Definicion: Una entrevista es una forma especializada de
comunicación realizada para un objetivo específico relacionado
con una actividad (Downs, Smeyak y Martin, 1980; López, 1975).
Con excepción de las conversaciones, las entrevistas tal vez sean el
suceso que ocurre con más frecuencia como forma de
comunicación (Sincoff y Goyer, 1984); de hecho, ocurren de manera
habitual en las organizaciones.
entrevistas a individuos para:
obtener un puesto,
para reunir información
y desempeñar su trabajo
entrevistan los directivos para:
entrenamiento
revisar desempeño
dar orientacion
De hecho, una razón por la que algunos
directivos no son buenos entrevistadores
“comunicación intencional” de manera demasiado casual
Como resultado de una mala planeación y
de la falta de atención para manejar el
proceso de entrevista, no logran cumplir
su objetivo y a menudo alejan al
entrevistado en ese proceso.
las entrevistas deben
planearse y ejecutarse de
manera adecuada
REALIZACION DE LA ENTREVISTA
Combine una preparación minuciosa
con una ejecución sensible. Como
una entrevista es una situación de
comunicación interpersonal, en esta
sección revisaremos brevemente el
concepto de comunicación de apoyo
aplicado a las entrevistas. Luego
estudiaremos las tres etapas de la
entrevista (introducción, cuerpo y
conclusión) y analizaremos las
funciones de cada una
Introducción de la entrevista La comunicación de apoyo comienza de
manera inmediata en la introducción, donde usted establece el tono
y la atmósfera de la entrevista. Debe saludar al entrevistado en una
forma que ayude a establecer una buena relación
Luego de saludar, necesita motivar al entrevistado a participar con disposición en la
entrevista. Algunas formas comunes de lograr esto incluyen solicitar la ayuda del
entrevistado o decirle por qué lo eligió como fuente de información. Por último, la
introducción debe ofrecer orientación respecto a la entrevista completa.
Debe decir al entrevistado: 1. el objetivo de la entrevista; 2. cómo ayudará él o ella a satisfacer ese
propósito, y 3. cómo se utilizará la información obtenida durante la entrevista. La introducción debe
terminar con la transición hacia el cuerpo de la entrevista.
Establecer y mantener una atmósfera de comunicación de apoyo La
atmósfera de la entrevista se refiere al tono y a la atmósfera general en que
ocurre la entrevista.
Desarrollo del cuerpo de la entrevista Por lo general, el cuerpo de la entrevista seguirá la guía de la
entrevista, que es una secuencia predeterminada de preguntas. Existen tres tipos de guías:
estructuradas, semiestructuradas y no estructuradas. Si la guía de la entrevista es estructurada,
usted simplemente leerá las preguntas de la guía y registrará las respuestas del entrevistado. Una
guía semiestructurada incluye diversas preguntas recomendadas para cada tema. Entonces el
entrevistador selecciona las preguntas más adecuadas para un candidato específico.
El sondeo depende directamente de su capacidad para
escuchar bien y analizar el contenido y la información
relacionada que el entrevistado le ofrece. Las preguntas
de sondeo rara vez se planean con anticipación porque
usted no puede pronosticar cómo responderá el
entrevistado.
El tipo de sondeo que realice
dependerá de las respuestas de su
entrevistado y del tipo de información
que usted esté buscando.
Si considera que la respuesta es superficial o inadecuada debido a la
falta de información, es recomendable utilizar un sondeo de
elaboración
Si necesita aclarar la información que da el entrevistado, utilice un
sondeo de esclarecimiento,
También se utiliza el sondeo reflexivo cuando se requiere una
explicación o aclaración. Es de naturaleza no directiva y por lo general
en él se refleja o repite algún aspecto de la respuesta que el
entrevistado acaba de darle
Si el entrevistado no responde a su pregunta, quizá deba utilizar un
sondeo de repetición. Simplemente, Parafrasee la pregunta o repítala
palabra por palabra.
Si quiere que el entrevistado continúe hablando libremente, utilice el
silencio para alentarlo a continuar. El silencio tiende a comunicar
que usted espera más del entrevistado.
El uso eficaz de las preguntas de sondeo es tal vez la habilidad más importante que un
entrevistador puede desarrollar. También es la más difícil de desarrollar. Con
demasiada frecuencia un entrevistador termina una entrevista y piensa acerca de todo
lo que podría haberse discutido si hubiera realizado los sondeos adecuados
Conclusión de la entrevista La
tercera etapa de la entrevista es la
conclusión. Para concluir una
entrevista, debe cumplir cuatro
propósitos.
