MAPA CONCEPTUAL

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representacion de los terminos archivisticos y su relacion entre si

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MAPA CONCEPTUAL
  1. una serie de caracteres procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje
    1. esta conformada por
      1. datos
        1. son símbolos que describen condiciones, hechos situaciones o valores de carácter alfanumérico
    2. posee ciertas propiedades
      1. • Tiene valor como el dinero, las materias primas o fuerza laboral
        1. • Tiene atributos de un recurso físico: puede ser presupuestada y controlada. Puede ser medida en términos de recolección y recuperación
          1. • No se agota por su uso y consumo
            1. • Es almacenable y no perecedera
            2. se diferencia de la comunicacion en:
              1. Es impersonal Puede estar libre de la participación humana Es formal y sólo tiene significado cuando se da a conocer. Es unidireccional
                1. y la comunicacion es
                  1. Es interpersonal Requiere la participación de los seres humanos Puede ser formal e informal y tiene significado en si misma. Se da en distintas direcciones
                2. se registra en
                  1. DOCUMENTOS
                    1. que son
                      1. Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido
                      2. se clasifican en
                        1. Acorde con la técnica empleada para fijar la información y transmitir el mensaje
                          1. textuales, cartograficos, fonograficos, legibles por maquina e imagenes
                          2. Por su contenido pueden ser
                            1. DISPOSITIVOS: son aquellos donde la autoridad expresa su voluntad con intención de ser obedecida. Ej. : Decretos, leyes, resoluciones, reglamentos, manuales.
                              1. TESTIMONIALES: en ellos el estado garantiza la veracidad de lo allí contenido. Ej.: registro civil, escritura pública, registro de propiedad de un vehículo
                                1. INFORMATIVOS: dan a conocer algo, informan. Ej.: cartas, informes.
                                  1. FACILITATIVOS O COMUNES: Son los que todas las instituciones producen. Facilitan la actividad de cada uno. Ej. Documentos contables, hojas de vida, correspondencia
                                    1. ESPECÍFICOS O SUSTANTIVOS: son los que se producen por la actividad específica de cada institución. Ej.: en una entidad educativa, los planes de estudio
                                      1. DOCUMENTOS DE APOYO: Son todos aquellos que no representan mayor importancia para la empresa, pero que en un momento dado apoyan la gestión.
                                    2. estos poseen un ciclo de vida
                                      1. Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados
                                        1. Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
                                          1. Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.
                                          2. se guardan en
                                            1. ARCHIVOS
                                              1. es
                                                1. • Uno o más conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte de material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión
                                                  1. tambien es
                                                    1. la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. En este caso, estamos hablando de Archivo, con A mayúscula.
                                                      1. se clasifican en
                                                        1. ARCHIVO CENTRALIZADO: Es el archivo en el cual una sola dependencia controla y maneja toda la documentación de la empresa
                                                          1. ARCHIVO DESCENTRALIZADO: Es el que lleva cada dependencia de la empresa, maneja su propio archivo con un criterio de autonomía e independencia con respecto a las demás de la misma empresa
                                                            1. ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL. Es la combinación de los dos anteriores. En este sistema, los documentos correspondientes a la primera etapa del ciclo vital (archivo de gestión) son administrados por las propias oficinas y, una vez cumplido el tiempo de retención en ella, se transfieren al Archivo Central
                                                              1. ARCHIVOS TÉCNICOS: son aquellos que reciben y guardan información especializada en un tema o área específica, y su tratamiento es exclusivo
                                                        2. son importantes porque
                                                          1. se comprende a partir del valor que tienen para: la administración, la investigación, la comunidad y el estado, el desarrollo económico y social del país; el desarrollo científico y tecnológico; el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad Nacional
                                                          2. estos se almacenan en
                                                            1. AGRUPACIONES DOCUMENTALES
                                                              1. son
                                                                1. el conjunto de documentos generados por una entidad en el ejercicio de sus funciones
                                                                  1. se clasifican en
                                                                    1. FONDO: Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o personas en el ejercicio de sus funciones
                                                                      1. SECCIÓN: Es una división del fondo identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa
                                                                        1. se subdivide en
                                                                          1. SUBSECCION: Es una subdivisión de la sección en algunos casos recibe el nombre de oficina
                                                                        2. SERIE: Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una actividad
                                                                          1. se subdividen en
                                                                            1. SUBSERIE: una subdivision de la serie documental esta conformada por una serie de unidades documentales
                                                                          2. UNIDAD DOCUMENTAL: es el elemento fundamental de una serie
                                                                            1. puede ser
                                                                              1. SIMPLE: cuando esta constituido por el mismo tipo documental
                                                                                1. COMPUESTA: cuando esta conformada por tipos documentales de distinta indole que responden a una secuencia dentro de un tramite
                                                                              2. TIPOS DOCUMENTALES: son la expresion de las actividades tanto personales como administrativas reflejadas en un determinado soporte
                                                                      2. se rigen por
                                                                        1. principios archivisticos
                                                                          1. son
                                                                            1. Los principios generales de la organización archivística de los fondos documentales son el respeto al origen y al orden natural de los documentos, los cuales están dados por la oficina productora de los mismos.
                                                                              1. se clasifican en
                                                                                1. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o expediente ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su producción
                                                                                  1. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Es aquél según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter seriado de las secciones, series y expedientes.
                                                                      3. son importantes porque
                                                                        1. • Permiten la comunicación humana
                                                                          1. Son un medio valioso de información
                                                                            1. Sirven para la toma de decisiones
                                                                              1. • Dejan constancia de las gestiones administrativas
                                                                                1. Constituyen un medio probatorio
                                                                            Show full summary Hide full summary

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                                                                            Daniela Trujillo5510
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