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INVENTARIO DOCUMENTAL

Un Instrumento

de recuperación de información que

describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Entidad

remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad

responsable de la documentación que se va a transferir.

Entidad

productora: Debe colocarse el nombre completo o razón

social de la entidad que produce o produjo los

documentos.

Unidad

administrativa: Debe consignarse el nombre de la

dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la

oficina productora.

Oficina

Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad

Administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio

de sus funciones.

Objeto:

Se debe consignar la finalidad del

inventario, que puede ser: Transferencias primarias, transferencias

secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades

y/o dependencias, inventarios

individuales.

Hoja

___ de ___: Se numerará cada hoja del inventario

consecutivamente. De___: Se registrará el total de hojas del inventario.

Registro

de entrada: Se diligencia sólo para transferencias

primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en

las

tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de

la transferencia (año, mes, día). En NT se

anotará el número de la transferencia.

Número

de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el

número correspondiente a cada uno de los asientos descritos,

que

generalmente corresponde a una unidad documental.

Código:

Sistema convencional establecido por la

entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las Series, Subseries

o asuntos relacionados.

Fechas

extremas: Deben consignarse la fecha inicial y

final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro dígitos

correspondientes al año. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando

la documentación no tenga

fecha se anotará s.f.

Unidad

de conservación: Se consignará el número asignado a cada

unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrarán las unidades de

conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la

cantidad

o el

número correspondiente.

No.

de folios: Se anotará el número total de folios

contenido en cada unidad de conservación descrita.

Soporte:

Se utilizará esta columna para anotar los

soportes diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes (M),

videos (V), casetes (C), soportes electrónicos, soportes electrónicos (CD, DK,

DVD), etc.

Elaborado

por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo,

firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así

como

el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del mismo.

Entregado

por: Se anotará el nombre y apellido, cargo,

firma de la persona responsable de entregar la transferencia, así como

el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega.

Recibido

por: Se registrará el nombre y apellido,

cargo, firma de la persona responsable recibir el inventario, así como el lugar

y la fecha en que se recibió.

Nombre

de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al

conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos

emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio

de sus funciones específicas.

Para

las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusión y/o

supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de

las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento

corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.

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