¿Qué es el ZOPP?

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Mind Map on ¿Qué es el ZOPP?, created by Janer Banos on 03/16/2020.

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¿Qué es el ZOPP?
  1. Es un conjunto de principios, técnicas e instrumentos diseñados para facilitar la gestión de los proyectos, caracterizado por el énfasis que hace en la participación de los involucrados, la concreción de las acciones en productos verificables y la transparencia de las decisiones El enfoque ZOPP (Ziel Orientierte Projekt Planung = Planificación de Proyectos Orientada por Objetivos)
    1. Sus principios y técnicas pueden ser especialmente útiles cuando el analista requiere:
      1. • Analizar y organizar información disponible en relación con sus áreas de interés,Tomar decisiones que involucren diferentes intereses y puntos de vista, Diseñar proyectos, Controlar la ejecución de los proyectos, Comunicar y explicar el proyecto a otras personas
      2. ¿De dónde viene el ZOPP?
        1. se inició en 1983 como propuesta organizacional y ya en 1987 se convirtió en regla empresarial, ciclo de los proyectos adelantados por la GTZ, que la expandió entre su personal interno, sus contratistas y los miembros de las entidades contraparte se remontan a 1975 cuando se creó la GTZ como ente privado con la intención de flexibilizar y mejorar la eficiencia de la cooperación técnica, mediante la adopción de herramientas actuales de gestión Para ese entonces ya se conocía internacionalmente el “Logical Framework Approach LFA”, herramienta de gestión con un uso especial en formulación, desarrollo y evaluación de proyectos.
          1. Apoyándose en este enfoque, la firma Practical Concepts Incorporated PCI diseñó la “Matriz de Estructura Lógica” que fue rápidamente adaptada por la GTZ y el BID. Entre 1980 y 1981 la GTZ, decidió incorporarle algunos elementos nuevos como el análisis de involucrados, el análisis de problemas y el análisis de objetivos
        2. Principios del ZOPP
          1. El Enfoque ZOPP se caracteriza por los siguientes principios:
            1. La participación:
              1. El éxito del proyecto no es posible sin la participación de todos los actores importantes El consenso: Los actores involucrados en una situación tienen, por naturaleza, diferentes intereses en la situación y en la solución. El gestor de proyectos debe buscar el consenso en las decisiones cruciales.
                1. La transparencia:
                  1. Los actores deben estar suficientemente enterados de los análisis y las decisiones.
                    1. La sistematicidad de la toma de decisiones:
                      1. El proceso de planificación debe darse por pasos sucesivos donde algunos momentos son requisito insalvable para realizar otros
                        1. La flexibilidad:
                          1. A pesar de su sistematicidad y aparente rigidez formal, el enfoque ZOPP propone que los instrumentos son menos importantes que el razonamiento lógico del analista que los aplica, por ello propende por la flexibilización de los métodos e instrumentos, los cuales deberán estar siempre al servicio del proyecto y no la inversa.
          2. Aplicación del ZOPP
            1. El ZOPP no pretende ser “un recetario” que abarque las diversas posibilidades en la gestión de proyectos, ni la última palabra en cuanto a planificación operativa. Desarrollado de forma participativa propone que quien lo aplique en adelante, se convierta en un retroalimentador de experiencias que fortalezca su aprovechamiento, acortando la distancia entre teoría y práctica, insistiendo en la necesidad de decisiones realistas, mejorando la comunicación y cooperación de los participantes y teniendo en cuenta que su éxito depende de la dinámica asumida por el grupo que lo aplica
              1. Técnicas del ZOPP El ZOPP
                1. Se apoya en cuatro técnicas básicas:
                  1. • La organización exitosa de las reuniones. • La visualización de las discusiones • La instrumentalización de los análisis. • La documentación de las decisiones.
                    1. La organización exitosa de las reuniones:
                      1. El ZOPP asume que la complejidad de los proyectos solo puede abordarse con éxito si se trabaja en equipo. A esto justamente hace alusión la técnica de la moderación cuyo propósito es promover la capacidad de cada uno de los integrantes para aprovechar al máximo la participación de los demás miembros, en favor de los objetivos comunes, coordinando los diferentes roles y generando un ambiente de confianza que permita el autorreconocimiento del equipo de trabajo
                        1. Resolver problemas nos exigirá interactuar en grupos, integrados por personas con diversidad de intereses, experiencias y comportamientos. Durante la planificación y ejecución de proyectos, es común encontrar dificultades que pueden poner en riesgo el cumplimiento de los objetivos Para lograr un resultado efectivo los grupos se deben organizar de forma que sus integrantes se motiven para ser protagonistas del proyecto y promuevan consensos que faciliten la solución a los problemas, aún bajo situaciones de presión.
                          1. Se espera que una buena moderación:
                            1. • Aproveche al máximo el conocimiento de cada uno de los miembros del grupo y lo convierta en el conocimiento del grupo.
                              1. • Facilite la identificación de las tareas al interior del grupo logrando mayor identidad de equipo
                                1. • Logre un mayor grado de información que facilite la comunicación entre los integrantes del grupo, haciéndola más libre y creativa.
                                  1. • Genere en el equipo un clima tal, que se facilite la gestión de los conflictos
                                    1. • Ofrezca un escenario de formación personal permanente.
