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Mind Map by jhoan andres angulo, updated more than 1 year ago
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Created by jhoan andres angulo
over 7 years ago
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PROCEDIMIENTO PARE EL RECIBO DE
UN DOCUMENTO
- El articulo 3 del acuerdo 060/2001 del Archivo General de la Nacion de Colombia,especifica que:"las
entidades deberan establecer de acuerdo con su estructura,la unidad de correspondencia que
gestione de manera centralizada y normalizada,los servicios de recepcion, radicacion y distribucion
de sus comunicaciones, de tal manera, que contribuyan al programa de gestion documental".
Ademas deberan contar con personal suficiente y debidamente capacitado y co los medios
necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el tramite de las comunicaciones
de caracter oficial, mediante servicios de mensajeria interna y externa.
- NORMALIZACION Para cumplir las disposiciones legales, es necesario que cada entidad normalice
los procedimientos de recibo y despacho de documentos.
- a normalizacion esta originada a cumplir los siguientes requisitos: Clase de correspondencia que
maneja en entidad. Uso o finalidad que se dará. Requisito de presentación formal. Tramite
Normas legales d conservación los procedimientos de recibo y despacho de documentos se
normalizan de dos formas: manual electonica: mediante un programa o software de
correspondencia.
- a normalizacion esta originada a cumplir los siguientes requisitos: Clase de correspondencia que
maneja en entidad. Uso o finalidad que se dará. Requisito de presentación formal. Tramite
Normas legales d conservación los procedimientos de recibo y despacho de documentos se
normalizan de dos formas: manual electonica: mediante un programa o software de
correspondencia.
- CLACIFICACION DE LAS COMUNICACIONES Comunicación externa: son las que se cruzan entre las
entidades o instituciones. Comunicaciones internas. Son las que se cruzan ente las dependencias de
la misma entidad o entre funcionarios.
- RECIBO DE DOCUMENTOS Son las tareas mas importantes y definitivas en la utilización y tratamiento
de las comunicaciones empresariales. Debe crear un control que permita comprobar el recibo y la
tramitación de las comunicaciones recibidas. El correo que se llevan a las empresas por los distintos
medios (personal, mensajero, buzón, correo normal y electonico, fax, etc…) deben ser canalizado por
una dependencia o personal.
- RECEPCION CLASIFICACION APERTURA
REVISION RADICACION REGISTRO
- RECEPCION CLASIFICACION APERTURA
REVISION RADICACION REGISTRO
- DOCUMENTOS NO RADICABLES Estos documentos siguen un control para sustentar la entrega a las
dependencias que deben atenderlos. En este grupo se encuentran: Comunicaciones personales:
estas no deben abrirse, simplemente se les imprime la fecha de recibo en el sobre, y de les estampa
un sello con la siguiente observación.
- ENVIO: cuando se hace necesario el envió es importante identificar la llegada a su destinatario el y
terminarse si se requiere envió local o internacional. A la hora de realizar envíos por medio del
correo es importante asegurar: Escoger el medio más eficaz para que la entrega sea oportuna.
Comparar lo costos que implica el despacho con las tarifas de correo
- REPARTO COMUNICACIÓNES OFICIALES VIA FAX: el artículo 12 del acuerdo 060/2001 establece que
“las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán., teniendo en cuenta la
información que forman parte integral de las series establecidas”.
- AGRUPACIONES DOCUMENTALES Es disponer de la documentación organizada de tal forma que la
información institucional se ha recuperado para el uso de las administraciones. LEY 594 DE 2000,
Título I, articulo 4. Inciso a) fines de los archivos.
- REPARTO COMUNICACIÓNES OFICIALES VIA FAX: el artículo 12 del acuerdo 060/2001 establece que
“las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán., teniendo en cuenta la
información que forman parte integral de las series establecidas”.
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