Cuadro comparativo tipos de documento

CIRCULAR

Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida

a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

CONSTANCIA

INFORME

MEMORANDO

Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar

asuntos internos.

Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de

cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de

procesos administrativos.

Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad.

Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la

veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y

personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados.

En algunas entidades se denomina oficio.

Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o

situación específica.

CARTA

CERTIFICADO

ACTA

TIPO DE

DOCUMENTO

CONCEPTO

CARACTERÍSTICAS

Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el

carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.

Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin

describir detalles intrascendentes.

Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en

tiempo presente.

La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco.

- Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o

plural.

- Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo.

- Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.

- Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

- Utilizar los formatos establecidos en cada organización.

- Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

- Suministrar la información en forma personalizada.

- Expedir siempre en original.

- Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía.

- Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.

- Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada

organización.

- Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

- Utilizar los formatos establecidos en cada organización.

- Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

- Suministrar la información en forma personalizada.

- Expedir siempre en original.

- Tratar un solo tema por informe.

- Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.

- Usar tratamiento respetuoso y cortés;

- redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió).

- Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización.

- Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.

- Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en

primera persona del plural.

- Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

- Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

UTILIZACIÓN

PARTES

Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación

específica.

- Título

- Denominación del documento y número

- Encabezamiento

- Lugar de origen y fecha de la reunión

- Hora

- Lugar

- Asistentes

- Representaciones

- Invitados

- Ausentes

- Orden del día

- Desarrollo

- Compromisos

- Convocatoria

- Firmas, nombres y cargos

- Líneas especiales

- Páginas subsiguientes

- Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes.

- Regular o aclarar una situación.

- Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.

- Solicitar detalles sobre un asunto determinado.

- Impugnar o corregir una situación.

- Confirmar eventos ocurridos o pendientes.

- Calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos.

- Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción.

- Becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos.

- Documentos de identidad, entre otros.

La circular interna se utiliza para :

- informar disposiciones.

- Informar normas.

​​​​​- Informar políticas.

La circular externa utiliza para:

- Dar a conocer reglas de negocios.

- Dar a conocer nuevos productos.

- Dar a conocer servicios, entre otros.

- Tiempo de servicio.

- Experiencia.

- Salarios u honorarios.

- Clases de trabajo.

- Jornada laboral.

- Cumplimiento de comisiones.

- Comportamiento del trabajador, entre otros.

- Regular o aclarar una situación.

- Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos.

- Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.

- Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.

- Impugnar o corregir una situación.

- Presentar detalles sobre un aspecto determinado.

- Informar sobre un hecho en forma breve.

- Regular o aclarar una situación.

- Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.

- Dar respuesta a una comunicación recibida.

- Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente.

- Confirmar eventos ocurridos o pendientes.

- Hacer llamados de atención, entre otros.

- Encabezado

- Denominación del documento

- Código

- Fecha

- Encabezamiento

- Destinatario y remitente

- Asunto

- Texto

- Despedida

- Remitente y firmas responsables

- Líneas especiales- Copias

- Encabezamiento

- Razón social

- Dependencia

- Código

- Título

- Lugar de origen y fecha de elaboración

- Autoría del resumen ejecutivo

- Objetivo

- Temas o numerales

- Páginas subsiguientes

- Conclusiones

- Nombres, cargos y firmas

- Rúbrica

- Firmas y nombres

- Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional

- Código

- Lugar de origen y fecha de elaboración

- Cargo

- Identificación del documento

- Texto

- Remitente y firmas responsables

- Encabezado

- Código

- Lugar de origen y fecha de elaboración

- Encabezamiento y destinatarios

- Asunto

- Saludo

- Texto

- Despedida

- Remitente y firmas responsables

- Líneas especiales

- Identificación de páginas subsiguientes

- Código

- Lugar de origen y fecha de elaboración

- Cargo

- Identificación del documento

- Texto

- Remitente y firmas responsables

- Código

- Lugar de origen y fecha de elaboración

- Destinatario

- Denominación o título académico

- Nombre del destinatario

- Cargo

- Organización

- Dirección

- Nombre del lugar de origen

- País

- Asunto

- Saludo

- Texto

- Despedida

- Remitente y firmas responsables

- Líneas especiales

- Anexos

- Copias

- Identificación del transcriptor

- Páginas subsiguientes