LOS ARCHIVOS Y LAS NUEVAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION

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VIVIANA MONTOLLA SENA

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LOS ARCHIVOS Y LAS NUEVAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
  1. INTRODUCCIÓN
    1. La utilización de las nuevas tecnologías tanto en la vida cotidiana de las personas, como en las instituciones, ha revolucionado el acceso al conocimiento y a la información.
      1. En los últimos 10 años los avances tecnológicos han permitido la comunicación simultánea en tiempo real, le llaman los especialistas de diferentes latitudes “Impulsos electrónicos y circuitos integrados” que utilizan protocolos para la comunicación a través de los cables de fibra óptica en la inmensidad del ciberespacio, constituyen tecnologías de alta demanda en los centros de trabajo.
    2. SITUACIÓN DE LOS ARCHIVOS.
      1. Normalmente los archivos no cuentan con presupuestos ni infraestructuras adecuadas ni con la debida importancia dentro de las instituciones. Casi siempre los documentos se encuentran almacenados en depósitos olvidados, llenos de polvo, adquiriendo una imagen que los sitúa como depositarios de papeles inútiles y mazmorras de castigo.
      2. ARCHIVO TRADICIONAL
        1. Los archiveros tradicionalmente han desarrollado técnicas y procedimientos adecuadamente estructurados y normalizados de tal manera que permiten una ordenada y adecuada organización de los archivos y de los documentos.
        2. ARCHIVO MODERNO
          1. Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor del documento y al usuario externo.
            1. El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentren. Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la información contenida en los documentos este al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos
          2. DEL SOPORTE PAPEL AL ELECTRÓNICO
            1. Indudablemente los documentos ya no se encuentran solo en el soporte tradicional y los medios de difusión y conservación son muy diferentes a los utilizados hasta el momento. La erupción del correo electrónico, el documento digital, la firma digital y los soportes electrónicos, han provocando cambios en los modos de trabajo y procedimientos en las instituciones, la aparición de estas tecnologías han supuesto un desplazamiento del papel a la utilización de los impulsos electrónicos y los circuitos integrados.
            2. LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS Y SU APLICACION A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
              1. son todas aquellas que permiten la descripción y automatización de cada uno de los procesos relacionados con la documentación y que están basadas en la informática y los nuevos soportes electrónicos.
              2. TECNOLOGIAS PARA LA NORMALIZACION
                1. Los objetivos de la normalización archivística son la cooperación y la comunicación, entre profesionales y los usuarios. La informatización potencia los esfuerzos de normalización.
                2. SOPORTES ELECTRONICOS:
                  1. Disquete:. Discos Zip : Disco Duro: CD-Roms : DVD:
                  2. HARWARE Y SOFTWARTE:
                    1. La revolución tecnológica para los archivos llegó con el ordenador personal, desde su aparición han evolucionado mucho, y en poco tiempo, han ganando en capacidad, rapidez y accesibilidad, por lo que se ha convertido en herramienta de trabajo indispensable, también en los archivos
                    2. LAS REDES:
                      1. En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario indispensable mencionar la comunicación rápida que las redes permiten a los archiveros comunicarse con sus proveedores y con sus usuarios.
                      2. EL SOPORTE INFORMÁTICO COMO MEDIO DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
                        1. La obsolescencia de los equipos modernos, La perdurabilidad y conservación de la información en los nuevos soportes así como la confiabilidad, seguridad y protección de la información y La legalidad de los documentos electrónicos.
                        2. INCORPORACIÓN DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS (MI EXPERIENCIA)
                          1. Actualmente contamos con un archivo que es el centro de recursos para la gestión de documentos, definido como el lugar donde se reúne el conjunto de materiales documentales, donde se realizan actividades diversas durante el ciclo de vida completo de los documentos.
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