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Mind Map by Angie Karina Bolaños Valdes, updated more than 1 year ago
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Created by Angie Karina Bolaños Valdes
over 9 years ago
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ACUERDO 042 DE 2002(Octubre 31)
- Art. 1° Objeto
- Establecer criterios que deben seguirse para la
organización de los archivos de gestión, en las entidades
del Estado.
- Establecer criterios que deben seguirse para la
organización de los archivos de gestión, en las entidades
del Estado.
- Por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las
entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículos 21, 22,
23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
- Art. 2° Obligatoriedad de la organización
de los archivos de gestión.
- Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, deberán
organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas
de Retención Documental y en concordancia con los manuales de
procedimientos y funciones de la respectiva entidad
- Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, deberán
organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas
de Retención Documental y en concordancia con los manuales de
procedimientos y funciones de la respectiva entidad
- Art. 3° Conformación de los archivos de gestión y
responsabilidad de los jefes de unidades
administrativas.
- Velar por la conformación, organización, preservación y control de los
archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y
orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
- Velar por la conformación, organización, preservación y control de los
archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y
orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
- Art. 4° Criterios para la organización de
archivos de gestión
- La organización de los archivos debe basarse
en la Tabla de Retención Documental
- La apertura e identificación de las carpetas
debe reflejar las series y subseries
- La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de
los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que
se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites
- Los tipos documentales que integran las unidades documentales de
las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de
facilitar su ordenación, consulta y control.
- Las transferencias primarias deberán
efectuarse de conformidad con lo
estipulado en la Tabla de Retención
Documental.
- Código de dependencia, fondo, sección, legajos
identificados con su número respectivo, libros
cuando sea del caso
- Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar,
marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación
- La organización de los archivos debe basarse
en la Tabla de Retención Documental
- Art. 5° Consulta de documentos
- Deberá efectuarse permitiendo el acceso a los
documentos cualquiera que sea su soporte
- Deberá efectuarse permitiendo el acceso a los
documentos cualquiera que sea su soporte
- Art. 6° Préstamo de documentos para
trámites internos
- Deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo,
identificación completa del expediente, número total de folios,
nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio
para su devolución
- Deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo,
identificación completa del expediente, número total de folios,
nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio
para su devolución
- Art. 7° Inventario documental
- Entidad remitente.
- Entidad productora.
- Unidad administrativa
- Oficina productora.
- Objeto.
- Registro de entrada.
- Frecuencia de consulta.
- Entidad remitente.
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