Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE) y de del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA).

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Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE) y de del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA).
1 Un SGDEA debe poder gestionar calendarios de conservación, seleccionar de modo automático expedientes y documentos para llevar a cabo las acciones dictaminadas para su serie documental, así como detectar aquellos documentos que, por sus circunstancias, deban ser objeto de acciones específicas de conservación. Asimismo, debe poder gestionar el acceso a los expedientes y documentos mediante listas y perfiles de usuario, así como disponer de sistemas de seguimiento y control de las acciones que se realicen sobre los documentos y expedientes.
1.1 Un SGDE se correspondería más con un archivo de oficina, mientras que un SGDEA albergaría documentos y expedientes en sus versiones finales, es decir, en fase de archivo central, intermedio e histórico. Partiendo de la normativa vigente, deben determinarse las condiciones en que debe producirse la transferencia de documentos entre ambos sistemas.
2 SGDE/SGDEA en su conjunto con el fin de evitar el acceso a usuarios no autorizados a los documentos y expedientes, según lo establecido en la norma ISO 15489.
2.1 El SGDE/SGDEA debe asegurar la identificación de los usuarios y el control de acceso, sus permisos y responsabilidades, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación relativa a restricciones en materia de acceso. Además, debe asegurar que quede traza de todas las acciones que se realicen sobre cada uno de los documentos y expedientes electrónicos y sus metadatos asociados, siguiendo lo establecido en la política de seguridad adoptada por parte de la organización.
3 Permite la modificación de los documentos
4 Permite la existencia de varias versiones de los documentos.
5 Puede permitir el borrado de los documentos por parte de sus propietarios
6 Puede incluir controles de retención de los documentos
7 Puede incluir estructuras de almacenamiento de los documentos, bajo el control de los usuarios
8 Está orientado primariamente a dar soporte a la gestión diaria de los documentos para el desarrollo de los procesos de negocio
9 Impide que los documentos de archivo sean modificados
10 Sólo permite la existencia de una versión final de los documentos
11 Impide el borrado de los documentos salvo en determinadas circunstancias estrictamente controladas
12 Incluye controles de conservación y eliminación rigurosos
13 Facilita una estructura de organización de los documentos rigurosa, mediante el cuadro de clasificación
14 Está dirigido principalmente a proporcionar un repositorio seguro a los documentos fruto de los procesos de negocio aunque, ocasionalmente, puede dar soporte al trabajo de las oficinas
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