CAPITULO 3 - Herramientas para el control

CAPITULO 3 - Herramientas para el control

1. manual del sistema de gestion integral

   • El Mando Institucional dispuso la expedición del manual del Sistema de Gestión Integral, que describe de manera detallada todas las características de este sistema, indicando los diferentes elementos que lo componen, la forma en que interactúan, las reglas básicas para su adecuado funcionamiento, sus principios y en general, cada uno de los métodos considerados como fundamentales para alcanzar una gestión coherente del talento humano, los procesos y la estrategia para lograr con éxito, la labor de brindar percepción de seguridad a los residentes dentro del territorio nacional. Dicho manual es el criterio por excelencia a tener en cuenta como base para el control que se quiera ejercer en el Sistema de Gestión Integral, puesto que la Institución debe aplicarlo en los niveles estratégico, táctico y operacional para contribuir al logro de los objetivos.

2. controles

   • Los procesos cuentan en su estructura y caracterización con varios apartes que sirven para ejercer control, como son las entradas (Documentos de origen interno y externo) y salidas (Proceso(s), procedimiento(s), formatos, guías, etc.), las herramientas de medición, las actividades de verificar de la caracterización, los puntos de control de los procedimientos y los mapas de riesgos; pueden incluirse también documentos como la matriz de servicios, características y estándares, así como la matriz de productos, usuarios y clientes, puesto que se convierten en criterios que al compararlos y tomar decisiones, permiten ejercer adecuadamente el autocontrol.

3. procedimientos

   • Además de las definiciones que emita el proceso Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral sobre el particular, los procedimientos se convierten en otra herramienta para el ejercicio del control, puesto que detallan la forma como se desarrolla una actividad crítica de un proceso, es decir, especifican las tareas y el método o secuencia lógica, con la que deben trabajar los servidores públicos de la Institución que los ejecutan. Esto los cataloga como criterio de control, que al verificarlos o compararlos contra la forma en la que se aplican en la realidad, son punto de partida para la toma de decisiones hacia la mejora de los mismos y de los procesos de los que hacen parte.

4. indicadores

   • Los indicadores son expresiones cuantitativas de las variables que intervienen en un proceso y de los atributos de los resultados del mismo. Permiten analizar el desarrollo de la gestión, las tendencias, comportamientos y el cumplimiento de las metas respecto al objetivo trazado por la organización. Para realizar un mejor control del resultado de los indicadores se les debe realizar seguimiento, medición y análisis. La Policía Nacional ha establecido la medición de indicadores a través del aplicativo Suite Visión Empresarial (S.V.E.), que permite evaluar el cumplimiento de los objetivos de los niveles estratégico, táctico y operacional definidos en el mapa estratégico y en cada uno de los procesos existentes dentro del Sistema de Gestión Integral (S.G.I.).

