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GTC 185

Esta guía técnica colombiana (GTC) tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la

gestión documental en las organizaciones.

REFERENCIAS NORMATIVAS

Los siguientes documentos son indispensables para la aplicación de este documento normativo:

NTC 1001, Papel, formatos.

NTC 1075, Documentación. Guía para la numeración de divisiones y subdivisiones en

documentos escritos.

NTC 1486, Documentación. Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de

investigación.

NTC 4436, Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para

la permanencia y durabilidad.

NTC 5613, Referencias bibliográficas. Contenido forma y estructura.

ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES

En caso de ser necesario, todos los documentos que se presentan en esta guía pueden

imprimirse por ambas caras de la hoja.

ZONAS

Zona 1:

Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria (NIT). Se recomienda usar las siguientes medidas: 14 cm. horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y

4 cm verticales desde el borde superior.

Zona 2

Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax,

teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre 1,5 cm y 2 cm

desde el borde inferior de la hoja y centrado.

Zona 3

Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es complementaria

de la zona 1.

MARGENES

Se recomiendan los siguientes márgenes.

Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm

Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que los márgenes

laterales sean simétricos a 3 cm.

ESTILOS

Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se tienen tres estilos como

alternativas: bloque extremo, bloque y semibloque.

Bloque extremo

Todas las líneas parten del margen izquierdo.

Bloque

Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo

del centro del escrito hacia el margen derecho.

Semibloque

Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una

sangría de 5 espacios a 10 espacios.

ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

*Identificación de páginas subsiguientes

*Código

*Lugar de origen y fecha de elaboración

*Datos del destinatario

*Denominación o título académico

*Nombre del destinatario

*Cargo

*Asunto

*Cuerpo o texto

*Datos del remitente

*Líneas especiales

*Anexos

*Copia

*Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración de

las comunicaciones

*Número de copias

*Soportes

CARTAS

Una carta es un medio de comunicación escrita por un emisor y enviado a un receptor.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario,

para ello se recomienda tener en cuenta:

- tratar un solo tema por comunicación;

- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;

- usar tratamiento respetuoso y cortés;

- redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o

plural;

- emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;

- utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y

- distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

UTILIZACIÓN DE LA CARTA

De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos:

- informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes;

- regular o aclarar una situación;

- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;

- dar respuesta a una comunicación recibida;

- reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;

- solicitar detalles sobre un asunto determinado;

- impugnar o corregir una situación;

- confirmar eventos ocurridos o pendientes;

- solicitar o remitir información, documentos u objetos;

- ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias;

- felicitar, invitar o convocar, y

- hacer llamados de atención, entre otros.

MEMORANDOS

CIRCULARES

Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo

específico de personas tanto interna como externamente.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.

La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y

políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o

servicios, entre otros.

Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

- tratar un solo tema;

- iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía;

- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;

- usar un tratamiento respetuoso y cortés;

- emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;

- utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada

organización, y

- distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

ACTAS

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que

adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe

cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o

presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con

membrete.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.

Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes.

Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales

ni de puntuación. Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones

necesarias. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.

Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario anotar el

nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno

de los asistentes, se hace con su nombre completo.

UTILIZACIÓN DE LAS ACTAS

Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación

específica.

INFORMES

El informe es un documento escrito en prosa informativa con el propósito de comunicar sobre algún tema o información del nivel más alto en una organización​.

CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN

En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

- tratar un solo tema por informe;

- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;

- usar tratamiento respetuoso y cortés;

- redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió);

- utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización;

- disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas, y

- elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.

En relación con la numeración de páginas para todos las clases de informe, se recomienda

tener en cuenta lo establecido en el numeral 5.1.3 de la NTC 1486.

UTILIZACIÓN DEL INFORME

De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los

siguientes usos:

- regular o aclarar una situación;

- informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos;

- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;

- reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;

- impugnar o corregir una situación, y

- presentar detalles sobre un aspecto determinado.

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

CERTIFICADOS

El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la

veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de

formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y

requiere registro notarial).

CONSTANCIAS

La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter personal.

Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

a) redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;

b) usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés;

c) emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;

d) utilizar los formatos establecidos en cada organización;

e) distribuir el texto de acuerdo con su extensión;

f) suministrar la información en forma personalizada, y

g) expedir siempre en original.

HOJA DE VIDA CORPORATIVA

Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y las experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la organización a la cual ésta se

encuentra vinculada laboralmente. Este documento se genera dentro de la organización y se alimenta con las actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el desempeño laboral del colaborador en la organización.

MENSAJE ELECTRONNICO

El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o más

usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la Internet. Este medio se puede utilizar

para enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea

necesario para la sustentación del contenido, razón por la cual se recomienda tener en cuenta

las disposiciones de esta guía para cada uno de estos casos.

TARJETAS PROTOCOLARIAS

Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el manejo de

las relaciones públicas y de negocios. Proyectan no sólo la imagen corporativa, sino también la

de los ejecutivos y de aquellas personas que manejan todo lo relacionado con oferta, venta de

bienes y servicios.

Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas

entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de

coordinación jerárquica de la organización.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

- utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización;

- redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en

primera persona del plural;

- distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y

- tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO

El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:

- informar sobre un hecho en forma breve;

- expresar necesidades;

- hacer requerimientos;

- regular o aclarar una situación;

- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;

- dar respuesta a una comunicación recibida;

- reiterar información, requerimiento o solicitud urgente;

- conocer detalles sobre un aspecto determinado;

- impugnar o corregir una situación;

- confirmar eventos ocurridos o pendientes;

- solicitar o remitir información, documentos u objetos;

- felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y

- hacer llamados de atención, entre otros.