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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONCEPTOS

Según (Gómez, 2001) El manual de procedimientos es "un instrumento de apoyo en el que se encuentran de manera sistemática los pasos a seguir, para ejecutar las actividades de un puesto determinado y/o funciones de la unidad administrativa.

(Palma, 2005) menciona que El manual de procedimientos es un documento del sistema de Control Interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.

CAMPOS DE APLICACIÓN

El manual de procesos y procedimientos está dirigido a todos los colaboradores, con el fin de entregar a la entidad una herramienta de trabajo que permita el desarrollo y cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y visión institucional, por medio de la descripción del modelo de operación por procesos.

Áreas o unidades orgánicas que intervienen en el procedimiento de reclutamiento y selección de personal.

Presidente del consejo de administración

Gerente General. de producción.

Supervisores de producción.

BENEFICIOS

Según (Ramos, 2018) Los beneficios de contar con manuales de procedimientos, son de proporcionar apoyo a las diferentes actividades que realizan de manera cotidiana en una empresa y también permite que se haga un seguimiento secuencial de las tareas, además, es muy útil porque es un instrumento de comunicación efectivo porque detalla de manera específica los pasos a seguir en el cumplimiento de las funciones asignadas.

COMPONENTES

En concordancia con el autor el manual debe contener los siguientes componentes:

Identificación:

Prólogo, introducción o ambos:

Índice:

Contenido:

COMPONENTES

Un flujograma o diagrama de flujo consiste en una figura o gráfico que representa una serie de procesos o un grupo de actividades por medio de símbolos. Por tanto, la principal utilidad de un flujograma es que muestra de un solo vistazo un proceso que puede ser complejo

El diagrama de flujo, también conocido como flujograma, es una herramienta utilizada para representar la secuencia de las actividades en un proceso. Para ello, muestra el comienzo del proceso, los puntos de decisión y el final del mismo. ... Es una de las siete herramientas básicas de gestión de calidad.

COMO SE ELABORAN

Antes del diseño de un flujograma se debe identificar claramente quién es el dueño del proceso, o sea, la persona responsable que más lo conoce, quien no necesariamente es el jefe del sector.

Identificar a los participantes del proceso y convocarlos a una reunión para desarrollar el diagrama de flujo.

Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.

Definir el objetivo del proceso o procedimiento.

Identificar quién lo utilizará y cómo

Establecer el nivel de detalle requerido

Determinar los límites del proceso a describir.

RESPONSABLE

Están obligados a elaborar y mantener actualizado los flujogramas de la organización todas las dependencias, así como cada una de sus unidades administrativas y órganos desconcentrados. El Departamento Administrativo en coordinación con el Área de Planificación y Fortalecimiento Institucional, serán responsables de redactar los cambios o modificaciones para actualizar el flujograma, quienes presentarán el documento final al director general, para su autorización.

La actualización del flujograma se hará cuando las circunstancias lo ameriten o cuando surjan cambios significativos en la estructura organizativa.

Ayuda a comprender un proceso o varios simultáneamente a través de un dibujo representado por figuras geométricas. El cerebro humano procesa con facilidad los dibujos. Un buen diagrama de flujo es como un resumen de varias páginas de texto.

Permiten identificar con mayor facilidad los problemas y las oportunidades de mejora en cada uno de los procesos representados.

Esta forma de representar procesos permite entender fácilmente los diferentes protocolos implementados en la empresa.

VENTAJAS

EJEMPLO