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Description
Mind Map by Luisa Catalina Reina Amaya, updated more than 1 year ago
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Created by Luisa Catalina Reina Amaya
over 5 years ago
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ACUERDO 003 DEL 2015
- ARTICULO 1°
- OBJETO: Tiene como reglamenar de la gestion de
documentos electronicos en las entidades del estado
- generados, recibidos como el resultado del uso
de medios electronicos en los procedimientos
administrativos
- generados, recibidos como el resultado del uso
de medios electronicos en los procedimientos
administrativos
- OBJETO: Tiene como reglamenar de la gestion de
documentos electronicos en las entidades del estado
- ARTICULO 2 AMBITO DE APLICACION
- El acuerdo se aplica de las diferentes
entidades del estado definidas en la
ley General de Archivos
- Especificamente las
autoridades definidas en el
articulo segundo
- Especificamente las
autoridades definidas en el
articulo segundo
- El acuerdo se aplica de las diferentes
entidades del estado definidas en la
ley General de Archivos
- ARTICULO 3 DEFINICION GENERALES
- Por efectos de lo establecido en este
articulo
- MEDIO ELECTRONICO: Mecanismos Tecnologico, optico, telematico, informatico o similar
- EXPEDIENTE ELECTRONICO: Conjunto de documentos electronicos correspondientes a un procedimiento administrativo
- ARCHIVO ELECTRONICO DE DOCUMENTOS: ALmacenamiento electronico de uno o varios documentos o expedientes electronicos
- GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y tecnicas tendientes a la planificacion
- AUTENTICACION ELECTRONICA: Es la acreditacion por medios electronicos de la identidad de una persona
- AUTENTICIDAD: Caracteristica tecnica que permite identificar al autor de un mensaje de datos
- INTEGRIDAD: Caracteristica tecnica de seguridad de la informacion con la cual se salvaguarda la exaptitud y la totalidad
- DISPONIBILIDAD: Caracteristica de seguridad de la informacion que garantiza que los usarios autorizados tengan acceso de la informacion
- FONDO ELECTRONICO: Asociacion de un documento electronicos que forman un expediente
- INDICE ELECTRONICO: Relacion de los documentos electronicos que conforman un expediente electronico o serie documental
- Por efectos de lo establecido en este
articulo
- ARTICULO 4 CREACION DEL EXPEDIENTE ELECTRONICO
- Se creara cuando los documentos
electronicos tengan la naturaleza
de archivo
- Se creara cuando los documentos
electronicos tengan la naturaleza
de archivo
- ARTICULO 5 DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO
- LOs documentos electronicos seran de
archivo cuando por su valor administrativo,
fiscal, legal, cientifico,historico, tecnico o
cultural
- LOs documentos electronicos seran de
archivo cuando por su valor administrativo,
fiscal, legal, cientifico,historico, tecnico o
cultural
- ARTICULO 6 EXPEDIENTE ELECTRONICO DE ARCHIVO
- Conjunto de documentos y actuaciones
electronicos producidos y recibidos durante
el desarrollo de un mismo tramite
- Conjunto de documentos y actuaciones
electronicos producidos y recibidos durante
el desarrollo de un mismo tramite
- ARTICULO 7 CONFORMACION DE EXPEDIENTES ELECTRONICOS DE ARCHIVO
- Se conformara con la totalidad de los documentos de
archivo generados en desarrollo de un mismo tramite
- Se conformara con la totalidad de los documentos de
archivo generados en desarrollo de un mismo tramite
- ARTICULO 10 CIERRE Y ARCHIVO DEL EXPEDIENTE ELECTRONICO
- Se deben utilizar mecanismos electronicos seguros, para
garantizar la integridad, autencicidad y disponibilidad en el
tiempo de manera que no puedan ser modificados
- Se deben utilizar mecanismos electronicos seguros, para
garantizar la integridad, autencicidad y disponibilidad en el
