DOCUMENTOS

DOCUMENTOS

1. Soporte material que contiene información y que tiene como fin transmitir conocimientos permitiendo la comunicación

2. BIBLIOTECA

   • -Libros -Publicaciones Periódicas -Documentación de Congresos -Bibliografías -Catálogos -Repertorios -Bases de Datos

3. SEGÚN SU ACTIVIDAD ECONÓMICA

   • PERSONALES
     • -Cartas -Discursos -Ensayos -Diario
   • CONTABLES
     • PARTE ADMINISTRATIVA
       • -Acuerdos -Hojas de Vida -Informes -Leyes
     • PARTE CONTABLE
       • -Facturas -Recibos -Balances
   • JUDICIALES
     • SENTENCIAS
       • -Juicios -Demandas Causas
   • MILITARES
     • -Minuta -Autos
   • RELIGIOSOS
     • -Escritos Papales -Bula -Actas

4. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN

   • Asunto
   • Fecha de Origen
   • Número de Origen
   • Emisor
   • Institución
   • Grado de Reserva
   • Prioridad o Tipo
   • Medio de Recepción
   • Destinatario
   • Responsable
   • Resumen del Texto
   • Digitalizar Imagen
   • Insertar Documento

5. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

   • Gestiona los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones contribuyendo al desarrollo del programa de gestión documental
     • MISIÓN
       • Hacer de los archivos semiactivos e inactivos como fuente de información reflejándose el buen desarrollo de la unidad
     • SERVICIOS QUE PRESTA
       • -Información adecuada y oportuna -Conservar la información -Digitalizar -Cambio de soporte -Implementar manuales de procedimientos
     • OBJETIVOS
       • Recibir, enviar y controlar el trámite de las comunicaciones empresariales, mediante fax, correo facilitando la atención de las solicitudes y contribuyendo a la administración pública
     • FUNCIONES
       • Procesos de Programa de Gestión Documental -Recepción -Distribución Trámite -Conservación -Consulta de Documentos

6. EL ARCHIVO

   • -Las empresas realizan transacciones que originan registros en forma de facturas, pedidos -Los documentos requieren ser conservados ordenadamente para ser localizados fácilmente. -Los archivos son muy importantes, recopilan registros, documentos.
   • FUNCIONES
     • -Reunir documentos -Asegurar su conservación -Asegurar su rapidez
   • DOCUMENTOS PÚBLICOS
     • Documento expedido o autorizado por funcionarios públicos o fedatario público

7. PÚBLICOS

   • REGISTRO CIVÍL
     • -Partida de Nacimiento -Acta de Defunción -Acta de Divorcio
   • PERSONAL
     • -Cédula -Carnet -Pasaporte -Licencia de Conducir
   • DOC. DE PROPIEDAD
     • -Vivienda -Terreno -Vehículo
   • DOC. SOLVENCIA
     • -Diploma -Título Académico -Reconocimiento
   • DOC. ACREDITACIÓN
     • Impuesto Servicio

8. PRIVADOS

   • Constatación de Trabajo
   • Certificaciones
   • Constancia Médica
   • Autorización

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