                                      1. • Invite persistentemente a una actitud comunicativa, como punto de partida de la construcción colectiva.  Una buena moderación definirá los objetivos de forma colectiva, tomará decisiones por consenso, definirá sus planes con la participación de los involucrados y hará evaluación con al ánimo de retroalimentar el proceso.
            2. La visualización de las discusiones.
              1. Cada participante debe precisar sus ideas y escribirlas en tarjetas que se fijarán con alfileres o chinchones a un panel recubierto de papel, de modo que pueda retirarse al terminar la discusión. Cada tarjeta debe contener solo una idea, expresada de la forma más clara y precisa posible con el fin de que sea comprendida por cualquiera de los participantes sin necesidad de explicación adiciona
                1. La visualización por tarjetas es una técnica democrática que promueve la participación igualitaria de los integrantes, independientemente de su capacidad de expresión oral, o de su grado de poder al interior del grupo
                  1. . La visualización de las ideas en las tarjetas ofrece varias ventajas, entre ellas:
                    1. • Es una técnica dinámica, simple, ágil y económica que hace agradable el trabajo permite el abordaje colectivo de temas complejos
                      1. • Promueve y facilita la participación de los miembros del grupo Confiere transparencia a las discusiones y decisiones.
                        1. • Promueve la obtención de consensos, reduce las divagaciones. Democratiza las decisiones neutralizando los núcleos de poder que puedan darse al interior del grupo
                          1. La instrumentalización de los análisis
                            1. Ha desarrollado principios y técnicas que facilitan la realización de los análisis y la toma de decisiones. Especial importancia revisten para el ZOPP los siguientes análisis e instrumentos
                              1. analisis
                                1. analisis de los involucrados,analisis del problema ,analisis de objetivo,definicion del marco logico
                                2. intrumento
                                  1. matriz de analisis de involucrados ,arbol de problema ,arbol de medios y fines,matriz de marco logico,matriz de operacion
                                  2. La documentación de las decisiones
                                    1. Para cumplir con sus principios de transparencia y eficiencia, el ZOPP considera que cada sesión de trabajo debe documentar-se. A medida que se da la discusión, las tarjetas se reorganizan en el panel con alfileres. Una vez concluye la discusión las tarjetas se fijan al forro de papel que cubre el panel, el cual se retira, se transcribe y se hace llegar a los participantes. La documentación de la sesión puede apoyarse también en otros medios (magnético o fotográfico).
                  2. Momentos del ZOPP
                    1. Desde el comienzo de la planificación se requiere en forma imprescindible, asegurar la participación de personas, instituciones u organizaciones que de una u otra forma están involucrados con el proyecto, sea porque hacen parte del problema o de la solución, así como también las personas o instancias que deben participar en la ejecución o sostenibilidad del proyecto
                      1. Los involucrados son fundamentales no solamente en el análisis de la situación, sino también durante el diseño del proyecto, pues ello facilitará la generación de consensos en torno a objetivos, resultados y actividades del proyecto, así como la definición de roles para la ejecución de este Los proyectos son específicos para un tiempo y un espacio concretos, lo que implica que la planificación se debe sustentar en un detallado análisis de situación.
                        1. Análisis de Situación
                          1. Es un momento donde se seleccionan y priorizan los problemas y sus posibles soluciones, con la participación de todos los actores que están involucrados en el proceso. La interacción de los actores sociales que intervienen en este momento se ve facilitada por la utilización de diversas herramientas que serán descritas en el taller correspondiente a cada paso del análisis
                            1. Análisis de Involucrados
                              1. Este análisis no ocurre en un momento aislado del proyecto, sino que ocurre de manera continua desde el inicio y durante todo su desarrollo, pues los actores pudieran cambiar a lo largo del proceso, y de su compromiso dependen la viabilidad y el éxito
                                1. En primera instancia, a identificar a las personas, grupos e instituciones que se relacionen con el proyecto, logrando identificar sus intereses, potencialidades, limitaciones y las implicaciones de estos análisis sobre el proyecto mismo. Una vez definido el diseño del proyecto, se identificarán los intereses y funciones de cada uno de los involucrados en el proceso y las fases del proyecto en las cuales intervendrá. Estos análisis deben generar por parte de los proyectistas decisiones y acciones específicas para con cada uno de los actores, con el fin de asegurar el efectivo cumplimiento del rol
                                  1. Análisis de Problemas
                                    1. Este momento comprende la aplicación de una serie de técnicas, realizadas con participación de los involucrados, con el fin de analizar una situación problemática. En el contexto de esta situación se identifican posteriormente los problemas principales, entre los cuales será escogido un problema central que dará origen al proyecto.
                                      1. Análisis de Objetivos o de Medios Fines
                                        1. El análisis de problemas se utiliza como sustrato para el análisis de objetivos; mediante una conversión sucesiva de las situaciones adversas en situaciones favorables esperadas (negativo en positivo) se va estructurando un nuevo árbol, denominado árbol de medios fines o árbol de objetivos y en él, las relaciones entre un nivel y otro ya no serán de causa- efecto sino de medios- fines Este análisis permite establecer posibles alternativas para resolver el problema central
                                          1. Análisis de Alternativas
                                            1. Es un conjunto de técnicas que permiten identificar soluciones alternativas a partir de diferentes combinaciones de medios fines, que pueden llegar a convertirse en estrategias del proyecto. Una vez se han formulado las diferentes estrategias que podrían ser útiles para resolver el problema, se aplican criterios de selección que permitan priorizar las según las necesidades
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