ANÁLISIS Y REPRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS

ANÁLISIS Y REPRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS

1. SE VE REFLEJADO EN TRES TEMAS IMPORTANTES

   • ANÁLISIS DE DOCUMENTOS
     •    ANÁLISIS DE DOCUMENTOS Análisis documental alude al conjunto de conocimientos relativos a los términos, Principios, métodos y técnicas que permiten examinar, distinguir y separar Cada una de las partes de un documento, para determinar la categoría a que pertenece, su estructura formal, propiedades y significado de sus contenidos temáticos.  Se trata, pues, de un método de conocimiento que facilita el estudio de los documentos ya sea engrupo o aisladamente. Los resultados del análisis de grupos de documentos se expresan en forma de categorías de documentos, es decir, en conceptos abstractos que definen sus propiedades comunes y sus relaciones más generales. Estas categorías son el resultado de una abstracción que generaliza los aspectos particulares o singulares de los documentos que produce y utiliza una comunidad. Reglas para describirlos, de manuales de estilo para producirlos y publicarlos, o de sistemas de normas para regular su apariencia.Las formas para la creación de documentos ha sido motivo de estudio de diversas disciplinas y ha generado una amplia literatura relativa a los conocimientos necesarios para construir y validar un determinado tipo de documentos. En la sociedad contemporánea la difusión, publicación y uso de documentos es de tal magnitud que ha dado lugar a la creación de documentos denominados secundarios, los cuales describen sistemáticamente a otros documentos denominados, obviamente, primarios.  La descripción de los documentos se hace mediante la expresión abreviada de sus características formales y del significado de sus contenidos para facilitar la formación de acervos y el acceso a los mismos. Las descripciones de forma y contenido de un documento intentan representarlo en forma unívoca y singular,  vía intranet o intenet.   La difusión de la producción editorial se sustenta en la idea de autores propietarios de impresos, que si bien son independientes entre sí, constituyen un monopolio; sin embargo no están aislados unos de otros, puesto que el significado de los contenidos temáticos de los impresos que generan mantiene un vínculo en razón De una serie de creencias –sustento del desarrollo de la actividad científica, académica, de divulgación, difusión o entretenimiento– que facilitan el que las publicaciones producidas adquieran sentido y significado para distintas comunidades. Así por ejemplo, la actividad científica considera que la publicación debe servir al propósito de recrear y acumular el conocimiento, de manera que un autor retoma partes de otro autor y los incorpora a su propia publicación y así sucesivamente. La actividad académica establece que el aprendizaje debe apoyarse en el conocimiento de los significados de esas publicaciones y crea bibliotecas como un instrumento para construir acervos clasificados de uso colectivo que faciliten su acceso. Como el SGML y sus derivados, sea la tendencia que prevalezca. Los sistemas para almacenar información cuentan con elementos que permiten 1) almacenar los documentos que se adquieren; 2) organizar y controlar los documentos que se adquieren en función de las diferentes demandas de los usuarios (catalogación, indización, clasificación) de modo que puedan ser identificados fácilmente; 3) describir físicamente el documento para analizar su contenido conceptual y traducirlo a un vocabulario determinado –que constituya una representación   
     • Principios, métodos y técnicas
       • Ámbito del análisis documental
         •    El ámbito del análisis documental comprende el estudio de los principios, conceptos, técnicas y métodos que permiten formular enunciados cuya función es expresar una idea acerca de un documento por medio de palabras, signos y códigos convencionales, con la intención de que éstos constituyan una representación que haga las veces del documento a fin de poder identificarlo, clasificarlo y localizarlo.   
