Flashcards
Sem título
Flashcards do conjunto (21)
- 1GESTIÓN DOCUMENTAL ACTIVIDAD NUMERO 1YEIMY PAOLA RODRIGUEZ HERNANDEZ
- 2Qué es una unidad de correspondencia? y cuál es la diferencia que hay entre archivo y la unidad de correspondencia?Una unidad de correspondencia es la que gestiona, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de una manera centralizada y normalizada para contribuir al desarrollo del programa de gestión documental.
La diferencia entre archivo y correspondencia consiste en que el archivo se encarga de clasificar y custodiar documentos de suma importancia y lo que hace la correspondencia es recibir y enviar documentos de suma importancia tanto a persona natural como al archivo cuando estos documentos son de esta dependencia. - 3Porqué una institución debe implementar una unidad de correspondencia?Los documentos para el desarrollo de la organización, son de vital importancia ya que proporcionan la información adecuada para su funcionamiento y administración, establece los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos. Esto con el fin de facilitar el desempeño de las actividades de cada área fundamentado en lo principios y procesos archivísticos.
- 4Qué es un Manual de Correspondencia y cuáles son sus componentes?Un manual de correspondencia es el que define las pautas de organización de archivos y correspondencia para las empresas.
Dar las pautas para la organización del archivo de una empresa
- Control de Ingreso de la Documentación.
- Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).
- Conservación.
- Servicio y Control de Préstamo de los documentos.
- Selección y Traslado de la Documentación al archivo central. - 5Los componentes del Manual de Correspondencia son:1. INTRODUCCIÓN: en la cual se indica al lector en forma general la razón de ser del documento que tiene ante sí.
2. OBJETIVOS: se resumen los fines que persigue el manual (generales y/o específicos)
3. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD: en lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones.
4. CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE LOS DOCUMENTOS QUE ELABORA LA ENTIDAD, COMUNICACIONES EXTERNAS: cartas, télex; comunicaciones internas: memorandos, circulares, notas de tramitación, etc.
5. DEFINICIÓN DEL CONCEPTO CORRESPONDENCIA Y SUS CLASIFICACIONES: institucional, personal, confidencial.- Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país. - 6De qué trata el considerando del Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001)?El considerando del Acuerdo N. 060 habla de la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, junto con el uso oportuno y adecuado de la información que se debe tener con la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, para poder tener pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.
- 7Que trata la Norma Técnica Colombiana GTC-185?Es una guía técnica dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos, secretarios y todas aquellas personas involucradas en la generación de documentos, contiene herramientas que facilitan la gestión documental en las organizaciones, con el propósito de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas para facilitar su presentación y elaboración.
- 8Elija 5 tipos de documentos de la norma anterior y diga cuales son las características que se deben tener en cuenta dentro de la Gestión Documental.ACTA
MEMORANDO
CERTIFICADOS
INFORMES
CIRCULARES - 9ACTA: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión osituación específicaCARACTERÍSTICAS:
- Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.
- Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes.
- Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio.
- Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. - 10MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.CARACTERÍSTICAS
-utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización;
- redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural
- distribuir el texto de acuerdo con su extensión,
-tratar preferiblemente un solo tema por memorando - 11CIRCULARES: Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.CARACTERÍSTICAS
- tratar un solo tema
- iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía
- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
- usar un tratamiento respetuoso y cortés - 12CERTIFICADOS: documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial)CARACTERÍSTICAS
-Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
-Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés.
-Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
-Utilizar los formatos establecidos en cada organización. - 13INFORMES: La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Los informes se elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.CARACTERÍSTICAS
-Tratar un solo tema por informe.
- Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
- Usar tratamiento respetuoso y cortés.
- Redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió).
- Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización.
- Disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas.
- Elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos. - 14Elija cinco tipos de definiciones del Acuerdo 060-ARCHIVO ELECTRÓNICO
-COMUNICACIONES OFICIALES
-CORRESPONDENCIA
-DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO
-DOCUMENTO ORIGINAL - 15Archivo electrónico:documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
- 16Comunicaciones Oficiales:Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
- 17Correspondencia:Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
- 18Documento electrónico de archivo: .Registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
- 19Documento Original:Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
- 20.De acuerdo con la NTC 4436, que requisitos se deben tener en cuenta para la durabilidad de los documentosPapel y cartón para escribir e imprimir. Los requisitos del papel de archivo para escribir e imprimir es la permanencia y durabilidad, con gramaje entre 75 y 90 g/m2 , libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5, debe tener suficiente resistencia al esparcimiento de las tintas estilográficas de tal manera que los trazos deben quedar nítidos y definidos.
- 21Que otras normas cita la GTC-185NTC 1001, Papel, formatos.
NTC 1075, Documentación. Guía para la numeración de divisiones y subdivisiones en documentos escritos.
NTC 1486, Documentación. Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigación.
NTC 4436, Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.
NTC 5613, Referencias bibliográficas. Contenido forma y estructura.
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- FlashCards sobre Sem título, criado por yeimyrh0570 em 09-05-2015.
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- yeimyrh0570
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