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ACUERDO 02 DE 2004

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ACUERDO 02 DE 2004
  1. Por el cual se establecen lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados
    1. ARTÍCULO 1
      1. Estable lineamientos básicos que deben seguir las entidades del Estado en sus diferentes niveles y las empresas privadas que cumplen funciones públicas, para la organización de sus fondos acumulados y la elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental.
      2. ARTÍCULO 2 DEFINICIONES
        1. CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Esquema que refleja la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por una institución.
          1. FONDO ACUMULADO: conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística
            1. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa
              1. TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia
        2. ARTÍCULO 3 ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS
          1. SEGUNDA ETAPA: DIAGNOSTICO Una vez adelantadas las tareas anteriores, se procederá a elaborar un diagnóstico que refleje la situación real del fondo acumulado.
            1. TERCERA ETAPA:ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO INTEGRAL Para la preparación del plan de trabajo es importante tener en cuenta los datos obtenidos en la primera etapa, consignados en el diagnóstico, con el fin de establecer las necesidades de personal, materiales, insumos, equipos e instalaciones y proceder a la elaboración del cronograma que permita determinar los tiempos de duración del trabajo a desarrollar y el presupuesto correspondiente.
              1. CUARTA ETAPA: VALORACION Se debe proceder a identificar los valores primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y técnicos) e identificar los valores secundarios (Históricos, científicos y culturales), que posea la documentación.
              2. PRIMERA ETAPA: COPÍLACIÓN DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Búsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, Búsqueda y recuperación de Manuales de Funciones y Procedimientos, bases de datos, informes estadísticos y entrevistas a funcionarios de entidades con las que se haya relacionado
              3. ARTÍCULO 4: FORMATO TVD
                1. Las Tablas de Valoración se elaborarán teniendo en cuenta el Cuadro de Clasificación con el fin de registrar correctamente las oficinas productoras (tanto administrativas como misionales) y la documentación por ellas producida. las TRD son sometidas a evaluaión con el comité de archivo de la entidad, el cual determina si las aprueba .
                2. ARTÍCULO 5: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga expresamente los demás que le sean contrarios.
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