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Como mejorar el alineamiento estratégico de las TI en la empresa

Según estudios hechos por el Instituto de Gobierno de TI, menos del 25% de empresas involucran a los miembros del directorio en el proceso de establecimiento de la estrategia de TI. Es común ver que esta tarea se delega a los niveles de administrativos por debajo de la Junta Directiva.

Esto es un problema importante puesto que dicha falta de involucramiento del más alto nivel en la definición de las estrategias de TI pueden conllevar a inversiones de TI no necesarias o no deseadas que no aporten valor al negocio. He allí la importancia de que las inversiones en TI de la empresa estén en armonía con sus objetivos estratégicos.

Paradójicamente, los resultados del Reporte Global del estado del Gobierno de TI del 2009 (que realiza en Instituto de Gobierno de TI anualmente) muestran el alto nivel de importancia que se da a las TI como contribuidor a lograr una buena ejecución de la estrategia de negocio.

Pero a pesar de reconocer esta importancia de TI en la estrategia de negocios, se denota también una desconexión entre la estrategia de negocios y la definición real de la estrategia de TI.Es así que los problemas que trae consigo la falta de alineamiento de TI al negocio no terminan allí.

Imposibilita al negocio alcanzar todo su potencial: ya que no permite al negocio identificar oportunidades de valor para la compañía

Genera fallas para identificar y capitalizar oportunidades de negocio: Se pueden ejecutar iniciativa y/o proyectos que más que generar valor, generen pérdidas para la compañía

Genera costos operativos más elevados lo que conlleva a una desventaja competitiva: Al no poder ejecutar proyectos adecuados, disminuye la eficacia de los procesos.

Manejo inadecuado de los recursos de TI: Se pueden asignar personal, equipo y otros recursos a iniciativa no prioritarias

Más aun, generalmente el CIO no forma parte de la Junta Directiva, lo que indudablemente genera mayores riesgos en cuanto al alineamiento estratégico que se espera que tengan las TI. La razón para esta situación es el rol de soporte que históricamente han tenido las TI en las empresas a lo largo del tiempo, un soporte de tipo netamente operativo, orientado a la automatización de procesos.

Posiblemente la respuesta sea: ambos son parte del problema, ya que para lograr alineamiento debe haber un acercamiento y coordinación mutua para entender claramente las necesidades de negocio. Esto es esencial para cualquier tipo de empresa, cualquier que fuere su sector: sin un adecuado alineamiento de TI, es poco probable que la empresa logre un éxito a largo plazo que entregue de valor a los accionistas.

Hay que considerar también la importancia y relevancia que tienen las TI en cada compañía, y más aun: el nivel de madurez en el uso de TI. Considerando estos elementos, podemos determinar el enfoque bajo el cual la organización realiza el planeamiento de las TI

Se quiere de mucho esfuerzo e involucramiento por parte de los distintos Directivos de la organización. No es un proyecto que se inicie y termine, tras el cual se tenga un alineamiento; más bien es un proceso continuo, un esfuerzo continuo que requiere saber tomar decisiones, riesgos y capacidad de gestión y liderazgo.

Hay 3 enfoques básicos para realizar el planeamiento; de cada uno de ellos se infiere un nivel de madurez en cuanto a la forma de utilizar las TI en la empresa.

En el nivel o etapa I, la empresa se preocupa en realizar en planeamiento de TI enfocándose principalmente en automatizar procesos manuales en forma aislada y sin la integración debida en cada una de las áreas que lo requieran.

En la etapa 2, el enfoque de la empresa hacia el Plan de TI cambia hacia una interacción entre las distintas áreas de la compañía. Se buscan soluciones inter-funcionales, que abarquen macro-procesos que atraviesan y benefician a toda la organización

En la etapa 3, la organización se encuentra en el mejor nivel de madurez de planificación de TI: donde se busca una integración a lo largo de toda la cadena de valor de la empresa, con soluciones que benefician desde los proveedores hasta el cliente y/o usuario final

En el año 1993, los investigadores J. C. Henderson y N. Venkatraman propusieron un modelo de alineamiento estratégico llamado Modelo SAM (Strategic Alignment Method), que se basa en cuatro perspectivas distribuidos en dos dimensiones, que en su conjunto forman la estrategia global de una organización.

Ajuste estratégico: La cual clasifica los dominios de alineamiento en externo e interno. El dominio externo se refiere a la posición de una organización relativa a sus competidores (combinaciones producto/mercado, alianzas, integración, y otros). El dominio interno se refiere a la estructura de la organización (departamentos, procesos, dirección, y otros)

Integración funcional: La cual divide las funciones de TI y las demás funciones de una compañía (Funciones organizacionales). La función de TI abarca el enfoque, competencias, dirección, arquitecturas, procesos y habilidades respecto al aprovisionamiento de información para el negocio. Las funciones organizacionales se refieren a los mismos aspectos de la función de TI pero respecto a la organización en su conjunto.

En esta perspectiva, es la estrategia de negocio el impulsor principal del diseño de la organización y de la infraestructura de TI. Se deriva de la gestión estratégica jerárquica clásica. Es la Alta Gerencia quien formula la estrategia y la Gerencia de TI solo es un implantador de dicha estrategia. Por ello, el papel de TI bajo esta perspectiva es comúnmente la de reducir costos ya que se ve a las TI como un Centro de costos.

En esta perspectiva se considera a la Estrategia de TI como el impulsor principal que puede modificar la estrategia de negocios al potencializar las capacidades de TI. Es así que el papel de la Alta Gerencia es la de establecer la visión del negocio que integre las capacidades de negocios y las funcionalidades emergentes de TI. El papel de la Gerencia de TI en esta perspectiva es la liderazgo tecnológico, que mediante prospectiva tecnológica identifica tendencias tecnológica y las usa como catalizador para lograr la visión de negocio.

Nivel de Servicio

Esta perspectiva se focaliza en la construcción de una organización de TI de clase mundial, en donde el papel de la estrategia de negocios es indirecto. El papel de la Alta Gerencia es aquí la de priorizador de los recursos. La Gerencia de TI asume un liderazgo del negocio al realizar tareas que aseguren el éxito de las operaciones del negocio, bajo las directivas de la Alta Gerencia.

El rol de la estrategia de negocios

El involucramiento de TI en la formulación de la estrategia de negocios es un proceso bi-direccional. La Alta Gerencia debe tener confianza que las TI soportarán al negocio y que con las capacidades y oportunidades que brinda, permitirán la definición de la estrategia de negocios. Claros ejemplos de estos son Amazon y eBay por ejemplo, compañías netamente tecnológicas en donde su estrategia de negocios tiene un input muy importante y esta altamente enfocado a tomar ventaja de las potencialidades que les brindan las TI.

Excelencia Operativa(Reducción de costos)

Esta estrategia enfatiza en la eficiencia y eficacia para poder reducir costos y poder liderar en costos y precios de productos en el mercado. Busca reducir cualquier sobre-costo en la cadena de valor de la compañía.

Como ejemplo de compañías que usan esta estrategia tenemos a: Wal-Mart, IKEA a nivel internacional y RECO, ECO (a nivel nacional).

Una estrategia de este tipo, nos orienta hacia un enfoque de planeamiento estratégico de la ERA 2. Es así que las necesidades de compartir información detallada de los clientes deben ser atendidas con herramientas y soluciones de tipo CRM (Customer Relationship Management), cuya información sea compartida a través de una infraestructura de TI común, a lo largo de las unidades funcionales y así poder implantar la estrategia de negocios.