Arquivo

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1. Classificação dos Documentos (segundo suas características, formas e conteúdos)

   • Genêro
     • ESCRITOS / TEXTUAIS -> documentos manuscritos, datilografados ou impressos
     • ICONOGRÁFICOS -> documentos em suporte sintético, em papel emulsionado ou não, que contêm imagens estáticas (gravuras, desenhos ou fotografias)
     • FILMOGRÁFICOS -> filmes e fitas videomagnéticas
     • CARTOGRÁFICOS -> documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia
     • SONOROS -> discos e fitas audiomagnéticas
     • MICROGRÁFICOS -> documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas (rolo, micro-ficha, jaqueta, cartão-janela)
     • INFORMÁTICOS -> disquete, HD, pendrive
   • Natureza do Assunto
     • OSTENSIVOS ou ORDINÁRIOS -> documento cuja divulgação não é prejudicial à administração
     • SIGILOSOS -> documento que por sua natureza devem ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. Pela sua importância, a matéria é objeto de legislação própria.
       • Segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que podem circular, dividem-se em quatros categoriais
         • ULTRASECRETO -> Assuntos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudos ou manuseio. -> Assuntos sobre política governamental de alto nível e segredos de Estado.
         • SECRETO -> Assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. -> Assuntos sobre planos, programas, e medidas governamentais; os assuntos extraídos de matéria ultra-secreta
         • RESERVADO -> Assuntos que não devam ser do conhecimento do público, em geral. -> Assuntos sobre partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execução; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.
         • CONFIDENCIAL-> Assuntos que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos. -> Assuntos sobre pessoal, material, finanças e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes.

2. Tipos de Arquivamento (posição em que são dispostos fichas e documentos)

   • TIPO HORIZONTAL -> Os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. Amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Desaconselhável nos arquivos correntes.
   • TIPO VERTICAL -> Os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas. Utilizado em arquivos correntes.

3. Correspondência

   • IMPORTÂNCIA -> Merece tratamento especial por se constituir numa parte considerável dos acervos arquivísticos, uma vez que as ações administrativas são, em geral, desencadeadas por seu intermédio.
   • CONCEITO -> Toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.
   • CLASSIFICAÇÃO (quanto ao destino e procedência)
     • EXTERNA -> Trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas.
     • INTERNA -> Trocada entre órgãos de uma mesma instituição.
     • OFICIAL -> Trata de assunto de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição.
     • PARTICULAR -> De interesse pessoal de servidores de uma instituição.