       • Representar documentos
         • Es la imagen o símbolo del documento
         • Conocer el documento
           •    Conocer un documento implica un nivel de mayor profundidad, a saber: leerlo, comprenderlo, ubicar sus contenidos temáticos como parte de otros contenidos temáticos; supone, además, integrar todos los elementos acerca de un documento en una sola unidad. La condición para conocer un documento es captarlo en sus diferentes matices, bajo diferentes perspectivas y, eventualmente, en situaciones distintas. Supone también tener experiencias variadas sobre el mismo y poder hacer, de algún modo, una serie de inferencias a partir de ellas, referidas al documento en cuestión. Cuando nuestro conocimiento es circunstancial y hablamos de “conocer” conforme a su significado semántico común, sólo podemos referirnos a aspectos superficiales y aun ocasionales del documento. Sin embargo, conocer un documento implica poder contestar múltiples cuestiones de diverso índole.
         • Sistemas de reglas
           • Esto facilita la representación de un documento. 
           • Conforme al tipo de representación
             • En cuyo caso las reglas se orientan a la construcción de algún tipo de representación, como ´puede ser la simple descripción física de un documento, o bien tratarse de las formas más complejas como es el caso de los resúmenes o las reseñas. 
           • conforme a las características de una clase de documentos
             • En cuyo caso se agrupan y jerarquizan los elementos que se consideran peculiares para representarlos dentro de una clase específica. 
         • Conceptos importantes
           • Estos conceptos se introdujeron como parte de las técnicas de búsqueda de información. 
           • Relevancia
             • Califica los rasgos significativos y operaciones lógicas (Exclusión, suma, pertenencia,etc.) que tienen un valor diferencial en la selección de términos para una búsqueda de información. 
           • Pertinencia
             • Califica los rasgos significativos que tienen un valor diferencial en la selección de los datos referentes a la descripción de un documento, los cuales se obtiene  por medio de una búsqueda de información y a las vez determinan el propósito de esta última.  
       • representación documental y comunicación
         • El estudio de las finalidades de la representación documental involucra problemas de significado en cuanto al uso que se le pretenda asignar a la producción de esas representaciones. 
         • Terrenos de significación en los niveles de comunicación entre el emisor y el receptor
           • El receptor recibe un mensaje claro por cual queda bien informado
           • El sujeto bien informado y aquel que se informa conducen la información a una solo significación.
           • Información a la cual se le puede dar diferentes significaciones y no se llega a una concreta
       • Sobre los modos para representar documentos
         • Conjunto de principios, normas, técnicas y tecnologías que establecen lo que debe incluirse o no como parte de la descripción de un documento.  
         • Los documentos se clasifican bajo los criterios
           • Conceptos inherentes al documento
             • Diferentes opiniones o reflexiones de varios autores sobre un tema 
           • Normas de carácter institucional o disciplinario
             • Manuales cuya finalidad es establecer las reglas. 
           • Reglas regulativas para su producción y uso
             • Es toda aquella normatividad para que un  documento pueda ser impreso, publicado, etc. 
         • Clase de principios
           • Hacen parte del análisis de documentos.
           • Describir
           • Clasificar
           • Evaluar
   • PRINCIPIOS PARA ANALIZAR DOCUEMENTOS
     • La forma o el modo para representar un  documento parte del significado que obtenga dicha representación.   Todo se basa en descripción que se realiza al documento mediante principios generales.  
     • La inferencia en el análisis documental
       • Cuando se imposibilita la identificación y descripción de un documento, se acude a principios generales.   Todo se realiza mediante un  ciclo que resulta infinito.  Lo anterior, es según lo expresado por Ranganathan.  Referencia:Ranganathan. Classified catalogue Code. India: Sarada Rangamathan Endowment, 1989, pp. 20-21.
       • Aprovechamiento de experiencias
       • Reducción de conocimientos
       • Creación de cánones
       • Confirmación de la validez de los principios creados
       • Volver al principio del ciclo
       • continuar hasta generar nuevos principios
     • Tipologías de documentos y descripción formal
       • La clasificación documental es un campo donde es indispensable la profundización y más, si se refiere a la tipología documental esto, en todas las áreas temáticas específicas o de los soportes digitales. 
