DOCUMENTO

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Soporte material que contiene información que permite la comunicación
1. Clasificaciòn
  1. Biblioteca
    1. *Libros: contenido variado *Publicaciones periódicas: aparece por entregas sucesivas *Documentación de congresos: actas *Tesis: resultado de un trabajo original *Bibliografías: referencias de documentos *Catálogos: colecciones bibliográficos *Repertorios: recopilación de datos *Bases de datos: conjunto de datos homogéneos
  2. Segùn su actividad econòmica
    1. *PERSONALES • CARTAS • DISCURSOS • ENSAYOS • DIARIO *COMERCIALES -PARTE ADMINISTRATIVA • ACUERDOS • HOJAS DE VIDA • INF ORMES • LEYES -PARTE CONTABLE • FACTURAS • RECIBOS • BALANCES *JUDICIALES • JUICIOS • DEMANDAS • CAUSAS *RELIGIOSAS • ESCRITOS PAPALES • BULA • ACTAS *MILITARES • MINUTA • AUTOS
2. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION
  1.  •Asunto: Resumen de una linea
  2.  •Fecha de origen: Fecha emitida
  3.  •Número y código de origen: registro de origen
  4.  •Emisor: persona que firma el documento.
  5.  •Institución: empresa del emisor.
  6.  •Grado de reserva: Ordinaria o reservada
  7.  •Prioridad o tipo: Normal, urgente, tutela
  8.  •Medio de recepción: Intermediario o portador
  9.  Destinatario: Nombre de a quien va dirigido
  10.  •Responsable: Nombre del responsable
  11.  •Resumen del texto: objetivo y sintético
  12.  Insertar documento: Incorporar el archivo magnético
UNIDAD DECORRESPONDENCIA
1. Gestiona los servicios de recepción, radicación y distribución delas comunicaciones
  1. MISION  Hacer de los archivos semiactivos e inactivos una fuente de información
  2. OBJETIVO  Recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones
  3. FUNCIONES  Recepción  Distribución Trámite  Conservación  Consulta de documentos
  4. SERVICIO QUE PRESTA  Dar información adecuada y oportuna  Conservar la información  Digitalizar  Cambio de soporte  Implementar manuales de procedimientos

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