Archivo y clasificación de documentos

El archivo y su función
1. El archivo se refiere a:
  1. Al conjunto ordenado de documentos
  2. Al lugar donde se ordena,clasifica y guarda
  3. A la institución, organismo o departamento
Tipos de archivos empresariales
1. Según la frecuencia de uso
  1. Activos
  2. Semiactivos
  3. Inactivos
2. Según su localización
  1. Gestión centralizada del archivo
  2. Gestión descentralizada del archivo
  3. Gestión mixta del archivo
3. Según el soporte utilizado
  1. Formato papel
  2. Formato digital
Sistemas de clasificación de documentos
1. Alfabético
  1. Ordenado por orden alfabético
2. Númerico
  1. Ordenado por número natural
3. Cronológico
  1. Ordenado por fecha relacionada
4. Geográfico
  1. Ordenado por lugar o dirección
5. Temático
  1. Ordenado por temas o asuntos
6. Alfanumérico
  1. Ordenado por números y letras
Archivo de documentación en formato papel
1. Entrada de la documentación en el archivo
  1. 1-Determinar el valor de los documentos
  2. 2-Realizar copia de seguridad
  3. 3-Referenciar los documentos
  4. 4-Prearchivar los documentos
2. Conservación y utilización de la documentación
  1. 1-Dejar constancia de la entrada o salida
  2. 2-Sacar del archivo el expediente
  3. 3-Proceder a la devolución de la documentación al archivo
3. Purga y destrucción de archivos
  1. Maquinas destructoras de documentación
Archivo informático de datos
1. Archivo informático de documentos
  1. Tiene ruta y nombre identificativo
  2. Se utilizan carpetas o directorios
  3. Tienen información sobre la fecha
  4. Sigue una ordenación jerarquica
2. Sistemas de gestión de datos
  1. Organización flexible
  2. Distintos niveles de restricción
  3. Actualización de carácter general
  4. Consulta simultanea de datos
  5. Repetición de datos
  6. Copias de seguridad
La protección de la información: la LOPD
1. Medidas para la protección de la información
2. Ley de protección de datos

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