Unidad de Correspondencia

Unidad de Correspondencia

1. Técnicas Básicas

   • La voz, importante es mantener un tono cálido y agradable que haga al cliente sentirse acogido y entendido.
   • La escucha, es muy importante saber escuchar al cliente y comprender sus necesidades durante la atención telefónica. Para ello, es recomendable realizar pausas, en las que el cliente se puede ver invitado a hablar.

2. Que decir y que no decir

   • Qué no decir: ¿Hola? dame un momento y te averiguo, ¿Qué necesitas?, espérame ... Nunca se debe tutear, ni hacer estas preguntas al cliente
   • Que decir: Buenos días, dar a conocer su nombre, ¿qué tal se encuentra?, ¿en que le podría colaborar?, ¿a que se debe su llamada? siempre ser respetuosos con los clientes

3. Las preguntas informativas

   • Estas preguntas no se pueden responder con un "si" o con un "no" ya que el asesor necesita suficiente información para solucionar sus inquietudes

4. Técnicas de sondeo

   • ¿Cómo calificarías tu experiencia general con nuestro producto? ... ¿Hasta qué punto, nuestros productos y servicios superaron tus expectativas?

5. es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones

6. Radicación

   • procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas

7. Tramite

   • El trámite documental se define como un conjunto de procesos que permiten a las organizaciones tener el control de la ubicación física y estatus actual y pasado de la documentación que llega

8. Enrutamiento

   • conocida como tabla de encaminamiento, es un documento electrónico que almacena las rutas a los diferentes nodos en una red informática

9. Despacho de documentos

   • procedimiento de mecanismo de control y verificación de recepción y envió de los mismos.

10. Clasificación de documentos

    • Es la fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales

11. Tecnología disponible en una U.C

    • unidad de correspondencia cuenta con tecnologías disponibles que son las siguientes: Computadores, impresoras, escáner, Fax, teléfono

12. Consulta de documentos

    • Es el acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

13. Recepción

    • Son operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos

14. Comunicaciones oficiales

    • Son comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado

15. Distribución

    • Son las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario

16. Comunicaciones personales

    • Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal

17. Marco normativo de la U.C

    • Es el conjunto general de normas, criterios, metodologías, lineamientos y sistemas, que establecen la forma en que deben desarrollarse las acciones

18. Planilla de control de las comunicaciones

    • Permiten certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes

19. Registro

    • instrumento de control, normalmente en forma de volumen que contiene la inscripción, generalmente numerada en orden cronológico

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