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APÉNDICE B: Realización de entrevistas

Definicion: Una entrevista es una forma especializada de comunicación realizada para un objetivo específico relacionado con una actividad (Downs, Smeyak y Martin, 1980; López, 1975).
1. Con excepción de las conversaciones, las entrevistas tal vez sean el suceso que ocurre con más frecuencia como forma de comunicación (Sincoff y Goyer, 1984); de hecho, ocurren de manera habitual en las organizaciones.
  1. entrevistas a individuos para:
    1. obtener un puesto,
    2. para reunir información
    3. y desempeñar su trabajo
  2. entrevistan los directivos para:
    1. entrenamiento
    2. revisar desempeño
    3. dar orientacion
    4. De hecho, una razón por la que algunos directivos no son buenos entrevistadores
      1. “comunicación intencional” de manera demasiado casual
        Como resultado de una mala planeación y de la falta de atención para manejar el proceso de entrevista, no logran cumplir su objetivo y a menudo alejan al entrevistado en ese proceso.
        las entrevistas deben planearse y ejecutarse de manera adecuada
REALIZACION DE LA ENTREVISTA
1. Combine una preparación minuciosa con una ejecución sensible. Como una entrevista es una situación de comunicación interpersonal, en esta sección revisaremos brevemente el concepto de comunicación de apoyo aplicado a las entrevistas. Luego estudiaremos las tres etapas de la entrevista (introducción, cuerpo y conclusión) y analizaremos las funciones de cada una
2. Introducción de la entrevista La comunicación de apoyo comienza de manera inmediata en la introducción, donde usted establece el tono y la atmósfera de la entrevista. Debe saludar al entrevistado en una forma que ayude a establecer una buena relación
  1. Luego de saludar, necesita motivar al entrevistado a participar con disposición en la entrevista. Algunas formas comunes de lograr esto incluyen solicitar la ayuda del entrevistado o decirle por qué lo eligió como fuente de información. Por último, la introducción debe ofrecer orientación respecto a la entrevista completa.
    1. Debe decir al entrevistado: 1. el objetivo de la entrevista; 2. cómo ayudará él o ella a satisfacer ese propósito, y 3. cómo se utilizará la información obtenida durante la entrevista. La introducción debe terminar con la transición hacia el cuerpo de la entrevista.
3. Establecer y mantener una atmósfera de comunicación de apoyo La atmósfera de la entrevista se refiere al tono y a la atmósfera general en que ocurre la entrevista.
4. Desarrollo del cuerpo de la entrevista Por lo general, el cuerpo de la entrevista seguirá la guía de la entrevista, que es una secuencia predeterminada de preguntas. Existen tres tipos de guías: estructuradas, semiestructuradas y no estructuradas. Si la guía de la entrevista es estructurada, usted simplemente leerá las preguntas de la guía y registrará las respuestas del entrevistado. Una guía semiestructurada incluye diversas preguntas recomendadas para cada tema. Entonces el entrevistador selecciona las preguntas más adecuadas para un candidato específico.
  1. El sondeo depende directamente de su capacidad para escuchar bien y analizar el contenido y la información relacionada que el entrevistado le ofrece. Las preguntas de sondeo rara vez se planean con anticipación porque usted no puede pronosticar cómo responderá el entrevistado.
    1. El tipo de sondeo que realice dependerá de las respuestas de su entrevistado y del tipo de información que usted esté buscando.
      1. Si considera que la respuesta es superficial o inadecuada debido a la falta de información, es recomendable utilizar un sondeo de elaboración
      2. Si necesita aclarar la información que da el entrevistado, utilice un sondeo de esclarecimiento,
      3. También se utiliza el sondeo reflexivo cuando se requiere una explicación o aclaración. Es de naturaleza no directiva y por lo general en él se refleja o repite algún aspecto de la respuesta que el entrevistado acaba de darle
      4. Si el entrevistado no responde a su pregunta, quizá deba utilizar un sondeo de repetición. Simplemente, Parafrasee la pregunta o repítala palabra por palabra.
      5. Si quiere que el entrevistado continúe hablando libremente, utilice el silencio para alentarlo a continuar. El silencio tiende a comunicar que usted espera más del entrevistado.
        El uso eficaz de las preguntas de sondeo es tal vez la habilidad más importante que un entrevistador puede desarrollar. También es la más difícil de desarrollar. Con demasiada frecuencia un entrevistador termina una entrevista y piensa acerca de todo lo que podría haberse discutido si hubiera realizado los sondeos adecuados
5. Conclusión de la entrevista La tercera etapa de la entrevista es la conclusión. Para concluir una entrevista, debe cumplir cuatro propósitos.
