ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

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ES UN MAPA CONCEPTUAL DE ADMINISTRACIÓN
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ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
1 Definición
1.1 Es un tipo de organización para la productividad de unos resultados esperados.
1.1.1 PROCESOS ADMISTRATIVOS
1.1.1.1 PLANEACIÓN
1.1.1.1.1 La planeación inicial constituye la solidez en los procesos posteriores
1.1.1.1.1.1
1.1.1.2 ORGANIZACIÓN
1.1.1.2.1 Vincula las acciones y los elementos en un proceso para lograr los objetivos trazados en planeación inicial.
1.1.1.2.1.1
1.1.1.3 EJECUCIÓN
1.1.1.3.1 Se busca que los dos primero elementos sean llevados a una realidad para visualizar los aciertos o las modificaciones que se deben realizar.
1.1.1.3.1.1
1.1.1.4 CONTROL
1.1.1.4.1 La verificación permite evidenciar el desarrollo de las acciones que conllevan a la obtención de resultados en el proceso
1.1.1.4.1.1 ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
1.1.1.4.1.1.1 Soporta el proceso administrativo y apoya la exactitud de toma de decisiones.
1.1.1.4.1.1.1.1 FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
1.1.1.4.1.1.1.1.1 Regular la gestión de archivos, ya que a través de el se recopilan datos.
1.1.1.4.1.1.1.2 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
1.1.1.4.1.1.1.2.1 Busca que el proceso administrativo sea coordinado de tal manera que el documento apoye la comunicación empresarial y permita la fluidez de la información.
1.1.1.4.1.1.1.2.1.1 CONTROL
1.1.1.4.1.1.1.2.1.1.1 Es la verificación que se debe realizar, apoyándose en herramientas que permitan la comprobación, ilustración y soporte de los contenidos del documento y su estructura
1.1.1.4.1.1.1.2.1.2 MANTENIMIENTO
1.1.1.4.1.1.1.2.1.2.1 No es solo la asistencia que se le hace al documento como tal sino también las condiciones que hace que este se preserve.
1.1.1.4.1.1.1.2.1.3 ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
1.1.1.4.1.1.1.2.1.3.1 Consiste en recopilar los documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas específicos, y ubicarlos en un lugar adecuado según unas condiciones técnicas.
1.1.1.4.1.1.1.2.1.4 DESCARTE DE DOCUMENTOS (COMITÉ)
1.1.1.4.1.1.1.2.1.4.1 El descarte de documentos requiere una previa revisión por parte del comité encargado.
1.1.1.4.1.1.1.2.1.5 RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN
1.1.1.4.1.1.1.2.1.5.1 Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploración de bases de datos palabras claves, actas, registros, guías, catálogos, indices o indicios de o que se desea hallar.
1.1.1.4.1.1.1.2.1.5.1.1 EL RUIDO DOCUMENTAL
1.1.1.4.1.1.1.2.1.5.1.1.1 Se produce cuando nos encontramos con un gran número de datos genéricos que no son relevantes frente a lo que deseamos encontrar
1.1.1.4.1.1.1.2.1.5.1.2 SILENCIO DOCUMENTAL
1.1.1.4.1.1.1.2.1.5.1.2.1 Se puede definir como la falta de información o hallazgos mínimos respecto a lo que se esperaba encontrar por que posiblemente no tuvieron un proceso adecuado en el momento de guardarlos o se desconoce la palabra clave con que pueden ser encontrados.
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