7 PASOS PARA UNA REUNIÓN EFICIENTE

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7 PASOS PARA UNA REUNIÓN EFICIENTE
1 ESTABLECER UNA AGENDA

Annotations:

  • Cada reunión debe tener un objetivo claro. 
1.1 SE DEBE TENER EL OBJETIVO CLARO
1.2 SABER QUIENES VAN A PARTICIPAR
1.3 PREPARAR LA DURACIÓN
1.4 LUGAR DE ENCUENTRO
1.5 QUIEN CONDUCIRÁ LA REUNIÓN
2 PREPARAR LA REUNIÓN

Annotations:

  • La persona a cargo de la coordinación debe ocuparse previamente de que este listo todo lo necesario para la reunión.
2.1 DEPENDIENDO DEL DEPTO.
2.2 PREPARAR TODO LO NECESARIO PARA EL EVENTO
2.3 MATERIAL Y TEMAS DE DISCUSIÓN
2.4 EQUIPAMIENTO TECNOLÓGICO
3 EXIGIRSE PUNTUALIDAD

Annotations:

  • Comenzar a tiempo y con todos los invitados hace que la reunión sea precisa. De este modo se avanza más y se evita que se pierda información.
3.1 COMENZAR A TIEMPO
3.2 PUNTUALIDAD DE LOS INVITADOS
3.3 SE DEBE APROVECHAR EL TIEMPO
4 REALIZAR APERTURA FORMAL

Annotations:

  • El coordinador debe dar comienzo a la reunión repasando uno a uno cada punto así tiene el conocimiento y la información precisa a la hora del inicio. 
4.1 REPASAR LA AGENDA ANTES DE DAR COMIENZO
4.2 PRESENTACIÓN DELOS PARTICIPANTES
4.3 ANTICIPAR LOS ANUNCIOS DE RETIRO
5 CONDUCIR LA REUNIÓN

Annotations:

  • Un encuentro de varias personas para que funcione debe tener un coordinador con el fin de que no se pierdan los objetivos principales de la reunión.
5.1 ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO DE LA AGENDA
5.2 EVITAR LAS DISTRACCIONES Y LOS COMENTARIOS PERSONALES
5.3 ADMINISTRAR LOS TIEMPOS
5.4 ADMINISTRAR LAS INTERVENCIONES
5.5 EL COORDINADOR DEBE ACTUAR COMO MEDIADOR SI ASÍ SE REQUIERE
6 RECORDATORIO O MINUTA

Annotations:

  • Las reuniones son un medio para resolver problemas, encontrar puntos en común y trazar estrategias para el futuro.
6.1 COMUNICAR LO TRATADO
6.2 CUMPLIR CON LAS TAREAS ASIGNADAS
6.3 SÍNTESIS DE UNA REUNIÓN
7 CERRAR LA REUNIÓN

Annotations:

  • se debe colocar punto final para evitar extenderse innecesariamente.
7.1 DEBATE DE DUDAS
7.2 TAREAS PENDIENTES
7.3 HABILITAR QUIEN SE DEBE RETIRAR
7.4 PONER PUNTO FINAL
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