Diagrama de flujo

manejo de la correspondencia

1. sellarla y registrarla

no

¿se sello y se registro?

si

2. leerla y verificar que sea para oficina

¿se leyó y verifico?

NO

SI

3. jerarquizarla: la que puede contestar ella y la que debe atender su jefe.

¿se jerarquizó?

NO

Bibliografía: https://sites.google.com/site/abcdelagestiondedocadm/classroom-news/reminderthatitsashortweekthisweek

TRABAJO PRESENTADO POR: KAREN VIVIANA PAEZ BERMUDEZ

Hay que sellar la correspondencia y revisar el documento u objeto sea para la entidad.

Hay que leer el documento o el remitente del objeto y verificar que sea para la oficina

Hay que leer el documento y verificar si el asunto se le puede dar contestación o es imperativa la remisión para el jefe

SI

4. Contestar y mecanografiar la que nosotros entendemos

Digitar y responder si es posible

NO

¿Se contestó y se mecanografió?

SI

6. Buscar los expedientes correspondientes, si ya existen

Contextualizar el documento, si no existe crear uno

NO

¿Se buscaron?

SI

7. Presentarla al jefe y recibir instrucciones o dictado

Si se realizo la respuesta de manera autónoma, presentarla; si no atender a la respuesta.

NO

¿Se presentó?

SI

8. Mecanografiarla o capturarla y revisarla antes de presentarla a la firma

Digitar la respuesta dada y revisarla para la firma

NO

¿Se mecanografió, se revisó?

SI

9. Separar y repartir las copias; o sacarlas

Repartir las copias después de sacarlas a las áreas correspondientes

¿Se separó, se repartió?

NO

SI

10. Colocar la copia en "pendientes" para su seguimiento.

Una copia va a pendientes para darle seguimiento.

¿Se colocó en pendientes?

NO

SI

11. Elaborar un acuse de recibo, si es necesario

Si se necesita, dar notificación de recibido

¿Se elaboró?

NO

SI

12. Archivar la copia

Archivar la copia en el archivo de gestión.

Nota: Las cartas que no esten dirigidas a personas o departamentos específicos deben ser abiertas por el Departamento receptor de correspondencia.

Después de que un asistente ejecutivo o secretaria (o) recibe una carta con el sello de la fecha procede a:

1.Registrarla

2.Colocarla en su bandeja de entrada

3.Trasferirla a su jefe, para que éste la lea, y pueda dictar una respuesta.

4.Archivar el documento, una vez cumplidos los pasos anteriores; para ello lo marca y autoriza su archivo. Esta anotación se conoce como iniciales de autorización para archivar un documento.