Organização

Organização

1. Documentos

   • Tipos
     • Nota Fiscal
       • Documento que oferece caráter legal a uma transação comercial.
     • Recibo
       • Recibo: Documento que dá a quitação a uma transação de negócio.
     • Nota Promissória
       • Nota promissória: Documento que ao assinar, indica que está assumindo uma divida e pagara no prazo estipulado.
     • Currículo
       • Conjunto de experiências entre elas as laborais (profissionais), as educacionais (formação) e as vivenciais.
     • Ofício
       • Carta formal destinada a alguma empresa ou pessoa física, para solicitar ou comunicar algo.
   • Características
     • Sonoros
       • documentos sonoros : são os documentos com dimensões variáveis, com registros fonográficos. Exemplos : discos e fitas audiomagnéticas;
     • Textuais
       • Documentos textuais : são os documentos manuscritos, digitados ou impressos;
     • Cartograficos
       • documentos cartográficos : Tem formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, ou arquitetônicas. Ex: mapas, plantas e perfis;
   • Definição
     • Um documento é qualquer registro de informações disposto a comprovar algo.

2. Gestão de documentos

   • Definição
     • É a organização de todos os documentos produzidos e armazená-los em formato digital, sendo divididos em categorias, que vão desde o tema até o nível de importância.
   • Recebimento
     • Inclui a atividade de receber os documentos, separa-los e analisar cada um.
   • Protocolo
     • É o conjunto das informações, decisões, normas e regras definidas a partir de um ato oficial, como audiência, conferência ou negociação,
   • Destinação
     • Envolve a avaliação, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos edecide quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados.
   • Arquivamento
     • É o processo de guardar um documento internamente ou externamente à empresa, em local apropriado, para ser facilmente localizado.

3. Rotinas de documentos

   • Definição
     • É a atividade que será realizada todos os dias com os documentos.
   • Registro
     • É o registro eletrônico do documento com seu número, nome do remetente, data, assunto dentre outras informações. Depois do registro o documento é numerado em ordem de chegada.
   • Recebimento
     • É onde se recebe os documentos e onde se separa o que é oficial e o que é pessoal.
   • Classificação
     • Processo intelectual de identificação e de reagrupamento sistemático de temas semelhantes, segundo suas características comuns, podendo, em seguida, serem diferenciados, desde que a quantidade assim o exija.
   • Distribuição
     • Consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho.
   • Controle
     • São etapas utilizadas para manter controle sobre os documentos.

4. Setor de Protocolo

   • Definição
     • O Protocolo é um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental, viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação. Portanto, Protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.

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