  1. Primero, asegúrese de indicar explícitamente que la entrevista está a punto de terminar.
  2. En segundo lugar, trate de resumir la información que obtuvo. Esto sirve para verificar la exactitud de la información que acaba de obtener: el entrevistado puede corregir sus impresiones si parecen estar equivocadas.
  3. Tercero, permita que el entrevistado sepa lo que va a suceder después
  4. Por último, asegúrese de seguir reforzando la relación al expresarle su aprecio por el tiempo y por sus juiciosas respuestas.
6. Registro de la información Aunque haya planeado la entrevista perfectamente y haya realizado todas las preguntas y los sondeos correctos, si no logra recordar con precisión la información obtenida, la entrevista no puede considerarse como un éxito.
  1. El primer aspecto que necesita reconocer respecto al recuerdo de la información de la entrevista es sencillo: la memoria no funcionará por sí sola.
    1. Confiar únicamente en la memoria deja abierta la posibilidad de olvidar información o de reajustarla para satisfacer sus propias necesidades. Incluso si resume la entrevista tan pronto como termine, corre el riesgo de reinterpretar la información en formas que se alejan de la intención del entrevistado.
PLANIFICACION DE LA ENTREVISTA
1. Establecer el objetivo y la agenda Como en cualquier proceso de comunicación planeado, es necesario definir con claridad los objetivos de la entrevista. Al igual que en una presentación oral, en una entrevista uno debe preguntarse qué quiere lograr.
  1. ¿Desea recopilar información? ¿Persuadir? ¿Aconsejar? ¿Evaluar? No sólo necesita considerar lo que desea lograr en términos del contenido de la entrevista, sino también debe tomar en cuenta la relación que desea establecer con el otro participante
    1. Considere quién es su compañero de entrevista y cómo lo que usted diga afectará a la relación ya existente. Esto se asemeja al proceso de adaptar el mensaje a su audiencia en una presentación oral,
    2. También debe considerarse la situación en la que tendrá lugar la entrevista.
    3. Una vez que haya determinado su objetivo, desarrolle una agenda.
    4. Piense qué tipo de información necesita obtener de acuerdo con su objetivo. A partir de esto, escriba una lista de temas que se deben cubrir en la entrevista.
2. Formular buenas preguntas que faciliten la revelación de información Las preguntas surgen de su objetivo y de su agenda, y son los medios fundamentales por los que se obtiene información en una entrevista. Cualquier entrevistador puede hacer preguntas, pero sólo un entrevistador bien preparado hace preguntas eficaces (aquellas que consiguen la información que se requiere).
  1. Las preguntas abiertas, ofrecen información general. Utilice preguntas abiertas cuando quiera dejar al entrevistado hablar sin restricción. Las preguntas abiertas son útiles para establecer una buena relación.
    1. Las preguntas abiertas también consumen mucho tiempo y, si se utilizan con demasiada frecuencia, dificultan que el entrevistador controle la entrevista. Sin embargo, si usted está buscando información amplia y general, haga preguntas abiertas.
  2. Por otro lado, si necesita información específica, haga preguntas cerradas. Las preguntas cerradas, restringen las respuestas que el entrevistado puede dar. Son adecuadas cuando el tiempo es limitado o cuando quiera aclarar un aspecto de una pregunta abierta.
  3. Cuando planee sus preguntas, preste mucha atención a la forma de expresarlas. A menudo, un entrevistador sin preparación hará preguntas difíciles de responder o que impedirán respuestas abiertas y honestas. Un ejemplo es la pregunta de doble contenido:
    1. Cada una de estas preguntas supone una condición con la que el entrevistado puede no estar de acuerdo, y luego se pide al entrevistado que apoye o defienda esa condición.
  4. Otra pregunta problemática es la pregunta bipolar falsa. Una pregunta bipolar ofrece al entrevistado dos opciones, esta pregunta obliga a los entrevistados a elegir entre opciones limitadas o falsas, ninguna de las cuales tiene probabilidad de representar su verdadera posición acerca del tema
    1. Por lo tanto, si usted utiliza preguntas bipolares, asegúrese de que las opciones que ofrece son las únicas dos posibles opciones; de otra forma, obtendrá información inexacta.
