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Especificaciones para Cajas

y Carpetas de Archivo

Grupo de Conservación y Restauración del Archivo General de la Nación

PROGRAMA DE ALMACENAMIENTO DOCUMENTAL

A partir de la promulgación de la Ley General de Archivos 594 de 2000, se establece la responsabilidad de la administración

pública y de los funcionarios de archivo en la conservación de los documentos tanto en soporte papel como los producidos

con las tecnologías de avanzada.

Ley General de Archivos 594 de 2000, en el título XI., promulga la obligación

de implementar un Sistema Integrado de Conservación, en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.

Este Sistema se define como el conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con el sistema

de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus

documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación,

desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa de

su ciclo vital.

Para implementar este Sistema, una estrategia fundamental de preservación y conservación lo constituye el adecuado almacenamiento

de documentos en cajas y carpetas dependiendo de las diferentes etapas del ciclo vital por las cuales atraviesa la

documentación de archivos: por eso se habla de Cajas para Archivo Central y Cajas para Archivo

Histórico ; éstas son acciones que se enmarcan en la denominada conservación-preventiva proceso mediante

el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento documental ya que se contemplan manejos administrativos, uso de

materiales adecuados, adopción de medidas específicas en edificios y locales, sistemas de almacenamiento y depósito, unidades

de conservación, manipulación y mantenimiento periódico entre otros factores.

El Programa de Almacenamiento de material de archivos contempla en términos generales los siguientes aspectos:

Situación :

• Documentación que presenta un sistema de almacenamiento inadecuado

• Documentación que no presenta ningún tipo de almacenamiento

• Unidades de conservación no adecuadas

Objetivos:

• Planear, desarrollar, coordinar e implementar programas de organización, limpieza y mantenimiento documental

• Identificar las carcaterísticas físicas de los documentos

• Asociar los problemas de almacenamiento con lineamientos archivísticos

• Gestionar recursos de acuerdo con las necesidades

Dirigido a:

• Personal directivo responsable del manejo de los archivos en la entidad

• Personal técnico y profesional encargado y relacionado con la manipulación de los archivos

• Areas administrativas responsables de la adquisición de materiales para almacenamiento de los documentos.

• Personal encargado de los depósitos donde se encuentra la documentación

Campo de Aplicación:

• Implementado a través de las Oficinas de Archivo y Correspondencia, mediante el Reglamento de Archivos, los Programas

de Gestión documental y los Comités de Archivo

• Se debe garantizar el uso de cajas y carpetas adecuadas en la aplicación de las Tablas de Retención y de Valoración

Documental a través de la regulación de uso de materiales en las transferencias primarias y secundarias

• Depósitos de archivo en entidades o empresas prestadoras de servicios de archivo

• Oficinas

• Salas de consulta

• Espacios de manejo de procesos técnicos de organización documental

Consideraciones

• Establecer las acciones de manejo de los documentos respecto a aspectos como perforación y empaste de las unidades

• Determinar el número total o aproximado de las unidades que se requieren almacenar o re-almacenar

• Evaluar las tipologías o formatos específicos de documentos que requieren de almacenamiento especiales

• Determinar la capacidad y adaptabilidad del mobiliario

• Analizar y adecuar los espacios de elmacenamiento verificando las condiciones ambientales de las áreas

• Elaboración de un presupuesto acorde con las necesidades

• Adquisición de estanterías y otro tipo de mobiliario como planotecas y muebles de oficina para el manejo de los archivos de

gestión

• Adquisición de unidades de almacenamiento acordes con la documentación a almacenar dependiendo de los formatos y tama-ños: cajas para archivo de gestión, cajas para archivo histórico, sobrecubiertas laterales, carpetas y sobres.

• Organización, inventario y clasificación del archivo

• Implementación de procesos de almacenamiento durante el flujo documental en sus tres edades y en las diferentes oficinas y

áreas donde se maneja la documentación

.

• Acciones de limpieza y mantenimiento

• Coordinar actividades de los demás programas de Conservación-Preventiva

ESPECIFICACIONES PARA UNIDADES DE CONSERVACIÓN

CAJAS DE ARCHIVO

Función:Las cajas de archivo tienen la función de almacenar unidades como carpetas, legajos o libros. Su objetivo principal es proteger

la documentación del polvo, la contaminación, los cambios bruscos de humedad relativa y temperatura ya que están

en contacto directo con el medio ambiente.

Además sirven como barrera frente al agua y el fuego en el caso de un desastre

como inundación, presencia de goteras o incendio Por otro lado facilitan la manipulación y organización ya que se ubican

sobre estantes y al ir debidamente identificadas permiten una rápida consulta. Para el almacenamiento de documentos

sueltos, las cajas se deben usar con carpetas de material neutro o celuguías con carpetas de material neutro.

Diseño: Las cajas de archivo deben tener un diseño funcional, que permita la estabilidad termica y posibilite el intercambio y circulación

del aire pero sin incluir perforaciones o aberturas. Se deben tener en cuenta diseños que concuerden con el formato

y las dimensiones de los documentos. Se plantean diseños de cajas para ser usados dependiendo de las etapas del ciclo vital

por las cuales atraviezan los documentos: hay cajas para archivo central y cajas para archivo histórico

las cajas para Archivo

Centra y , por su sistema de abertura frontal permite que se puedan manipular

y consultar los documentos en la estantería donde están almacenados, lo cual es coherente con el uso constante de los documentos

en esta etapa de su ciclo vital. Las cajas para Archivo Histórico que tienen abertura superior se utilizan para el

almacenamiento de documentos en su fase histórica, por lo cual se requiere que se dezplacen de la estanteria a una mesa para

su consulta, por lo tanto se usan en documentos que no tienen una manipulación frecuente.

