Arquivologia

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• É o documento de valor jurídico, que consiste no resumo fiel dos fatos, ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembleias, realizadas por comissões, conselhos, congregações, ou outras entidades semelhantes, de acordo com uma pauta, ou ordem-do-dia, previamente divulgada. É geralmente lavrada em livro próprio, autenticada, com as páginas rubricadas pela mesma autoridade que redige os termos de abertura e de encerramento.

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• Documento firmado por servidor em razão do cargo que ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente, do qual tem conhecimento, a favor de uma pessoa.

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• Forma de comunicação externa dirigida a pessoa (física ou jurídica) estranha à administração pública, utilizada para fazer solicitações, convites, externar agradecimentos, ou transmitir informações.

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• Declaração feita por escrito, objetivando comprovar ato ou assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em repartições públicas. Podem ser de inteiro teor - transcrição integral, também chamada traslado - ou resumidas, desde que exprimam fielmente o conteúdo do original.

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• Comunicação oficial, interna ou externa, expedida para diversas unidades administrativas ou determinados funcionários.

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• É o acordo de vontades firmado pelas partes objetivando criar direitos e obrigações recíprocas.

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• É o instrumento de comunicação para assuntos internos, entre chefias de unidades administrativas de um mesmo órgão. É o veículo de mensagens rotineiras, objetivas e simples, que não venham a criar, alterar ou suprimir direitos e obrigações, nem tratar de assuntos de ordem pessoal.

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• Declaração é o documento de manifestação administrativa, declaratório da existência ou não de um direito ou de um fato.

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• Instrumento pelo qual a Administração dá conhecimento ao público sobre: licitações, concursos públicos, atos deliberativos etc.

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• O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

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• Correspondência pela qual se mantém intercâmbio de informações a respeito de assunto técnico ou administrativo, cujo teor tenha caráter exclusivamente institucional. São objetos de ofícios as comunicações realizadas entre dirigentes de entidades públicas, podendo ser também dirigidos à entidade particular. Trata-se de comunicação eminentemente externa.

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• Manifestação de órgãos especializados sobre assuntos submetidos à sua consideração; indica a solução, ou razões e fundamentos necessários à decisão a ser tomada pela autoridade competente.

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• Um Museu é, primordialmente, uma instituição de interesse público. O seu principal propósito é colocar a disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. 

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• Centros de Documentação: Esses daqui agrupam documentos de todos os gêneros, qualquer que seja a fonte. A primeira vista, é como se os centros de documentação não mesmo possuíssem um propósito na acumulação. Entretanto, isto não é de todo verdade. O centro de documentação tem uma finalidade: informar. Normalmente estes centros possuem alguma especialização.

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• A biblioteca se caracteriza pela acumulação de documentos com finalidades de estudo, pesquisa, e principalmente, consulta. Outro fator importante que distingue a biblioteca de um arquivo é que os documentos custodiados pela biblioteca não são por elas produzidos no decorrer de suas atividades administrativas, mas sim obtidos através de doação, permuta ou aquisição.

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• “Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro”.