ISO 15489

Juliana Acosta
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Juliana Acosta
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Description

Mapa conceptual

Resource summary

ISO 15489
1 Buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones
2 Concepto
2.1 Tiene en cuenta la utilización de metadatos para la gestión de los documentos electrónicos.
2.2 La norma ISO 15489 estandariza la gestión de documentos, indicando los requisitos básicos que deben cumplir las organizaciones para que puedan preservar el valor probatorio de sus documentos y la recuperación de la información.
3 Estructura
3.1 Parte I: Generalidades
3.1.1 En resumen, esta parte es la que define los conceptos básicos, los principios y los requisitos de la gestión de documentos en las organizaciones.
3.1.1.1 Para el plan de gestión de documentos se necesita:
3.1.1.1.1 Beneficios de la gestión de documentos
3.1.1.1.2 Marco reglamentario
3.1.1.1.3 Política y responsabilidades
3.1.1.1.4 Requisitos de la gestión de documentos
3.1.1.1.5 Diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos
3.1.1.1.6 Procesos y controles de la gestión de documentos
3.1.1.1.7 Supervisión y auditoría
3.1.1.1.8 Formación
3.2 Parte II: Directrices
3.2.1 Esta parte hace referencia a la metodología que se debe implementar para un sistema de gestión de documentos.
3.2.1.1 Por otra parte
3.2.1.1.1 El subcomité TC 46/SC II de ISO, está elaborando otras normas ISO que afectan directamente a la gestión de los documentos, entre las cuales se encuentran:
3.2.1.1.1.1 UNE-ISO 23081-1:2008
3.2.1.1.1.1.1 Principios para regular los metadatos para la gestión de documentos
3.2.1.1.1.1.2 UNE-ISO/TS 23081-2:2008
3.2.1.1.1.1.2.1 Marco para definir los elementos de metadatos
3.2.1.1.1.2 ISO/CD TR 26102
3.2.1.1.1.2.1 Metodología para desarrollar una estrategia que permita la conservación de los documentos electrónicos a largo plazo
3.2.1.1.1.3 ISO/TR 26122:2008
3.2.1.1.1.3.1 Orientaciones sobre el análisis de los procesos de trabajo en cuanto a creación, captura y control de los documentos
3.2.1.1.2 Otra normas ISO para los sistemas informáticos y aplicaciones de la gestión de documentos son:
3.2.1.1.2.1 ISO/TR 15801:2004
3.2.1.1.2.1.1 Implementación y operación de sistemas para el almacenamiento de información electrónica
3.2.1.1.2.2 UNE-ISO/IEC 17799:2002
3.2.1.1.2.2.1 Directrices para iniciar, implementar, mantener y mejorar la seguridad de la información en una organización
3.2.1.1.2.3 ISO/TR 18492:2005
3.2.1.1.2.3.1 Orientaciones metodológicas para la preservación a largo plazo y recuperación de la información en documentos electrónicos
3.2.1.1.2.4 ISO 19005-1:2005
3.2.1.1.2.4.1 Especifica la utilización del formato PDF/A permitiendo la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos
3.2.1.1.2.5 ISO 32000-1:2008
3.2.1.1.2.5.1 Proporciona información para los desarrolladores de software para crear ficheros PDF o leerlos
4 Antecedentes
4.1 En el ámbito archivístico, sigue el modelo norteamericano "Records Management" en donde se destaca la vida de los documentos y por el lado australiano con el modelo "Recordskeeping" con el principio de la continuidad de los documentos.
4.2 En el ámbito de la organización de empresas, adopta los principios de calidad y mejora continua.
5 Aplicación
5.1 Tiene como propósito que las organizaciones tengan documentos adecuados para:
5.1.1 Que los procesos de negocio y actividades sean eficaces
5.1.2 Cumplir con el marco legal y reglamentario
5.1.3 Rendir cuentas de sus actividades para quién le interese
5.2 El Sistema de Gestión de Documentos tiene que garantizar:
5.2.1 Autenticidad
5.2.2 Fiabilidad
5.2.3 Integridad
5.2.4 Disponibilidad de los documentos
6 La norma desde lo operativo
6.1 Lleva a cabo tres procesos interrelacionados
6.1.1 Diseño y puesta en funcionamiento del sistema de gestión de documentos
6.1.1.1 Metodología australiana DIRKS, que consta de:
6.1.1.1.1 1) Investigación preliminar 2) Análisis de las actividades de la organización 3) Identificación de requisitos 4) Evaluación de los sistemas existentes 5) Identificación de las estrategias para cumplir con los requisitos 6) Diseño del sistema de gestión de documentos 7) Implementación del sistema de gestión de documentos 8) Revisión posterior a la implementación
6.1.2 Procesos de la gestión de documentos
6.1.2.1 Se dividen en 7 fases, sobre todo en los sistemas electrónicos
6.1.2.1.1 1) Incorporación de los documentos 2) Registro 3) Clasificación 4) Almacenamiento 5) Acceso 6) Trazabilidad 7) Disposición
6.1.3 Procesos de mejora
6.1.3.1 Se llevan a cabo actividades de:
6.1.3.1.1 Supervisión y control
6.1.3.1.2 Formación
6.1.3.1.3 Seguimiento y medición de resultados
6.1.3.1.3.1 Para evaluar eficacia y eficiencia del sistema
6.1.3.1.4 Aprendizaje
6.1.3.1.4.1 Para identificar mejores prácticas y oportunidades de mejora
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