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Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Agrupaciones Documentales

Serie y Subserie Documental

Principios de Organización

Sección y subseccion

Fondo

Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

Subseccion

Sección

Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.

Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivístico.

Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.

Serie

Subserie

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Orden Origianal

Procedencia

Las secciones son las divisiones del fondo identificadas con la producción documental de una unidad o división administrativa funcional de la institución que produce el fondo..La sección documental está identificada como la Dirección General, oficina o dependencia de primer nivel jerárquico, según la ubicación en el organigrama de cada entidad

Es una subdivisión de la sección integrada por el conjunto de documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico-funcional; por ejemplo, sección: Secretaría General; sub-sección: Grupo de Recursos Humanos.

Dirección General.

Secretaria General.

Permite identificar los creadores de los documento, estos pueden ser institucionales y administrativos

Se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documento se producen para el desarrollo de un trámite.