Administración de la Información de una Unidad de Archivo

Shirley Toledo
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Administración de la Información de una Unidad de Archivo
1 Reglamentada Por:
1.1 Ley 1712 del 6 de marzo de 2014
1.2 Decreto 2609 de 2012
1.3 La Ley 594 del 2000, por medio de la cual se dicta Ley General de Archivos, y se dictan otras disposiciones
1.3.1 Artículo 21: programas de gestión documental.
1.3.2 Artículo 19: Soporte Documental.
2 La administración documental regula la función archivistica en las empresas
2.1 Formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental.
2.2 busca la protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente.
2.3 Es el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización
2.4 Permite la recuperación de información de una forma ágil y oportuna
2.5 determina el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos
3 Los Archivos
3.1 Son Memorias institucionales
3.1.1 Clases de archivos
3.1.1.1 Archivos activos o de gestión
3.1.1.2 Archivos Semiactivos o Central
3.1.1.3 Archivos Inactivos o Histótico
4 Objetivos
4.1 Precisar la importancia de la Administración Documental, mediante el análisis de la problemática actual que se vive en las organizaciones por el manejo de la información
4.2 Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.
4.3 Llevar un control de los documentos que se crean, procesan y archivan
4.4 Almacenamiento y custodia de la Información
4.5 Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan
4.6 Describir las funciones de la Administración Documental y su importancia en las organizaciones
5 Automatización de Archivos
5.1 La automatización de archivos es el proceso mediante el cual se integran los avances de las Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación en la administración parcial o total de los documentos producto de la gestión de cualquier entidad
5.1.1 La automatización debe darse buscando cumplir, entre otros, con los siguientes propósitos:
5.1.1.1 Disminuir a mediano plazo el costo de funcionamiento del Archivo
5.1.1.2 Agilizar los procesos de descripción, clasificación, ordenación, difusión, conservación y preservación
5.1.1.3 Optimizar el proceso de transferencia y descarte en el Archivo
5.1.1.4 Incrementar el flujo de información
5.1.1.5 Lograr una mejor conexión con otros sistemas de información de la entidad u organización
6 El archivo debe permitir cumplir dos funciones básicas
6.1 Almacenar la documentación
6.2 Recuperar de inmediato los documentos almacenados
7 Procesos de la Adminstración Documental
7.1 Producción o Recepción
7.2 Distribución
7.3 Organización
7.4 Consulta
7.5 Recuperación
7.6 Disposición Final
8 Beneficios
8.1 Organización del archivo de documentos electrónicos e impresos
8.2 Acceso rápido, fácil y seguro a los documentos y datos de la empresa
8.3 Reducción de la circulación de documentos y registros en papel
8.4 Automatización de las actividades requeridas para el proceso de control de documentos
8.5 Agilidad en el proceso de emisión y revisión de documentos
8.6 Eliminación de copias obsoletas en poder de los usuarios.
8.7 Control sobre los préstamos y las devoluciones de los prototipos del archivo
9 La información en las organizaciones
9.1 La organización depende en gran medida el buen funcionamiento de la información
9.2 Toda organización debe ser capaz de gestionar información soportada en cualquier tipo de documento
9.3 La información debe resultar, además, accesible y fácilmente localizable
9.4 El conocimiento se relaciona con la tecnología documental desde que ese conocimiento se encuentra plasmado en documentos
10 Sistemas de Gestión Documental
10.1 La misión es el rastreo almacenamiento y organización de documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel
10.2 Permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo
10.3 Conjunto de tecnologías, normas y técnicas
10.4 Garantizar la integridad de los documentos, evitando perdidas o deterioros de los mismos
10.5 restringir el acceso a la documentación solamente a las personas autorizadas.
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