5. proceso de control interno y sus componentes

   • El proceso de control interno se considera como una herramienta especial de control, toda vez que además de cumplir con las características anteriores, es el proceso que permite verificar el cumplimiento de lo planeado en el Sistema de Gestión Integral y emite directrices para el correcto ejercicio de dicho control en la institución y en cada proceso que la compone. Busca garantizar un examen autónomo y objetivo y contiene los procedimientos y guías necesarios para dinamizar el control como insumo para la mejora continua institucional. Este proceso está compuesto por elementos clave para brindar seguridad razonable a la Institución de que los objetivos se alcanzarán, tales como:
     • Programa anual de auditorías : Que compila y agenda los ejercicios de evaluación independiente que en la Institución se van a realizar durante cada vigencia, generando con ello un orden en el control que se ejercerá sobre muchos de los componentes del Sistema de Gestión Integral, para detectar oportunamente las debilidades y oportunidades de mejora que permitirán al sistema madurar y adquirir solidez, contribuyendo con ello a la estabilidad de la Policía Nacional. Para el inicio de cada vigencia se genera un acto administrativo que expide el programa anual de auditorías.
     • Auditoría interna : Es un procedimiento sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al compararse de manera objetiva con los criterios existentes, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión Integral demostrando que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva. La auditoría interna se constituye en una herramienta de retroalimentación del Sistema de Gestión Integral, que analiza las debilidades y fortalezas del control, así como el desvío de los avances de las metas y objetivos trazados, influyentes en los resultados y operaciones propuestas en la Institución. Su objetivo es formular recomendaciones de ajuste o mejoramiento de los procesos a partir de evidencias, soportes, criterios válidos, y servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones a fin de que se obtengan los resultados esperados. Las clases de auditorías que realiza el Área de Control Interno son:
       • Auditoría Interna Integral: Consiste en la verificación realizada a la unidad policial en todos los procesos y procedimientos que se ejecutan.
       • Auditoría Interna Específica: Consiste en la verificación realizada en una o varias unidades policiales, respecto de un proceso, procedimiento y/o actividad determinada, la cual solo podrá ser ordenada por el Director o Subdirector de la Policía Nacional.
       • Auditoría Interna de Sistemas de Gestión: Consiste en la verificación realizada a la unidad o proceso con el fin de comprobar la conformidad del Sistema con los requisitos de las normas de calidad, ambiental, seguridad de la información, seguridad y salud ocupacional, laboratorios de ensayos y calibración y gestión del riesgo, entre otros, y las establecidas por la entidad, así mismo verificar la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión Integral.
       • Auditoría Interna Combinada: Consiste en la verificación realizada a dos o más sistemas de gestión de diferentes disciplinas en una unidad o proceso policial.
       • Auditoría Interna de Seguimiento: Consiste en la verificación realizada a la unidad o proceso respecto de los planes de mejoramiento. El Área de Control Interno también podrá realizar seguimiento a los planes de mejoramiento que existan en una unidad o proceso, en el ejercicio de auditorías internas integrales, especificas, sistemas de gestión y combinadas.
     • Informe ejecutivo anual: Es una de las herramientas establecidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) para evaluar el Sistema de Gestión Integral, en la actualidad se le incorporaron algunos elementos para verificar los aspectos clave del Sistema de Gestión de la Calidad. Esto permite identificar las oportunidades de mejora de los dos sistemas, que de manera estructural se aplicarán para contribuir al aseguramiento del cumplimiento de los objetivos de la Institución. Ésta herramienta se aplica con base en los lineamientos que sobre el particular expide en cada vigencia el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), interviniendo entre otras, Oficina de Planeación, Área de Control Interno, Secretaria General, Dirección Administrativa y Financiera, Inspección General y la Dirección de Talento Humano. El informe es generado en un aplicativo vía web, que incluye varias encuestas a manera de listados de chequeo y las conclusiones formuladas a partir
     • Informe de control interno contable: Se realiza de manera paralela y complementaria al informe ejecutivo anual, a partir de una evaluación independiente a los estados contables y a la información soporte que los genera, permitiendo emitir un concepto sobre la efectividad de los controles que posee la Institución para garantizar una información contable veraz, oportuna y que contribuya a la acertada toma de decisiones.
     • Autoevaluación Institucional: La autoevaluación Institucional es uno de los seis componentes del Modelo Estándar de Control Interno que permite a cada dueño de proceso y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la Institución. Éste componente tiene el elemento Autoevaluación del control y gestión que comprende el monitoreo que se le debe realizar a la operación de la Institución a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros.
     • Subcomités de Mejoramiento Gerencial: Adicional a lo establecido en la resolución que se encuentre vigente sobre el particular que regule el funcionamiento de los subcomités de mejoramiento gerencial, éstos se constituyen en una de las herramientas vitales para el control en la institución. Deben ser los escenarios para verificar, revisar, evaluar, medir, realizar seguimiento y monitoreo a cualquier tema del ámbito institucional para identificar oportunamente las debilidades y promover la toma de decisiones, a través de la formulación de acciones de mejoramiento que permitan reencausar en los niveles estratégico, táctico y operacional, el normal desarrollo de los procesos, e incrementar el desempeño de los mismos. Existen tres tipos de subcomités en la Policía Nacional:
       • Subcomité central de mejoramiento gerencial: Conformado por los directores y jefes de oficinas asesoras, y presidido por el Director General o su delegado, en el que dirimen y toman decisiones de carácter institucional en cualquier ámbito o tema que afecte el adecuado funcionamiento del Sistema de Gestión Integral.
       • Subcomités regionales de mejoramiento gerencial: Presidido por cada director, jefe de oficina asesora o comandante de región de policía o su delegado, e integrado de conformidad con la estructura orgánica vigente, con los jefes de dependencia, comandantes de unidades subordinadas y demás unidades de tercer nivel, en los ámbitos operativo, administrativo y docente, según sea el caso.
       • Subcomités locales de mejoramiento gerencial. Presidido por los directores, comandantes, jefes o sus delegados respectivos, en las unidades de tercer nivel como: policías metropolitanas, comandos de departamento, escuelas de formación, seccionales de sanidad, centros sociales, vacacionales, colegios y demás unidades de tercer nivel, e integrado por los jefes de dependencia, comandantes de unidades subordinadas en los ámbitos operativo, administrativo y docente, según sea el caso.