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Description
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acuerdo 060 del 2001
- ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO
- HORARIOS DE ATENCION AL PUBLICO: Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al
público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
- HORARIOS DE ATENCION AL PUBLICO: Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al
público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
- ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO:
- IMAGEN CORPORATIVA: Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las
entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y
otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto. La leyenda de pie de página debe
contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la
dirección del correo electrónico de la entidad
- IMAGEN CORPORATIVA: Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las
entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y
otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto. La leyenda de pie de página debe
contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la
dirección del correo electrónico de la entidad
- ARTICULO DÉCIMO TERCERO
- COMUNICACIONES OFICIALES POR CORREO ELECTRONICO: Las entidades que dispongan de Internet y servicios de
correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de
cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando
el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas. Para los efectos de acceso y uso de los
mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527
de 1999 y demás normas relacionadas.
- COMUNICACIONES OFICIALES POR CORREO ELECTRONICO: Las entidades que dispongan de Internet y servicios de
correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de
cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando
el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas. Para los efectos de acceso y uso de los
mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527
de 1999 y demás normas relacionadas.
- ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO:
- COMUNICACIONES OFICIALES VIA FAX: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán,
teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención
documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los
lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración. Las entidades que
utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice
su permanencia y durabilidad.
- COMUNICACIONES OFICIALES VIA FAX: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán,
teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención
documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los
lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración. Las entidades que
utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice
su permanencia y durabilidad.
- ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO
- COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS: Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en
original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la
oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el
consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los
casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.
- COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS: Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en
original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la
oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el
consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los
casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.
- Articulo decimo
- COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS: Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser
revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las
remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se
procederá a la radicación del mismo. PARAGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre
del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la
oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.
- COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS: Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser
revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las
remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se
procederá a la radicación del mismo. PARAGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre
del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la
oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.
- Articulo noveno
- CONSERVACION DOCUMENTAL: Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación,
para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que
aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las
normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676
aplicable a los soportes digitales. “ Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características
dimensionales, físicas y magnéticas”
- CONSERVACION DOCUMENTAL: Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación,
para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que
aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las
normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676
aplicable a los soportes digitales. “ Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características
dimensionales, físicas y magnéticas”
- Articulo octavo
- CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y
controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los
funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las
comunicaciones recibidas.
- CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y
controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los
funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las
comunicaciones recibidas.
- Articulo Septimo
- COMUNICACIONES INTERNAS: Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán
establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los
códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya
sean éstos, manuales o automatizados.
- COMUNICACIONES INTERNAS: Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán
establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los
códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya
sean éstos, manuales o automatizados.
- articulo sexto
- NUMERACION DE ACTOS ADMINISTRATIVOS: La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las
oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes
necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos
administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el
efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la
dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.
- NUMERACION DE ACTOS ADMINISTRATIVOS: La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las
oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes
necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos
administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el
efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la
dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.
- ARTICULO QUINTO
- NUMERACION DE ACTOS ADMINISTRATIVOS: La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las
oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes
necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos
administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el
efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la
dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.
- NUMERACION DE ACTOS ADMINISTRATIVOS: La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las
oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes
necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos
administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el
efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la
dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.
- ARTICULO CUARTO
- Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los
funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución
- Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los
funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución
- Articulo tercero
- Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de
manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones
- Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de
manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones
- Articulo segundo
- Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente
- Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas
legalmente a una entidad
- Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades
- Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por
medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital
- Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por
medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital
- Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades
- Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas
legalmente a una entidad
- Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente
- Articulo primero
- Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las
entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión
documental,
- Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las
entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión
documental,
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