  5. Un último tipo de pregunta problemática es la pregunta guiada, en la que se deja saber al entrevistado la respuesta que usted quiere escuchar por la forma en que plantea la pregunta:
    1. Para un entrevistado astuto será fácil darse cuenta de lo que usted quiere escuchar, así que usted tiene la posibilidad de obtener respuestas sesgadas. Hacer preguntas guiadas puede ser útil cuando se buscan respuestas sesgadas
3. Estructurar la entrevista utilizando auxiliares de entrevista Después de determinar el objetivo y la agenda, y luego de formular sus preguntas, el siguiente paso en la preparación de una entrevista es desarrollar la estructura. Para hacer esto, necesita pensar en tres cosas:
  1. la secuencia de las preguntas,
    1. Mientras elabora la guía de la entrevista, también necesita prestar atención a la secuencia de las preguntas, es decir, cómo se interconectarán. Los dos tipos más comunes de secuencias de preguntas son la secuencia de embudo y la secuencia de embudo invertido. La secuencia de embudo comienza con preguntas generales y luego avanza hacia preguntas cada vez más específicas.
  2. la guía de la entrevista,
    1. La guía de la entrevista es un bosquejo de los temas y subtemas que desea cubrir, por lo general con preguntas específicas bajo cada encabezado. En otras palabras, es la versión final de la agenda.
  3. y las transiciones.
4. Planeación del entorno para mejorar la relación La ubicación de la entrevista puede tener un efecto importante sobre la atmósfera y el resultado. Si realiza la entrevista en su oficina o en la sala de juntas de una empresa, creará una atmósfera formal. Por otro lado, si realiza la entrevista en un lugar más neutral, como un restaurante, el clima será más relajado. La elección del entorno depende de sus metas para la entrevista
5. Anticipar los problemas y preparar las respuestas Cuando se prepare para una entrevista, debe considerar qué tipos de problemas podría enfrentar. Imagine cómo respondería el entrevistado a lo que usted tiene que preguntar y prepárese para sus objeciones y preguntas. Considere la personalidad del entrevistado y cómo tendrá usted que adaptarse para permitir que el individuo se explaye o para controlar la tendencia de éste a dominar.
TIPOS ESPECÍFICOS DE ENTREVISTAS ORGANIZACIONALES
1. La información presentada en las secciones anteriores le ayudará a planear y a realizar casi cualquier tipo de entrevista. Sin embargo, aquí hay ciertos tipos especiales que se deben planear y considerar. En esta sección describiremos brevemente los tipos más comunes de entrevistas organizacionales, y aplicaremos los principios descritos anteriormente para los temas y las circunstancias específicos.
2. ENTREVISTAS PARA OBTENER INFORMACIÓN La entrevista para obtener información es la que se realiza con más frecuencia en las empresas y también es la que más se parece a una conversación.
  1. Si trata estas misiones de búsqueda de hechos como entrevistas, estará en una mejor posición para recabar información precisa y útil, porque dedicará tiempo a planear con anticipación.
    1. Más que en ninguna otra entrevista, como entrevistador debe actuar de manera flexible y adaptarse a su interlocutor. Elija un entorno físico que aliente la plática y fomente una atmósfera apropiada.
3. ENTREVISTAS DE SELECCIÓN DE PERSONAL La entrevista de empleo se utiliza para ayudar a que los miembros actuales de la empresa elijan a los nuevos miembros.
  1. Durante la entrevista de selección, el entrevistador trata de evaluar si los candidatos a un puesto se adaptarán a la organización y si cuentan con las habilidades necesarias para el puesto. Además, el entrevistador a menudo trata de presentar favorablemente la organización al entrevistado. Las preguntas que se hacen durante la entrevista de selección se refieren a cuatro temas generales: experiencia laboral previa, escolaridad y capacitación, características de personalidad, y actividades e intereses relacionados. La naturaleza del puesto y el entrevistado determinarán qué temas destacarán.
    1. Existen tres fuentes de información que debe revisar al formular preguntas para una entrevista de selección:
      1. 2. Consiga el formato de evaluación que utiliza su empresa para evaluar a los posibles empleados.
      2. 3. Otra información que debe utilizar para elaborar preguntas para una entrevista de selección es el currículo y la carta de presentación del aspirante.
      3. 1. Revise la descripción de puesto para evaluar las habilidades técnicas y la experiencia que se requieren.
      4. En conclusión, recuerde que su principal objetivo en una entrevista de selección es encontrar a un individuo que esté calificado para un puesto específico en su organización.
4. ENTREVISTAS DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO La entrevista de evaluación del desempeño por lo general forma parte de un sistema de evaluación profesional más amplio.
  1. La meta de este sistema es evaluar a un miembro de una organización y a menudo dar retroalimentación a un subalterno sobre formas para mejorar su desempeño en un puesto.
  2. Por lo general, antes de la entrevista de evaluación del desempeño, el subalterno, el superior o ambos preparan evaluaciones escritas. Existen muchos tipos de formatos de evaluación

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