Primero, asegúrese de indicar
explícitamente que la entrevista
está a punto de terminar.
En segundo lugar, trate de
resumir la información que
obtuvo. Esto sirve para verificar la
exactitud de la información que
acaba de obtener: el entrevistado
puede corregir sus impresiones si
parecen estar equivocadas.
Tercero, permita que el
entrevistado sepa lo que va a
suceder después
Por último, asegúrese de seguir
reforzando la relación al
expresarle su aprecio por el
tiempo y por sus juiciosas
respuestas.
Registro de la información
Aunque haya planeado la
entrevista perfectamente y haya
realizado todas las preguntas y los
sondeos correctos, si no logra
recordar con precisión la
información obtenida, la
entrevista no puede considerarse
como un éxito.
El primer aspecto que necesita reconocer
respecto al recuerdo de la información de la
entrevista es sencillo: la memoria no
funcionará por sí sola.
Confiar únicamente en la memoria deja abierta la
posibilidad de olvidar información o de reajustarla para
satisfacer sus propias necesidades. Incluso si resume la
entrevista tan pronto como termine, corre el riesgo de
reinterpretar la información en formas que se alejan de la
intención del entrevistado.
PLANIFICACION DE LA ENTREVISTA
Establecer el objetivo y la agenda Como en cualquier proceso de
comunicación planeado, es necesario definir con claridad los
objetivos de la entrevista. Al igual que en una presentación oral, en
una entrevista uno debe preguntarse qué quiere lograr.
¿Desea recopilar información? ¿Persuadir? ¿Aconsejar? ¿Evaluar? No sólo
necesita considerar lo que desea lograr en términos del contenido de la
entrevista, sino también debe tomar en cuenta la relación que desea
establecer con el otro participante
Considere quién es su compañero de entrevista y cómo lo que
usted diga afectará a la relación ya existente. Esto se asemeja al
proceso de adaptar el mensaje a su audiencia en una
presentación oral,
También debe considerarse la situación en la que tendrá lugar la entrevista.
Una vez que haya determinado su objetivo, desarrolle una agenda.
Piense qué tipo de información necesita obtener de acuerdo con su objetivo. A
partir de esto, escriba una lista de temas que se deben cubrir en la entrevista.
Formular buenas preguntas que faciliten la revelación de información Las preguntas surgen de su
objetivo y de su agenda, y son los medios fundamentales por los que se obtiene información en una
entrevista. Cualquier entrevistador puede hacer preguntas, pero sólo un entrevistador bien
preparado hace preguntas eficaces (aquellas que consiguen la información que se requiere).
Las preguntas abiertas, ofrecen información general. Utilice preguntas abiertas cuando
quiera dejar al entrevistado hablar sin restricción. Las preguntas abiertas son útiles
para establecer una buena relación.
Las preguntas abiertas también consumen
mucho tiempo y, si se utilizan con demasiada
frecuencia, dificultan que el entrevistador
controle la entrevista. Sin embargo, si usted
está buscando información amplia y general,
haga preguntas abiertas.
Por otro lado, si necesita información específica, haga preguntas cerradas. Las preguntas cerradas,
restringen las respuestas que el entrevistado puede dar. Son adecuadas cuando el tiempo es
limitado o cuando quiera aclarar un aspecto de una pregunta abierta.
Cuando planee sus preguntas, preste mucha atención a la forma de expresarlas. A menudo, un
entrevistador sin preparación hará preguntas difíciles de responder o que impedirán respuestas
abiertas y honestas. Un ejemplo es la pregunta de doble contenido:
Cada una de estas preguntas
supone una condición con la que
el entrevistado puede no estar de
acuerdo, y luego se pide al
entrevistado que apoye o
defienda esa condición.
Otra pregunta problemática es la pregunta bipolar falsa. Una pregunta bipolar ofrece al entrevistado
dos opciones, esta pregunta obliga a los entrevistados a elegir entre opciones limitadas o falsas,
ninguna de las cuales tiene probabilidad de representar su verdadera posición acerca del tema
Por lo tanto, si usted utiliza
preguntas bipolares, asegúrese de
que las opciones que ofrece son
las únicas dos posibles opciones;
de otra forma, obtendrá
información inexacta.
Un último tipo de pregunta problemática es la pregunta guiada, en la que se deja saber al
entrevistado la respuesta que usted quiere escuchar por la forma en que plantea la pregunta:
Para un entrevistado astuto será fácil darse cuenta de lo que usted quiere
escuchar, así que usted tiene la posibilidad de obtener respuestas sesgadas.