tiempo de manera que no puedan ser modificados
- ARTICULO 9 ELEMENTOS DEL EXPEDIENTE ELECTONICO DE ARCHIVO
- DOcumentos electronicos de archivo
- Foliado electronico
- Indice electronico
- Firma del indice electronico
- Metadatos o informacion virtual contenida en ellos
- Metadatos o informacion virtual contenida en ellos
- Firma del indice electronico
- Indice electronico
- Foliado electronico
- DOcumentos electronicos de archivo
- ARTICULO 12 ESTANDARES
- Los Estandares tecnicos de documentos electronicos, folio, expediente e
indice electronico seran establecidos por el ministerio
- Los Estandares tecnicos de documentos electronicos, folio, expediente e
indice electronico seran establecidos por el ministerio
- ARTICULO 8 FOLIADO ELECTRONICO DE ARCHIVO Y CARAcTERISTICAS
- Conforman el expediente electronico
de archivo deben ser foliados
- Conforman el expediente electronico
de archivo deben ser foliados
- ARTICULO 11 INDICE ELECTONICO
- LA autoridad debera crear indices electronicos a
los expedientes electronicos de archivo los
cuales son conformados por los documentos
- LA autoridad debera crear indices electronicos a
los expedientes electronicos de archivo los
cuales son conformados por los documentos
- ARTICULO 13 GARANTIAS DE CONSERVACION Y PRESERVACION A LARGO PLAZO
- Los documentos electronicos podran
conservarse, ya sea en el mismo
formato
- Los documentos electronicos podran
conservarse, ya sea en el mismo
formato
- ARTICULO 14 DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO
- SE podran a disposicion de las
personas interesadas en formatos
que permitan de forma gratitua la
lectura
- SE podran a disposicion de las
personas interesadas en formatos
que permitan de forma gratitua la
lectura
- ARTICULO 15 PRESERVACION A LARGO PLAZO
- LAs autoridades deberan garntizar la
preservacion a largo plazo de documentos,
datos y metadatos que conforman los
documentos
- LAs autoridades deberan garntizar la
preservacion a largo plazo de documentos,
datos y metadatos que conforman los
documentos
- ARTICULO 16 PRESERVACION DIGITAL
- Las autoridades deberan adoptar
las politicas, medidas y estandares
necesarios para aseguarar la
conservacion a largo plazo
- Las autoridades deberan adoptar
las politicas, medidas y estandares
necesarios para aseguarar la
conservacion a largo plazo
- ARTICULO 17 REPOSITOS DIGITALES CONFIABLES DE EXPEDIENTES ELECTRONICOS
- LAs autoridades y las empresas que presenten
servicios de archivo electronico a entidades
publicas, deberan garantizar la utilizacion de
repositos digitales
- LAs autoridades y las empresas que presenten
servicios de archivo electronico a entidades
publicas, deberan garantizar la utilizacion de
repositos digitales
- ARTICULO 18 ELIMINACION DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES ELECTRONICOS
- LOs documentos y los expedientes electronicos de
archivo de valor temporal deberan eliminarse
mediante procedimientos de borrado permanente y
seguro
- LOs documentos y los expedientes electronicos de
archivo de valor temporal deberan eliminarse
mediante procedimientos de borrado permanente y
seguro
- ARTICULO 19 TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES
- Las autoridades y las entidades publicas, asi
como las entidades privadas que cumplen
funciones publicas, deberan dar cumplimiento a
lo establecido en el decreto 1515 del 2013
- Las autoridades y las entidades publicas, asi
como las entidades privadas que cumplen
funciones publicas, deberan dar cumplimiento a
lo establecido en el decreto 1515 del 2013
- ARTICULO 20 VIGENCIA
- El presente acuerdo rige a
partir de su publicacion en el
diario oficial
- El presente acuerdo rige a
partir de su publicacion en el
diario oficial
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