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Unidad 2. Administración del tiempo.

2.1 Características del tiempo

2.2 ¿Cuáles son los enfoques de la adminstración del tiempo?

2.3 Los enemigos del tiempo

2.4 ¿Cuál es la personalidad del ejecutivo que sabe administrar su tiempo?

2.5 ¿Cuáles son las estrategias para administrar el tiempo?

2.6 Manejo efectivo de reuniones y juntas.

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se te asignen a las actividades diarias.

Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

No se puede comprar.

No se puede atrapar, detener o regresar.

Es lo más valioso que tienen los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.

Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

EL ENFOQUE “ORGANÍCESE”

Sostiene que la mayoría de los problemas que conciernen a la administración del tiempo se deben al caos: a la falta de orden en nuestra vida. La solución que se propone son los sistemas: sistemas de archivo, sistemas de bandeja de entrada y salida, sistemas de recordatorios, sistema de base de datos.

La organización en tres ámbitos:

*Organización de las cosas

* Organizar las tareas

* Organización de las personas.

EL ENFOQUE DEL GUERRERO (SUPERVIVIENCIA Y PRODUCCIÓN)

Es preservar el tiempo de que se dispone para concentrarse y producir.

Aislamiento: protección recurriendo a secretarias, propuestas cerradas, contestadores automáticos, niñeras por horas y comunicaciones lacónicas.

Alejamiento: traslado a un lugar donde se pueda estar solo y por lo tanto, a cubierto de interrupciones.

Delegación; se asignan tareas a otras personas para disponer de tiempo para dedicarlo a realizar un solo trabajo más efectivo.

EL ENFOQUE DE LA META (LOGRO)

Incluye técnicas como la planificación a corto, mediano y largo plazo, la fijación de metas, la visualización, la automotivación y la adopción de una actitud mental positiva.

EL ENFOQUE DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO 101(HABILIDADES)

Según el cual administrar el tiempo es una habilidad. Para desempeñarnos con efectividad en el mundo actual tenemos que dominar ciertas habilidades básicas:

Usar un planificador o una agenda de citas

Confeccionar listas de asuntos pendientes

Fijarnos metas,

Organizar Y Priorizar.

EL ENFOQUE DEL INSTRUMENTO MÁGICO (TECNOLOGÍA)

Se basa en la creencia de que un instrumento adecuado nos permitirá aportar calidad a nuestra vida.

El supuesto básico es que los sistemas y estructuras nos ayudarán a ser más efectivos.

Excesivo flujo de papeles

Uso del teléfono

Chat

Mirar televisión

Visitantes

Fallas de comunicación

Reuiniones

Redes sociales

Organizado

Decidido

Idealista y realista

Disciplinado

Cree en la gente y con facilidad sabe delegar

Productivo

Empártico

Motivado y decidido

Organiza bien su tiempo

Conoce como utiliza su tiempo

Identifica y elimina los enemigos de tiempo

Establece sus objetivos

Establecer tiempos de entrega para todas las tareas

Seguir las actividades en base a la matriz de administración del tiempo

Ordenar y despejar actividades

Fraccionar los proyectos

Terminar lo que empezaste

Evitar las juntas

Hacer énfasis en los resultados, no en las horas

Plantearse un arutina

Mejora la toma de decisiones

Juntas

Reuniones

Es una reunión donde se comparten o discuten asuntos laborales de una empresa bajo una dirección y con participantes involucrados en esos asuntos.

¿Cómo planear una junta de trabajo?

¿Cómo conducir una junta?

5 P's para lograr una junta eficaz

Es una técnica que permite que personas con objetivos comunes intercambien información y lleguen a compromisos colectivos para conseguir las metas.

¿Cómo planear una Reunión de trabajo?

¿Cómo dirigir una reunión eficaz?

1.- Antes de la reunión: ​​​​​​

Determinar si es necesario efectuar una reunión

Seleccionar el tipo de reunión

Prepararla con tiempo suficiente

Seleccionar adecuadamente a los participantes.

Crear un planning.

Convocar a los asistentes.

2.- Durante la reunión:

Comenzar en el tiempo establecido.

Dedicar los primeros minutos a aclarar puntos fundamentales.

Seguir el desarrollo del plan previsto.

Tratar en medio de la reunión los puntos más importantes.

No dejar que algunos de acaparen de la reunión.

3.- Al finalizar la reunión:

Dejar tiempo al final para dudas.

Sintetizar las conclusiones.

Agradecer la participación de los asistentes.

4.- Después de la reunión:

Realizar una minuta de la reunión.

FASE I: PLANIfICAR LA REUNIÓN: Dilucidar los objetivos, número de asistentes, hora, fecha, lugar (aacesibilidad, condiciones físicas como calefacción, alumbrado y ventilación, asientos, su calidad y comodidad y las mesas como el tamaño y estabilidad).

FASE II: ORGANIZAR LA REUNIÓN: Ver quién interviene y quienes participan. al igual que los roles en las reuniones

FASE III: DIRIGIR LA REUNION.

Fomentar la participación, vigilar el tiempo , usar el poder del rol adecuadamente.

FASE IV: DAR SEGUIMIENTO A LA REUNIÓN.

Resumir la reunión y redactar la minuta.

1.- Definir los objetivos: ​​​​​Alta gerencia (Objetivos gerenciales), Gerencia media (Objetivos Funcionales) y Nivel operacional (Objetivos operacionales) .

2.- Determinar los asistentes: Invitar solo a los involucrados en el tema a tratar.

3.- Preparar la agenda de la junta: Lugar, fecha, hora de inicio y término.

4.- Coordinar los horarios: Ajustar a la disponibilidad y limitaciones.

5.- Determinar los temas: Elegir temas específicos.

6.- Estructurar la agenda: Considerar una sesión que de cumplimiento con el orden establecido en la agenda.

7.- Repasar la agenda antes de comenzar la junta: Repasar temas y tiempos asignados.

8.- Asignar tiempos para hablar: Tiempos para que los miembros aporten sus ideas.

9.- Prepararse para la junta: Decidir quien será el director de la junta.

Describir los puntos clave en una agenda.

Seguir la agenda cuando se conduzca la junta

Iniciar la junta en los tiempo establecidos.

Establecer limites de tiempo en la junta

Resumir los puntos clave al final de la junta.

Propósito: Razón por la que se realiza la junta.

Participantes: Se refiere a los invitados a asistir a una reunión.

Planeación: Se refiere a la preparación de la agenda para la reunión. (regla de las mitades, de los 3/6, de los informes, de los 3/4, de la agenda, de los tercios etc.)

4.- Participación: Se refiere al proceso real de las reuniones.

1.- Presentar a los participantes.

2.- Establecer reglas básicas.

3.- Establecer reglas de decisión.

5.- Perspectiva: La perspectiva nos hace ver las juntas desde la distancia. Evaluar lo que salió bien de la junta y lo que fue improductivo y debe eliminarse.