       • Clase de documento
         • Para determinar la clase un documento es necesario saber el significado semántico de las palabras, Lo que podría denominarse una comprensión previa del documento. 
       • Terminología propia
         • Es aquella que se emplea para describir un documento en particular. Significado global de un tema que permite al público saber de qué documento se está hablando. 
       • Tipología documental
         • Aquí intervienen las categorías Tipológicas para analizar un documento.
         • Al analizar un documento
           • Conceptos no explícitos
           • Ubicación de categorias
   • SISTEMA DE REGLAS Y NORMAS
     • Su propósito es crear una base común que sirva como punto de referencia para la normalización de criterios, los cuales ayudaran a la descripción documental. 
     • Objetivos
       • Se centran en la expresión formal de métodos para la representación documental.
       • Formulaciones linguísticas compuestas de:
         • Un antecedente
           • En el cual se hace mención del objetivo deseado.
         • Un consecuente
           • Se señala algo que tiene o no que hacerse. 
         • Un sistema de relaciones
           • Está entre las reglas que componen el sistema. 
       • Para su cumplimiento se necesita
     • Algunos tipos de reglas
       • Para descripción
         • Están aquellas establecidas por la International Standard Book Description ISBDs, las cuales se usan para la descripción física de los documentos. 
       • Asientos para la Estructuración de catálogos
         • Entre ellas se encuentran los sistemas establecidos por organismos internacionales de organización como la ISO.
       • Para descripción de contenidos
         • Aquí encontramos varias opciones como: encabezamiento de materia, tesauros, descriptores, resumenes, etc.  
     • Principios generales de la normalización
       • Se enfoca más al cumplimiento de las metas en el ejercicio de una actividad profesional dejando a las cualidades de los valores a un lado. 
       • Encontramos cuatro temas de gran importancia
         • Normalizar
           • Organizar conforme a la tipología que ha sido aceptada como norma con el objetivo de obtener una mejor eficiencia en los productos y servicios. 
         • Principios de normalización
           • Su objetivo es brindar productos útiles para el bienestar de la comunidad.
           • Sistemas documentales conforme a:
             • Consistencia
               • Se refleja tres puntos: 1. En los sistemas documentales una cosa de haga de la misma manera. 2. En el uso de signos y símbolos influyen los significados culturales. 3. Lo mas importante es que un sistema documental esté construido para generar facilidad de uso.
             • Retroalimentación
               • Elementos de ayuda para el usuario. 
             • Estructura
               • Puntos a tener en cuenta: 1. Estructura lógica y comprensible.  2. Tener finalidades explicitas.  3. Estructura eficiente para cumplir los propósitos para lo cual fue hecha.
         • Normalización
           • Carácteristicas
             • Relacionar los procedimientos tecnológicos en la solución de un problema.
             • Se emplea de normas para establecerse y aplicarse estableciendo respuestas concretas a problemas específicos.
             • Sus componentes deben sustentarse en la construcción de principios generales cuyo objetivo es unificar conceptos por encima de la tecnología.
             • Las normas técnicas son de gran apoyo para el desarrollo de la industria de la información.
               • 1. Intenational Standardized Book Number (ISBN) 2. International Standardized Serials Number (ISSN)  3. Iso 2709
         • Normalización y desarrollo tecnológico
           •    La definición de los elementos teóricos en torno a la representación documental debe ser evolutivo que todo sea coherente t tenga los elementos relevantes para el cumplimiento de los fines asignados sin perder de vista el destinatario final Para describir, y clasificar y formar colecciones de documentos como parte de un simple formalismo, aislado o al margen de cualquier consideración sobre la estructura que se está creando, sin ocuparse de las condiciones sociales que facilitan o impiden su utilización, se está contribuyendo a formalizar estructuras documentales carentes de sentido, porque las colecciones, por bien estructuradas que estén, por sí mismas, aisladas de su contexto social, no tienen significación de ningún tipo.   

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