Hacer preguntas guiadas puede ser útil cuando se buscan respuestas
sesgadas
Estructurar la entrevista utilizando auxiliares de entrevista Después de determinar el
objetivo y la agenda, y luego de formular sus preguntas, el siguiente paso en la
preparación de una entrevista es desarrollar la estructura. Para hacer esto, necesita
pensar en tres cosas:
la secuencia de las preguntas,
Mientras elabora la guía de la
entrevista, también necesita prestar
atención a la secuencia de las
preguntas, es decir, cómo se
interconectarán. Los dos tipos más
comunes de secuencias de preguntas
son la secuencia de embudo y la
secuencia de embudo invertido. La
secuencia de embudo comienza con
preguntas generales y luego avanza
hacia preguntas cada vez más
específicas.
la guía de la entrevista,
La guía de la entrevista es un
bosquejo de los temas y subtemas
que desea cubrir, por lo general con
preguntas específicas bajo cada
encabezado. En otras palabras, es la
versión final de la agenda.
y las transiciones.
Planeación del entorno para mejorar la relación La ubicación de la
entrevista puede tener un efecto importante sobre la atmósfera y
el resultado. Si realiza la entrevista en su oficina o en la sala de
juntas de una empresa, creará una atmósfera formal. Por otro lado,
si realiza la entrevista en un lugar más neutral, como un
restaurante, el clima será más relajado. La elección del entorno
depende de sus metas para la entrevista
Anticipar los problemas y preparar las respuestas Cuando se prepare
para una entrevista, debe considerar qué tipos de problemas podría
enfrentar. Imagine cómo respondería el entrevistado a lo que usted
tiene que preguntar y prepárese para sus objeciones y preguntas.
Considere la personalidad del entrevistado y cómo tendrá usted que
adaptarse para permitir que el individuo se explaye o para controlar
la tendencia de éste a dominar.
TIPOS ESPECÍFICOS DE ENTREVISTAS ORGANIZACIONALES
La información presentada en las secciones anteriores le ayudará a planear
y a realizar casi cualquier tipo de entrevista. Sin embargo, aquí hay ciertos
tipos especiales que se deben planear y considerar. En esta sección
describiremos brevemente los tipos más comunes de entrevistas
organizacionales, y aplicaremos los principios descritos anteriormente para
los temas y las circunstancias específicos.
ENTREVISTAS PARA OBTENER INFORMACIÓN La entrevista para
obtener información es la que se realiza con más frecuencia en las
empresas y también es la que más se parece a una conversación.
Si trata estas misiones de búsqueda de
hechos como entrevistas, estará en una
mejor posición para recabar información
precisa y útil, porque dedicará tiempo a
planear con anticipación.
Más que en ninguna otra entrevista,
como entrevistador debe actuar de
manera flexible y adaptarse a su
interlocutor. Elija un entorno físico
que aliente la plática y fomente una
atmósfera apropiada.
ENTREVISTAS DE SELECCIÓN DE PERSONAL La entrevista de empleo se utiliza para ayudar a que los
miembros actuales de la empresa elijan a los nuevos miembros.
Durante la entrevista de selección, el entrevistador trata de evaluar si los candidatos a un puesto se
adaptarán a la organización y si cuentan con las habilidades necesarias para el puesto. Además, el
entrevistador a menudo trata de presentar favorablemente la organización al entrevistado. Las
preguntas que se hacen durante la entrevista de selección se refieren a cuatro temas generales:
experiencia laboral previa, escolaridad y capacitación, características de personalidad, y actividades
e intereses relacionados. La naturaleza del puesto y el entrevistado determinarán qué temas
destacarán.
Existen tres fuentes de información que debe revisar al formular preguntas
para una entrevista de selección:
2. Consiga el formato de evaluación que utiliza su empresa
para evaluar a los posibles empleados.
3. Otra información que debe utilizar para elaborar preguntas
para una entrevista de selección es el currículo y la carta de
presentación del aspirante.
1. Revise la descripción de puesto para evaluar las
habilidades técnicas y la experiencia que se requieren.
En conclusión, recuerde que su
principal objetivo en una
entrevista de selección es
encontrar a un individuo que
esté calificado para un puesto
específico en su organización.
ENTREVISTAS DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO La entrevista de
evaluación del desempeño por lo general forma parte de un sistema de
evaluación profesional más amplio.
La meta de este sistema es evaluar a un miembro de una
organización y a menudo dar retroalimentación a un subalterno
sobre formas para mejorar su desempeño en un puesto.
Por lo general, antes de la
entrevista de evaluación del
desempeño, el subalterno, el
superior o ambos preparan
evaluaciones escritas. Existen
muchos tipos de formatos de
evaluación