Que requieren algún

tipo de unión permanente, se puede optar por el uso de adhesivos que cumplan con las

especificaciones de la NTC 5397.2005 “Materiales para documentos de archivo con soporte en

papel. Características de calidad” numeral 4.9., así:

• Los adhesivos deben formar una adhesión durable y permanente.

• No debe alterar las propiedades de los materiales adheridos.

• Deben ser resistentes al paso del tiempo, revesibles y estables en condiciones óptimas de

humedad relativa y temperatura

• Los adhesivos deben impedir la propagación y contaminación por microorganismos, como hongos bacterias e insectos.

• El color de los adhesivos debe ser permanante, o sea no se debe decolorar, volverse oscuro o amarillo o producir manchas.

• Se pueden usar adhesivos poliméricos plastificados como carboximetil celulosa, metil celulosa, alcohol polovinilico

(PVA) y acetato de polivinilo (PV Ac); éstos adhesivos deben tener un pH neutro o alcalino.

NO se debe utilizar adhesivos para el armado de cajas para Archivo Histórico (Ref: X100),

Sobrecubiertas Laterales y Cajas de Mediano y Gran Formato.

CARPETAS

CARPETAS DE CARTULINA

Función: Las carpetas de archivo deben proteger y sostener la documentación de la manipulación principalmente ya que están en contacto

directo y permanente con los documentos y son el vehículo para el transporte y uso en la oficina. Las carpetas deben almacenarse entre cajas de archivo y éstas a su vez en estanterías que se recomienda de tipo metálico con pintura

antioxidante.

Diseño: El diseño de las carpetas debe estar acorde con el volumen y las dimensiones de los documentos. Se debe evitar el uso de

adhesivos y armellas para sostener bandas elásticas para el cierre y que estén en contacto con los documentos ya que estos elementos

pueden deteriorar el material que se almacena.

Material: Las especificaciones que deben cumplir los materiales con los cuales se elaboran las carpetas calidad de archivo están

dadas en la NTC 4436:1999. Papel para documentos de archivo.

ESPECIFICACIONES PARA CAJAS DE ARCHIVO

ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO -REF X100

Ref.: Archivo Histórico

Dimensiones internas: ancho: 11.5 cm. x alto: 25.5 cm. X largo: 39 cm.

Dimensiones externas: ancho: 12.5 cm. x alto: 26.5 cm. X largo: 42.5 cm.

Medidas que se que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.

Material: Cajas producidas con cartón kraft corrugado de pared sencilla.

Resistencia: El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la

compresión vertical (RCV) de 790 ó 930 kgf/m y una resistencia mínima al

aplastamiento horizontal de 2 kgf/cm2.

Recubrimiento interno: Debido a la composición del cartón corrugado, este material tiene un valor de pH inferior a 7.

Recubrimiento exterior: Con pulpa blanca, preimpreso con identificación de la entidad, logo y los siguientes ítems que se

adecúan dependiendo de las necesidades de la entidad:

Caja N°, Dependencia, Serie, No. de carpetas y Fecha

Acabado: El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones.

ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO-

REF X300

Ref.: Caja Para Archivo Central

Dimensiones internas: ancho: 44.5 cm. x alto: 25.5 cm. X largo: 32.5 cm.

Dimensiones externas: ancho: 45 cm. x alto: 26.5 cm. X largo: 33 cm.

Medidas que se que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.

Diseño: Incluye base y tapa suelta; la base con agarraderas laterales para

manipulación. Lleva pestañas de ensamble, doble cartón en el fondo, en los

cuatro costados de la base y en dos costados de la tapa.

Material: Cajas producidas con cartón kraft corrugado de pared sencilla.

Las especificaciones que deben cumplir los materiales con los cuales se elaboran las cajas que para el caso se recomienda

el cartón corrugado con recubrimiento están dadas en la NTC 4436:1999

Resistencia: El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión vertical (RCV) de 790 ó 930 kgf/m y

una resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2 kgf/cm2.

Recubrimiento interno: Debido a la composición del cartón corrugado, este

material tiene un valor de pH inferior a 7, para evitar la migración de ácido

a los documentos, el cartón debe contar con un recubrimiento interior constituido

por una película transparente de material inerte con base en ceras

neutras, películas poliméricas, emulsión de parafinas o ceras vegetales.

La

película debe ser químicamente estable, con un pH neutro, debe ser insoluble

en agua, no presentar untuosidad al tacto y no experimentar adherencia

sobre los documentos.

Recubrimiento exterior: con pulpa blanca, pre impreso en tinta

negra con identificación de la entidad: logo y los siguientes ítems que se

adecúan dependiendo de las necesidades de la entidad: Caja N°,

Dependencia, Serie, No. de carpetas y Fecha

Acabado: El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de

partículas abrasivas u otras imperfecciones.