico de archivo debe relacionar las actividades que desarrollan la organizacion
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