Acuerdo 060 de 30 de octubre 2001:

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Acuerdo 060 de 30 de octubre 2001:
1 se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales de las entidades publicas y privadas que cumplen funciones publicas
2 CONSIDERANDO: que para la adecuada presentación de los servicios ofrecidos por las unidades de correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rige la administración pública
3 ACUERDA
3.1 Articulo primero: establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencias de las entidades publicas y privadas cumplir con el programa de gestion documental, para la producción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.
3.2 Articulo segundo: DEFINICIONES( para el cumplimiento se definen los siguientes conceptos)
3.2.1 Archivo electrónico, comunicaciones oficiales, correspondencias, documento electrónico de archivo, documento original, documento publico, radicación de comunicaciones oficiales, registro de comunicaciones oficiales
3.3 Articulo tercero: UNIDADES DE CORRESPONDENCIAS. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada, los servicios de recepción, radicacion y distribucion de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de concervacion, integrandose a los procesos que se llevaran en los archivos de gestion. centrales e historicos
3.4 Articulo cuarto. FIRMAS RESPONSABLES: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios para la firma de la documentación con destino interno y externo que genere la institucion, las unidades de correspondencia velaran por el extrícto cumplimiento de estas disposiciones, radicando los documentos que cumplan con lo establecido.
3.5 Articulo quinto: PROCEDIMIENTO PARA LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES: Los procedimientos para la radicacion de documentaciones oficiales, velaran por la transparencia de la actuacion administrativa, razon por la cual, no se podra reservar numeros de radicacion, ni habra numeros repetidos enmendados, corregidos o tachados, la numeracion sera asignada en estricto orden de recepcion de los documentos cuando el usuario o peticionario presente personalmente la corespondencia, se le entregara de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciara la radicacion concecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecanicos y automatizados.
3.5.1 PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anule los numeros, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificacion y firma del jefe de la unidad de correspondencia.
3.6 Articulo sexto: NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVO. La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargada de dicha actividad, se encargara de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y sera responsable de que no se reserven, taches o enmiendes números, no se enumeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejara constancia por escrito, con la firma del jefe de la dependencia a la cual esta asignada la finción de numerar los actos administrativos.
3.7 Articulo séptimo: COMUNICACIONES INTERNAS: para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los codigos de las dependencias, la numeracion concecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean estos, manuales o automatizados
3.8 Articulo octavo: CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIAL. Las unidades de correspondencia, eleboraran planillas,formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepcion de los documentos, por partes de los funcionarios competentes y dispondran de servicios de alerta para los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
3.9 Articulo noveno: CONSERVACIÓN DOCUMENTAL. Las entidades son responsables por la adecuada conservacion de su documentacion, para ello deben incluir en sus programas de gestion y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su produccion . Asi, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los sopertes digitales "cartuchos de disco flexible de 90mm (3.5 pulgadas).,caracteristicas dimencionales, fisicas y magneticas
3.10 Articulo décimo: COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS. Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la compentencia. Los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, direccion donde se debe enviar respuesta y asunto correspondiente a la radicacion del mismo. PARAGRAFO: Cuando una comunicacion no este firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considera anonima y debera ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinaran las acciones a seguir
3.11 Articulo décimo primero: COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS. Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaboraran en original y en máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectivamente de la oficina que genera el documento teniendo en cuenta los anexos correspondiente y la segunda copia reposara en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaboraran igual cantidad de copias adicionales.
3.12 Articulo décimo sugundo: COMUNICACIONES OFICIALES VIA FAX: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitaran, teniendo en cuenta la informacion que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, a la cual se encargara de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración. las entidades que utilizan para la impresión el fax, papel quimico, deberan reproducir este documento sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.
3.13 Articulo décimo tercero: COMUNICACIONES OFICIALES POR CORREO ELECTRONICO. Las entidades que dispongan de internet y servicios de correo electrónico, reglamentaran su utilizacion y asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencias tendrán el control de los miismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas. Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electronico y de las firmas digitales se deben atender las dispociciones de la ley 527 de 1999 y demas normas realcionadas
3.14 Articulo décimo cuarto: IMAGEN CORPORATIVA: Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existente para el efecto. La leyenda de pie de pagina debe contener, la direccion, el numero del conmutador, el numero de fax, la direccion de la pagina web y la direccion del correo electronico de la entidad
3.15 Articulo décimo quinto: HORARIO DE ATENCION AL PUBLICO. Todas las unidades de correspondencia informarán el horario de atencion al publico en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
3.16 Articulo décimo sexto: El presente Acuerdo rige a partir de su expedicion PUBLIQUESE Y CÚMPLASE.
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